7. Kết cấu của luận văn
3.1.3.3 Đối với quy trình thu mua
Thông tin về đơn đặt hàng phải rõ ràng về chủng loại quy cách, mã hàng, khối lƣợng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi rõ mua hàng sử dụng cho mục đích gì. Phải đánh số chứng từ đơn hàng để đối chiếu với số chứng từ của phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã đƣợc đặt hàng và hạn chế
đƣợc việc nhân viên mua hàng phục vụ cho lợi ích cá nhân. Các liên của đơn đặt hàng này phải đƣợc gởi cho bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán để làm căn cứ nhận đúng, nhận đủ hàng và làm căn cứ để thanh toán. Với thông tin rõ ràng và đầy đủ nhƣ vậy sẽ giúp cho ngƣời quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát đƣợc thuận tiện và dễ dàng hơn khi phê duyệt chứng từ mua hàng.
Phải có biện pháp hạn chế nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp. Để hạn chế việc nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp nên thƣờng xuyên thay đổi, luân chuyển vị trí công việc đối với các nhân viên mua hàng, yêu cầu tham khảo ba hoặc bốn bảng báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Ngoài ra, Công ty cần thực hiện biện pháp kỷ luật nghiêm khắc khi phát hiện nhân viên mua hàng sai phạm nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
Phải tham chiếu liên đơn đặt hàng, và có sự hỗ trợ của nhân viên KCS. Thủ kho khi nhận hàng phải căn cứ vào liên đơn đặt hàng hợp lệ từ bộ phận mua hàng gửi xuống và thực hiện các biện pháp kiểm tra, đo lƣờng thích hợp để đảm bảo hàng nhận đúng quy cách, số lƣợng. Nên có nhân viên kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào (KCS) phối hợp kiểm tra hỗ trợ để đảm bảo nguồn nguyên liệu mua vào đạt chất lƣợng. Sự có mặt của nhân viên này có vai trò nhƣ bên thứ ba, độc lập giám sát quá trình giao nhận hàng.
Kiểm soát chứng từ mua hàng, đảm bảo thanh toán đúng, thanh toán đủ. Chứng từ nhập hàng có xác nhận của thủ kho nên đƣợc photo gửi một liên cho bộ phận mua hàng kiểm tra để làm bằng chứng cho việc mua hàng đã đƣợc hoàn thành, một liên chứng từ nhập hàng gửi cho bộ phận kế toán để làm chứng từ thanh toán. Kế toán phải kiểm tra, đóng dấu kiểm soát trên hóa đơn ghi rõ hóa đơn tƣơng ứng với đơn đặt hàng nào và ứng với chứng từ nhập kho nào. Tất cả chứng từ này sau khi kiểm tra đƣợc xem nhƣ là bộ chứng từ trình Kế toán trƣởng và Giám độc duyệt thanh toán
Phối hợp với bộ phận mua hàng kiểm tra đối chiếu công nợ của các nhà cung cấp, theo dõi thời hạn thanh toán để thanh toán đúng thời hạn, nên đóng dấu lên hóa đơn đã đƣợc thanh toán “đã thanh toán” nhằm tránh thanh toán hai lần và
các phiếu chi tiền mặt hay ủy nhiệm, chi cũng nên đánh số thứ tự và ghi nhận lại để dể dàng kiểm tra, đối chiếu lại khi cần.
3.1.3.4 Đối với chu trình tiền và tiền lƣơng.
Qua những tồn tại đã đƣợc tổng hợp ở chƣơng II, công ty đã tách biệt đƣợc chức năng kế toán và thủ quỹ, đây là một cách làm tốt tránh đƣợc tình trạng thất thoát, biển thủ và chiếm dụng tiền công ty. Tuy nhiên, công ty nên tách biệt bộ phận thủ quỹ và bộ phận thu mua để tránh đƣợc thất thoát và gia lận công quỹ. Khuyến khích các khoản tiền thu, chi qua tài khoản ngân hàng để tăng tính minh bạch và hạn chế các mất mát, gian lận xảy ra.
Các tổ trƣởng phải nộp bảng chấm công của tổ mình đúng thời gian quy định và phải kết hợp với nhân viên phòng nhân sự để tránh việc tính sai, thiếu ngày công của công nhân trong Công ty.
