7. Kết cấu của luận văn
2.3 Mục tiêu, đối tƣợng và phƣơng pháp khảo sát
Công việc khảo sát thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam đƣợc thực hiện thông qua việc sử dụng công cụ đánh giá COSO. Kiểm soát nội bộ với mục đích đạt đƣợc các mục tiêu của Doanh nghiệp nhƣ mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ. Sử dụng báo cáo COSO làm công cụ đánh giá, chúng ta sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn về bộ máy hoạt động của Công ty.
Đối với bài nghiên cứu này, Tác giả sử dụng những câu hỏi phù hợp đối với quy mô và tính chất hoạt động của Doanh nghiệp dƣới góc độ của nhà quản lý. Việc khảo sát nhằm tìm hiểu, phân tích, đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam theo tiêu chuẩn COSO để nhận diện đƣợc những mặt thuận lợi, hạn chế và đƣa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty.
2.3.3 Đối tƣợng khảo sát
Công việc khảo sát đƣợc tiến hành tại Trụ sở chính Công ty dƣới hình thức gửi thƣ điện tử thông qua bảng câu hỏi (Xem Bảng câu hỏiđược trình bảy ở Phụ lục 2). Số lƣợng Phiếu khảo sát gửi đi và thu đƣợc là 42 (bốn mƣơi hai) phiếu bao gồm Trợ lý Giám đốc, Trƣởng phòng và các nhân viên ở các Bộ phận trong công ty
toán trƣởng là những ngƣời điều hành và nắm rõ mọi hoạt động của công ty; họ có những kiến thức nhất định trong việc tổ chức và thực hiện công việc KSNB và đảm bảo cho kết quả khảo sát nhƣ mục tiêu đề ra của tác giả.
2.3.4 Phạm vi khảo sát
Do hạn chế về mặt thời gian, kinh phí và điều kiện khảo sát, Tác giả chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam.
Thời gian thực hiện khảo sát : bắt đầu tiến hành khảo sát từ ngày 07/05/2015 đến ngày kết thúc khảo sát với đầy đủ thông tin cụ thể ngày 30/05/2015.
2.3.5 Nội dung và phƣơng pháp khảo sát
Dựa trên những phần hành cấu thành nên hệ thống KSNB theo COSO 2013, Tác giả vận dụng để tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam. Để hiểu rõ Tác giả tiến hành khảo sát thực trạng bằng hai phƣơng pháp :
+ Thu thập những quy định có liên quan đến các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB nhƣ chính sách đạo đức, nội quy lao động, bảng mô tả công việc và những quy định có liên quan đến hệ thống KSNB trong công ty.
+ Gửi bảng câu hỏi bằng thƣ điện tử và trực tiếp phỏng vấn sâu hơn một số cá nhân liên quan để hiểu rõ hơn. Bảng câu hỏi đƣợc thiết kế dựa trên công cụ đánh giá Kiểm soát nội bộ của COSO nhằm thu thập những thông tin về nhận thức của nhà quản lý và của nhân viên trong công ty về tổ chức và vận hành hệ thống KSNB. Ngoài nội dung chính theo 05 bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO, Bảng câu hỏi còn đặt ra các thủ tục kiểm soát một số chu trình chính vận hành trong công ty nhƣ : Chu trình sản xuất, chu trình thu mua, chu trình tiền lƣơng, chu trình kiểm soát tài sản cố định.
Dựa trên Bảng tổng hợp kết quả khảo sát (Xem kết quả khảo sát tại Bảng tổng hợp kết quả khảo sát theo số lượng trình bày ở Phụ lục 4; và Bảng tổng hợp kết quả khảo sát theo tỉ lệ phần trăm trình bày ở Phụ lục 5). Tác giả tổng hợp, tính tỉ lệ phần trăm các câu trả lời, sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả để phân tích,
đánh giá chung về hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam làm cơ sở để đƣa ra các giải pháp trong chƣơng 3.
2.3.6 Câu hỏi khảo sát.
- Câu hỏi khảo sát đƣợc thiết kế dựa vào công cụ đánh giá hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 và dựa vào nhận định khách quan của cá nhân tác giả.
