Như trong phần tổng quan đã nhấn mạnh vai trò quan trọng nhất của hệ thống QLCL đó là cam kết của lãnh đạo.
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 94
- Cải thiện sự quan tâm của ban Giám đốc và cán bộ quản lý đến việc thực hiện ISO 9001 tại công ty.
- Khắc phục những cản trở cho dù là vô tình do cam kết của lãnh đạo bị vi phạm. 2) Nội dung của giải pháp và nhiệm vụ của các bộ phận:
- Ban Giám đốc và lãnh đạo phòng phải nắm rõ và cụ thể các qui trình và buộc cấp dưới phải thực hiện theo đúng qui trình ISO 9001.
- Ngoài việc đáp ứng các nguồn lực cần thiết, cần tham gia đầy đủ các khóa đào tạo; cùng với toàn thể nhân viên tuân thủ một cách nghiêm túc các qui định của hệ thống. Việc tuân thủ đó luôn là tấm gương tốt cho mọi nhân viên trong công ty. Một sai phạm, dù là nhỏ nhất, ví dụ không tham gia hoặc tham gia nửa chừng buổi đào tạo sẽđể lại 1 dấu ấn rất lớn trong suy nghĩ của các nhân viên.
- Văn phòng công ty sẽ thống kê toàn bộ các cuộc họp định kỳ của tất cả các phòng ban, sau đó sẽ sắp xếp các cuộc họp theo thời gian biển và hiển thị ngay trước các cửa mỗi phòng, hiển thị trên trang web và lịch làm việc của đơn vị. Đối với những cuộc họp bất thường sẽ phải thông báo với văn phòng để xác nhận và bố trí lại. Hàng tháng văn phòng sẽ xác nhận lại lịch họp của tất cả các phòng vào ngày cuối cùng của tháng trước.
- Phòng tổ chức hành chính ban hành ngay quy trình bàn giao công việc và xây dựng các bản mô tả công việc của từng phòng, của từng trưởng phòng hay phó phòng để giúp cho việc bàn giao hay hướng dẫn công việc một cách cụ thể chi tiết và không bị thiếu.
- Phòng Khoa học kỹ thuật, phối hợp với phòng Kế hoạch vật tư xem xét và đề xuất bổ sung các thiết bị hội họp như máy chiếu màn chiếu, máy tính. Để tăng cường thêm số phòng họp bằng cách chia nhỏ các phòng họp lớn ra, giảm các phòng để vật tư, tài liệu không cần thiết, loại bỏ phòng hút thuốc nam đi để trở thành phòng họp v.v…
- Việc xem xét lãnh đạo hàng năm cần chủ động tiến hành tổng kết các vấn đề thực hiện được và chưa thực hiện được theo tổng kế báo cáo của các phòng quản lý thông qua các biên bản họp sau đó cung cấp các thông tin này để người đại
Luận văn Thạc sĩ khoa học Quản trị kinh doanh Đàm Thị Thu Huyền
Trang 95
diện lãnh đạo lấy làm dữ liệu đầu vào của việc xem xét lãnh đạo cho năm tới, các phòng quản lý cần lập lịch và thúc đẩy thực hiện đúng lịch. Việc xem xét này kết hợp với việc xem xét tổng thể các tài liệu, quy trình quản lý của công ty xem có bị lỗi thời và cần phải sửa đổi bổ sung gì không, đồng thời phòng chủ quản về chất lượng cần kiểm tra toàn bộ việc các công đoạn đang lưu tài liệu như thế nào, có tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời không.
- Đối với việc lấy ý kiến khách hàng, việc này phòng kinh doanh vật tư cần đưa ra cách thức hoạt động mới, việc lấy ý kiến khách hàng cần làm đa dạng hóa lên bằng nhiều phương thức thu thập thông tin và phải luôn đảm bảo nguồn thông tin thu thập đó là có tính tin cậy cao, như gặp trực tiếp phỏng vấn, gửi phiếu điều tra tận địa chỉ khách hàng, hay phát quà kèm phiếu điều tra, hay mỗi phiếu điều tra gửi về sẽ có một mã dự thưởng và sẽ tiến hành quay số trúng thưởng là những sản phẩm của công ty, đó là hình thức thúc đẩy người nhận được phiếu điều tra sẽ trả lời và gửi phiếu về. Sau khi thu thập được thông tin thì phòng kinh doanh vật tư sẽ xử lý thông tin và sẽ gửi cho phòng khoa học kỹ thuật và các đơn vị sản xuất để tham khảo và điều chỉnh kế hoạch sản xuất
3) Phạm vi áp dụng
- Các thành viên ban Giám đốc
- Lãnh đạo và chuyên viên các phòng quản lý; ban giám đốc các đơn vị sản xuất. 4) Đề xuất
- Văn phòng công ty tổ chức hội thảo, lấy ý kiến của ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng quản lý và điều chỉnh nội dung cho phù hợp.
- Các phòng quản lý căn cứ chức năng nhiệm vụ của mình để ban hành các qui định và thực hiện
- Ban hành qui định bằng văn bản việc: Lãnh đạo các đơn vị phải báo cáo thường xuyên, kịp thời cho lãnh đạo cao nhất, trao đổi thông tin với khách hàng và các bên quan tâm khác về các vấn đề liên quan đến hệ thống QLCL.
- Tăng cường trao đổi thông tin nội bộ thông qua các phương tiện điện tử.