3.1.4 Giải pháp hoàn thiện thông tin và truyền thông
Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công ty cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ để thông tin đƣợc thu nhận và truyền tải dễ dàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sẽ tiết kiệm đƣợc lao động và có những thông tin cần thiết giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát, phân tích, đánh giá số liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nhà quản lý có đƣợc công cụ đắc lực trong trong việc kiểm soát, hoàn thiện hệ thống KSNB, nâng cao hiệu quả của chúng để phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Phổ biến cho tất cả các công nhân viên nắm rõ mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lƣợng của Công ty. Với việc thấu hiểu mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất l ƣợng mọi ngƣời sẽ đoàn kết có mục đích phấn đấu, có trách nhiệm cố gắng hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị hơn
Thu thập và truyền thông tin từ bên ngoài cho các cấp quản lý kịp thời. Thông tin từ các đối thủ cạnh tranh, những thay đổi từ hệ thống văn bản quy định của Nhà nƣớc, Bộ tài chính, thay đổi tỷ giá,... để cho nhà quản trị kịp thời năm bắt đƣợc thông tin và đƣa ra những biển pháp phòng tránh kịp thời.
3.1.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát.
Bộ máy hoạt động của công ty nên có sự điều chỉnh để tạo điều kiện cho nhân viên, phòng ban giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
Ban lãnh đạo công ty, các trƣởng nên tăng cƣờng giám sát thƣờng xuyên trong công việc quản lý của mình. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác phát hiện đƣợc những điểm chƣa hợp lý để điều chính nhằm tránh tính trạng nhân viên gây ra sai sót rồi trƣởng phòng mới biết. Từ đó có biện pháp xử lý khó khăn hoặc đƣa ra các giải pháp xử lý kịp thời nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong việc thực hiện các mục tiêu.
Định kỳ, ban lãnh đạo cần xem xét và điều chỉnh cho phù hợp những tiêu chí đánh giá nhân viên. Việc đánh giá phải rõ ràng, tiêu chí phải cụ thể nhằm tạo sự công minh đối với nhân viên, từ đó tạo nên sự đồng thuận, gắn kết hơn. Đánh giá đúng năng lực và có chế độ khen thƣởng, động viên hợp lý sẽ tạo điều kiện thu hút nhân tài giỏi và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Định kỳ, ban lãnh đạo cũng nên tổ chức những cuộc họp để phân tích, đánh giá tính hữu hiệu, cũng nhƣ hiệu quả đạt đƣợc của hệ thống KSNB để đƣa ra những biện pháp cải thiện cũng nhƣ định hƣớng điều chỉnh phù hợp.
Ngoài những cuộc kiểm tra định kỳ, ban lãnh đạo nên tăng cƣờng những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm phát hiện đúng những sai phạm, đề phòng những rủi ro do cố tình gian lận, từ đó đề ra những biện pháp chấn chỉnh và đƣa ra các biện pháp xử lý đúng và phù hợp.
3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hieeuh của hệ thông KSNB từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.2.1 Kiến nghị đối với Ban lãnh đạo công ty.
Trong bối cảnh thị trƣờng có nhiều biến động nhƣ hiện nay, Công ty phải đối mới theo sự phát triển của thị trƣờng và nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển.
Xây dựng chính sách quản trị rủi ro doanh nghiệp, thắt chặt hệ thống quản lý để kiếm soát tốt các nguồn lực, đổi mới cách thức quản lý điều hành để tăng hiệu hoạt động, nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra..
Xây dựng cơ chế giám sát qua lại giữa các phòng ban chức năng.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, tránh tình trạng kiêm nhiệm giữa các phòng ban để hạn chế thất thoát, gian lận, biển thủ công quỹ.
Tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao trình độ chuyên môn, tạo điều kiện nâng cao năng lực cho nhân viên.
Trong thời đại công nghệ thông tin, Ban lãnh đạo công ty nên chú trọng việc ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mền để hỗ trợ cho việc công việc cũng nhƣ hỗ trợ cho việc trao đổi với khách hàng.