- Dạng câu hỏi sử dụng thiết kế theo thang đo Likert ; nhằm đánh giá thái độ của ngƣời đƣợc khảo sát đối với thực trạng của quy trình KSNB tại công ty, gồm 5 mức độ sau :
+ Mức độ 1 : Hoàn toàn không đồng ý (0%) : doanh nghiệp hoàn toàn không xây dựng và cũng không quan tâm đến quy trình.
+ Mức độ 2: Không đồng ý (25%): doanh nghiệp có thể có quy trình nhƣng không áp dụng hoặc chƣa xây dựng quy trình.
+ Mức độ 3: Không ý kiến / Không rõ ( 50%) : doanh nghiệp có xây dựng quy trình nhƣng không quan tâm nhiều đến việc áp dụng.
+ Mức độ 4: Đồng ý (75%) : doanh nghiệp có áp dụng quy trình
+ Mức độ 5: Hoàn toàn đồng ý (100%) : doanh nghiệp có áp dụng và quan tâm nhiều đến quy trình.
2.4 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam. Plastic Việt Nam.
2.4.2 Thực trạng môi trƣờng kiểm soát. 2.4.2.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức. 2.4.2.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức.
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trong môi trƣờng kinh doanh đa dạng, cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay thì tính chính trực và những giá trị đạo đức phải đƣợc doanh nghiệp coi trọng và làm kim chỉ nam cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình.
Kết quả khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức đƣợc thống kê về thể hiện ở phụ lục 5. Qua khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic cho thấy:
Công ty rất quan tâm, chú trọng đến tính trung thực và giá trị đạo đức. Cụ thể có tới 88% (37/42) cán bộ, nhân viên cho rằng công ty có môi trƣờng văn hóa đề nâng cáo tính trung thực và giá trị đạo đức; 86% (36/42) cho rằng công ty có xây dựng các hƣớng dẫn về đạo đức, phận biệt hành vi nào là phạm vi, hành vi nào đƣợc khuyến khích, cho phép không.
Trong đó, 71% (30/42) công ty có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hƣớng dẫn về đạo đức, phận biệt hành vi nào là phạm vi, hành vi nào đƣợc khuyến khích, cho phép không, 76% (32/42) ban lãnh đạo công ty có thực thi sự chính trực trong cả lời nói và việc làm và 40% (17/42) cho rằng công ty có đƣa ra các văn bản cụ thể quy định mức xử phạt đối với quy tắc ứng xử và giá trị đạo đức.
Bên cạnh đó, 53% (22/42) ý kiến không đồng ý công ty có tồn tại những áp lực do Thuế, những Cơ quan quản lý khiến Công ty phải hành xử trái pháp luật. Qua đó ta thấy đƣợc công tý có ý thức bảo vệ tính trung thực và giá trị đạo đức.
Thực tế cho ta thấy công ty có rất nhiều hoạt động thể hiện tính trung thực và giá trị đạo đức nhƣ: Ban giám đốc, Công đoàn luôn tạo điều kiện, quan tâm đến đời sống của công nhân viên và có những hành động hỗ trợ nhất định để khích lệ tinh thần, đời sống và gia đình nhân viên . Ví dụ nhƣ thăm hỏi gia đình nhân viên khi có ngƣời thân bị bệnh, ma chay, cƣới hỏi, thai sản,... Ngoài ra, công ty còn thể tính trung thực và giá trị đạo đức ở tình thƣơng đồng bào, những ngƣời có hoàn cảnh khó khăn nhƣ chƣơng trình nhân viên trích ngày lƣơng để ủng hộ đồng bào lũ lụt; chƣơng trình quỹ từ thiện vì những trẻ em cơ nhỡ, khó khăn; “Quỹ bảo trợ trẻ em”, các trung tâm nhân đạo, quỹ khuyến học, chƣơng trình chung tay vì Hoàng Sa- Trƣờng Sa thân yêu,...
Bên cạnh những ƣu điểm trên, Công ty còn tồn tại một số vấn đề nhƣ 48% (20 ngƣời) cho rằng công ty có đƣa ra các văn bản xử lý mức vi phạm giá trị đạo đức nhƣng văn bản này chƣa đƣợc cụ thể và rõ ràng nhƣ khi nhân viên vi gây gổ đánh nhau, công ty chỉ trừ lƣơng thƣởng cuối năm, nhƣng không quy định rõ mức trừ lƣơng thƣởng là bao nhiêu.
Hơn nữa, Công ty vẫn còn những tồn tại do áp lực về thuế, những cơ quản quản lý khiến Công ty phải hàng xử trái pháp luật. Nguyên nhân dẫn đến vấn đề này do thực tế áp lực công việc của nhân viên rất cao vì số lƣợng nghiệp vụ, số lƣợng công việc quá nhiều và thời gian xử lý phải nhanh chóng kịp thời và đảm bảo. Số liệu khảo sát thu đƣợc 29% có thể do vô tình hay hữu ý có thể ảnh hƣởng đến sự chính xác hay làm sai lệch thông tin trên BCTC và giảm lòng tin của công ty đối với nhân viên và cũng có thể là sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau làm ảnh hƣởng đến mục tiêu chung của công ty và giảm tính hiệu quả của hệ thống KSNB
2.4.2.2 Cam kết về năng lực.
Sự phát triển của Công ty luôn gắn liền với chất lƣợng của đội ngũ nhân sự. Kết quả khảo sát về cam kết về năng lực của nhân viên đƣợc khảo sát ở phụ lục số 5 cho thấy:
- Ƣu điểm
Thông qua phiếu khảo sát, có 92% (39 ngƣời) đồng ý rằng khi phân công công việc, ngƣời quản lý có phân tích kiến thức và kỹ năng của nhân viên để giao việc và có 91% (38 ngƣời) nhất trí với quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban có đƣợc phân chia rõ ràng bằng văn bản. 74% (31 ngƣời) cho rằng đối với những ngƣời không đủ năng lực thì công ty sẽ có những biển pháp xử lý nhƣ thuyên chuyển vị trí công việc sao cho phù hợp với khả năng của nhân viên hoặc là sẽ cho thôi việc nếu không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc cần có. Để đảm bảo Công ty luôn có một đội ngũ cán bộ, nhân viên đủ năng lực, trình độ để hiệu quả công việc cao, Công ty thƣờng xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn và cụ thể qua khảo sát có 59% (25 ngƣời) đồng ý trên.
-Tồn tại
Tuy Công ty có ban hành những văn bản quy định cụ thể quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban. Nhƣng văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí thì có 33% (18 ngƣời) không đồng ý. Văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ chỉ đối với các trƣởng phòng và ban lãnh đạo còn các nhân viên trong các phòng ban thì do trƣởng phòng hƣớng dẫn và giao công việc, những chức năng
và nhiệm vụ của các nhân viên này chỉ đƣợc nói bằng lời và không có văn bản quy định cụ thể. Vì đƣợc nói bằng lời nên có lúc nhân viên sẽ không làm hết nhiệm vụ mình đƣợc giao, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả làm việc, gây khó khăn đến việc đạt đƣợc mục tiêu cho doanh nghiệp.
2.4.2.3 Phong cách điều hành của nhà quản lý trong công ty
Theo kết quả khảo sát (phụ lục số 5 ) 88% (36 ngƣời) đồng ý với việc Ban giám đốc và nhân viên khác có liên quan có sự bàn bạc về ngân quỹ hay mục tiêu kinh doanh cho thấy Ban giám đốc công ty rất thận trọng với quyết định kinh doanh của mình. Trong kinh doanh việc đối phó và phòng tránh rủi ro là chuyện thƣờng xuyên. Để có lợi nhuận trong kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp cũng phải chấp nhận một số rủi ro và cụ thể có 53% (22 ngƣời) cho rằng Ban giám đốc có sẵn sàng chấp nhận rủi ro trong kinh doanh để có lợi nhuận. Khi phát hiện những sai sót công ty chấp nhận điều chỉnh những sai sót này có 83% (35 ngƣời) nhất trí với ý kiến này.Trong việc thực hiện các quy định của nhà nƣớc công ty có 81% (24 ngƣời) đồng ý công ty luôn tuân thủ theo các quy định của nhà nƣớc. 86 % (36 ngƣời) cho rằng Ban giám đốc công ty luôn quan tâm đến nhân viên và thƣờng xuyên gặp gỡ hỏi thăm nhân viên tạo đƣợc sự thân thiện hòa đồng trong công ty. 88% (37 ngƣời) nhất trí Ban lãnh đạo công ty có lựa chọn các nguyên tắc kế toán và đƣa ra những ƣớc tính kế toán nhằm để lập BCTC trung thực hợp lý.