3.2.2 Kiến nghị với các Trƣởng phòng.
Các phòng ban phải tự xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ trong quy trình làm việc của mình, ngoài ra phải có sự trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận có liên quan kịp thời và chính xác.
Phòng kế toán cần phải hoàn thiện thông tin kế toán đầy đủ chính xác, đáng tin cậy, nhanh chóng và kịp thời. Ngoài các báo cáo phục vụ cho báo cáo tài chính, nên lập các báo cáo quản trị , trên cơ sở BCTC đã đƣợc lập kế toán nên tiến hành chỉ số trên báo cáo tài chính để nhà quản trị có thế nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.
Phòng kinh doanh nên tìm hiểu nghiên cứu thị trƣờng để phát triển sản phẩm mới tạo lợi thế canh tranh cho doanh nghiệp, bên cạnh những khách hàng tiềm năng, tìm thêm khách hàng mới để có chiến lƣợc, kế hoạch phát triển lâu dài
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Thông qua kết quả khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại công ty, tác giả tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng một cách cụ thể của hệ thống trong thời gian vừa qua.
Qua chƣơng này, nhằm đảm bảo cho các nội dung hoàn thiện là hữu ích, luận văn đã đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy sự hoàn thiện của hệ thống bao gồm giải pháp hoàn thiện hệ thống môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giải pháp cho việc giám sát tại công ty.
Phần cuối của chƣơng này, tác giả cũng xin đƣợc kiến nghị đối với Ban lãnh đạo và các Trƣởng phòng một số ý kiến nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB từ đó thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, thành quả và lợi nhuận là vấn đề sống còn của mỗi doanh nghiệp. Để đạt đƣợc lợi nhuận mong muốn cao nhất đòi hỏi mỗi Doanh nghiệp hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh khốc liệt này phải hoạch định rõ chiến lƣợc, mục đích và tiến trình cụ thể, phải kiểm soát tốt các khoản chi phí.
Kiểm soát nội bộ là một công cụ kiểm soát quản lý hữu hiệu bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời. Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ tạo điều kiện cho những ngƣời lãnh đạo các Doanh nghiệp nói chung và Ban quản trị tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam nói riêng quản lý tốt, kiểm soát tốt các quy trình trong quá trình hoạt động kinh doanh đồng thời thông qua đó đƣa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp và kịp thời để ổn định thị phần và nâng cao năng lực cạnh tranh ở thời điểm hiện tại và tƣơng lai.
Qua các giải pháp luận văn đã đƣa ra, tác giả mong muốn luận văn sẽ góp phần nhất định trong việc đánh giá đúng hơn các yếu tố cấu thành nên Hệ thống KSNB tại công ty và tổ chức bộ máy hoạt động nói chung và hệ thống KSNB ở Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam sẽ ngày một chuyên nghiệp và hoàn thiện hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
[1] Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trƣờng đại học kinh tế TP.HCM (2005), Giáo Trình Kiểm Toán, NXB Thống kê, TPHCM.
[2] Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trƣờng đại học kinh tế TP.HCM (2009), Giáo Trình Kiểm Toán (tái bản lần thứ 6),NXB Lao động xã hội, TPHCM.
[3] Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý Thuyết Kiểm Toán, Hà Nội : NXB Tài Chính.
[4] Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội
bộ - Khái niệm và Quy trình, NXB Tài Chính.
[5] Nguyễn Thị Phƣơng Hoa (2009), Giáo trình kiểm soát quản lý, Hà Nội : NXB ĐHKT Quốc Dân.
[6] Hồ Diệu (2002), Quản trị ngân hàng, NXB Thống Kê, TPHCM.
[7] TS. Trần Khánh Lâm (2014), Bài giảng môn Kiểm soát nội bộ (Hệ cao
học), Trƣờng ĐH Lạc Hồng, Đồng Nai.
[8] Trần Đức An (2014), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty cổ
phần Phong Phú, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh Tế TP.HCM
[9] Phạm Bính Ngọ (2011), Tổ chức Hệ thống KSNB trong các đơn vị trực
thuộc Bộ quốc phòng, Luận án Tiến sĩ, ĐH Kinh tế Quốc dân Hà Nội
[10] Võ Lê Minh Lý (2014), Hoàn thiện Hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro cho quy trình xuất khẩu đối với các các DN xuất khẩu gạo tại Đồng Bằng
Sông Cửu Long, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh tế TP.HCM.
[11] Lƣu Diễm Chi (2006), Hoàn thiện Hệ thống kiểm toán nội bộ cho các
doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh tế
[12] Huỳnh Xuân Lợi (2013), Nghiên cứu hệ thống KSNB trong các doanh
nghiệp vừa và nhỏ tại tỉnh Bình Định, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Đà Nẵng.
[13] Đinh Thụy Ngân Trang (2007), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty
Nuplex Resins Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh tế TP.HCM.
[14] Nguyễn Thu Hoài (2011), Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh
nghiệp xi măng thuộc tổng công ty công nghiệp Xi măng Việt Nam, Luận án Tiến Sĩ,
Học viện Tài chính.
[15] Nguyễn Thị Ngọc Hƣơng (2010), Thiết lập các quy trình KSNB trong hệ
thống KSNB cho các công ty dệt may địa bàn TP. Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ,
ĐH Kinh tế TP.HCM.
[16] Lê Y Uyên (2013) về Hoàn thiện Hệ thống kiểm toán nội bộ nhằm hạn
chế rủi ro hoạt động tại công ty TNHH Happy Cook, , Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh
tế TP.HCM.
Tiếng Anh:
[17] Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Mordern Internal Auditing –
Appraising Operations and Controls, NXB Tài Chính.
[18] K.H. Spencer Pickett (2004), The Internal Auditor At Work – A Practical Guide to Everyday Challenges, John Wiley & Sons, Inc.,USA.
Báo cáo của tổ chức:
[19] Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam (2013), Báo cáo tài chính từ
năm 2010 - 2014, Bình Dƣơng.
[20] Sổ tay lao động của Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam (2013), Bình Dƣơng.
Tài liệu tham khảo từ các website:
[21] James Farrant (2000), Internal Communications,tại http://portal.igpublish.com/iglibrary/iviewer/THGB0000051/userkey/pc/1/0/read.ht ml , truy cập ngày 31/12/2014.
[22] The Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commisson (1985-2006), internal Control – Intergarated Framework”, www.COSO.org
PHỤ LỤC I
(Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán)
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
Chú thích:
Ghi chép hằng ngày Ghi chép cuối tháng
Quan hệ đối chiếu – kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra dùng đó làm căn cứ ghi sổ. Đầu tiên ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật Ký Chung, sau đó dựa vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
1) Cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, kế toán sẽ cộng số liệu trên Sổ cái theo từng tài khoản sau đó lập bảng cân đối phát sinh.
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối phát
sinh
Báo cáo tài chính
PHỤ LỤC 2 PHIẾU KHẢO SÁT
Kính chào Anh / Chị
Nhằm khảo sát việc vận hành hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam trong việc đáp ứng các mục tiêu mà Công ty đề ra, từ đó nêu ra những mặt đạt đƣợc và những điểm còn hạn chế ảnh hƣởng đến việc thực hiện mục tiêu của Công ty nhằm đề xuất thêm một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện hơn về hệ thống KSNB củ Công ty. Tất cả các câu trả lời Khách quan của Anh/Chị góp phần quyết định sự thành công của nghiên cứu này. Thông tin trả lời của từng cá nhân sẽ không xuất hiện trong kết quả nghiên cứu mà chỉ công bố kết quả tổng hợp.
Cảm ơn sự giúp đỡ của Anh/Chị! I. Thông tin chung :
1. Họ tên : ... 2. Bộ phận công tác: ... 3. Giới tính ... 4. Thời gian công tác tại Công ty :
a. dƣới 1 năm b. 1-3 năm c. 3-5 năm d. Trên 5 năm
Anh/ Chị vui lòng trả lời bằng cách khoanh tròn vào 1 con số ở từng dòng đối với mỗi câu hỏi. Những con số này thể hiện mức độ Anh/ Chị đồng ý như thế nào với câu phát biểu đó. Mức độ đồng ý của các phát biểu được quy ước như sau :
TT
NHỮNG TIÊU CHÍ ĐO LƢỜNG HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KSNB TẠI
CÔNG TY Mức độ đồng ý Hoàn toàn không đồng ý Không