2.4.2.4 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đây là yếu tố giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện tốt chức năng quản lý doanh nghiệp của mình. Nó cũng góp phần hỗ trợ những ngƣời quản lý trong công ty thực hiện giảm thiểu rủi ro.
Theo kết quả khảo sát đƣợc trình bày ở phụ lục 5 , cho thấy có 50% (21 ngƣời) đồng ý: cơ cấu tổ hiện tại chức phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty, 79% (33 ngƣời) nhất trí quan hệ trong các loại báo cáo rõ ràng, nhân viên trong công ty biết rõ mình cần phải báo cáo với ai và báo cáo những vấn đề gì cũng nhƣ khi nào thì phải báo cáo. Và có tới 57% (24 ngƣời) hiểu rõ những văn bản quy định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Bên cạnh những mặt tích cực thì Công ty cũng tồn tại những mặt khó khăn nhƣ cơ cấu tổ hiện tại chức phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của Công ty có tới 26% không đồng ý và 24% không rõ ý kiến. 48% (20 ngƣời) cho rằng cơ cấu tổ chức, phân định chức năng và quyền hạn trong Công ty bị chồng chéo, kiêm nhiệm. Trong công ty tình trạng kiêm nhiệm rất nhiều nhƣ thủ quỹ kiêm luôn thu mua, trợ lý giám đốc kiêm luôn trƣởng phòng nhân sự,... và với tình trạng kiêm nhiêm nhƣ vậy sẽ làm cho giảm hiệu quả công việc, dễ xảy ra tình trạng gian lận, khó khăn cho việc giám sát, giảm hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB. Với sự biến động của nền kinh tế thị trƣờng hiên nay, 40 % (17 ngƣời) nhận định rằng: Công ty không điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự thay đổi của môi trƣờng kinh doanh. Qua điều tra thực tế, Công ty chỉ có Giám đốc và các trƣởng phòng, khi các sự cố xảy ra hay Giám đốc đi vắng thì công việc lại bị dồn lại, làm cho giảm tốc độ xử lý công việc.
2.4.2.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm.
- Ƣu điểm
Thông qua kết quả khảo sát (phụ lục 5), tại Công ty có 74% ý kiến nhất trí với việc : Công ty có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban. Việc phân chia rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban sẽ tao điều kiện thuận lợi cho việc tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các thành viên, các bộ phận. Hơn thế, 84% nhân viên trong công ty tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong thực hiện công việc và 86% nhân viên trong Công ty hiểu rõ đƣợc sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hƣởng đến KSNB. Những ƣu điểm trong việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm đang đƣợc thực hiện tại công ty là một dấu hiệu tốt để đánh giá tính hiệu quả của việc giám sát trong hệ thống KSNB tại công ty.
Công ty có sơ đồ tổ chức trong đó việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận khá rõ ràng dựa trên năng lực thực tế, trình độ chuyên môn, đạo đức của mỗi nhân viên. Tuy chƣa sát sao trong việc quản lý tài chính vì quyền hạn và trách nhiệm chƣa cụ thể (41%) nhƣng cũng là dấu hiệu tốt để nhận
thấy đƣợc những điểm còn hạn chế làm tiền đề cho việc hoàn thiện, cải tổ hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty đƣợc hoàn thiện hơn.
- Tồn tại
Có đến 29% không đồng ý và 43% không rõ Công ty có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên để cụ thể hóa nhiệm vụ cũng nhƣ các thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm. Theo điều tra thực tế việc mô tả công việc, phân chia công việc cho từng nhân viên trong phòng ban chỉ thông qua lời nói. Điều này cho thấy thủ tục kiểm soát còn mang tính truyền thống, chủ quan chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ một cách khách quan và khoa học, các nhân viên ở các bộ phận còn làm việc mang tính cá nhân, độc lập; không tạo đƣợc sự hợp tác, phối hợp dẫn đến nguy cơ