7. Kết cấu của luận văn
1.3 Lợi ích và hạn chế của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích cho doanh nghiệp nhƣ:
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp;
Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp do bên thứ ba hoặc nhân viên của doanh nghiệp gây ra;
Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp;
Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp;
Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chƣa đầy đủ.
Đối với những doanh nghiệp mà có sự tách biệt lớn giữa ngƣời quản lý và cổ đông, một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tƣởng cao của cổ đông.
1.3.2 Hạn chế của Hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị. Điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm: sai sót của con ngƣời, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền cả nhà quản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chí phí...
Sai sót của con ngƣời là những lỗi không cố ý ảnh hƣởng đến thông tin trên báo cáo tài chính. Các sai sót xảy ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên, áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ các quy định. Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc. Ngoài ra một thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc có thể dẫn đến sai sót
Thông đồng của các cá nhân là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cắp tài sản của tổ chức. Nó có thể đƣợc hình thành từ ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do HTKSNB yếu kém và sự thiếu liêm khiết.
Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác. Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu ở cấp quản lý cao hơn.
Mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích là sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót và gian lận gây ra.Việc phản ứng với rủi ro và các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo ràng chi phí bỏ ra không vƣợt quá lợi ích thu đƣợc.
Do hệ thống KSNB luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng và các thủ tục hệ thống KSNB xây dựng nhằm mục đích kiểm soát việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Vì vậy nhà quản lý phải thƣờng xuyên đánh giá lại hệ thống kiểm soát để điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp.
1.4 Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.4.1 Phân biệt tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB
Hệ thống KSNB đạt đƣợc tính hữu hiệu có nghĩa là hệ thống kiểm soát đó đó đã đạt đƣợc mục tiêu, mục đích đặt ra nhƣ bảo vệ tài sản công ty, đảm bảo tính đúng đắn của các báo cáo tài chính, đẩy mạnh hiệu quả điều hành hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty….
Khác với hữu hiệu, hệ thống KSNB có hiệu quả có nghĩa là hệ thống kiểm soát này đã hoàn thành đƣợc các mục tiêu, mục đích tốt. Không chỉ hoàn thành mà còn đem lại kết quả cao.
Nói tóm lại, HTKSNB đạt đƣợc mục tiêu mục đích đặt ra thì đƣợc coi là hữu hiệu rồi. Khi thực hiên tốt mục tiêu, mục đích đó thì là có tính hiệu quả.
1.4.2 Những nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ngay cả khi, Doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó tùy thuộc chủ yếu vào nhân tố con ngƣời, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lƣợng nhân sự. Dƣới đây là một số nhân tố đe doạ tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
– Ngƣời quản lý lạm quyền.
– Sự tiếp cận tài sản.
– Coi trọng hình thức hơn vật chất.
– Mâu thuẫn quyền lợi.
Người quản lý lạm quyền: Trong thực tế, có nhiều trƣờng hợp, ngƣời quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ nhƣ ngƣời quản lý tuyển nhân viên trực tiếp (tuyển ngƣời thân quen) mà không thông qua Phòng nhân sự, thăng chức cho nhân viên mà không đánh giá năng lực
của nhân viên đó... Các quyết định này thƣờng đƣợc biện minh bằng tính hiệu quả của công việc, bằng mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích. Điều này đúng trong một số trƣờng hợp. Tuy nhiên, việc dành cho ngƣời quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát đƣợc rủi ro và làm cho môi trƣờng kiểm soát trở nên yếu kém.
Sự tiếp cận tài sản: Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản. Các thủ tục kiểm soát này rất đa dạng. Tuy nhiên, vẫn còn những khả năng rất lớn là các thủ tục kiểm soát không bảo vệ một các hữu hiệu tài sản của đơn vị do không đo lƣờng đƣợc hết những phƣơng cách tiếp cận tài sản. Kiểm soát sự tiếp cận tài sản không chỉ là kiểm soát trên tài sản mà còn bao gồm việc kiểm soát đối với việc xét duyệt mua hay chuyển giao tài sản. Thông tin cũng là một tài sản quan trọng và bảo vệ nó cũng cần phải kiểm soát sự tiếp cận thông tin. Do đó doanh nghiệp phải nắm đƣợc tình hình tài sản (nhƣ thời gian sử dụng, , tình trạng tài sản hiện tại,..) của doanh nghiệp mình
Coi trọng hình thức hơn vật chất: Một trong những đe doạ lớn đối với sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ là việc chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất của các thủ tục kiểm soát. Ví dụ:
Đơn vị quy định : những khoảng chi từ 10 triệu đồng trỏ lên phải có chữ ký của hai ngƣời xét duyệt. Trên thực tế ngƣời thứ hai ký duyệt nhƣng không kiểm tra mà chỉ căn cứ trên chữ ký của ngƣời thứ nhất.
Trong quy trình mua hàng, đơn vị sử dụng phƣơng pháp so sánh giá giữa các nhà cung cấp. Tuy nhiên đơn vị không thay đổi và luôn chỉ so sánh ba nhà cung cấp quen thuộc. Việc mua hàng lúc này chỉ mang tính hình thức vì các nhà cung cấp hoàn toàn có thể thống nhất với nhau để ép giá. Để hạn chế điều này, ngƣời quản lý cần có quan điểm chú trọng hơn đến thực chất của các thủ tục kiểm soát, thƣờng xuyên kiểm tra để đánh giá kết quả của các thủ tục.
Sự mâu thuẫn quyền lợi: Sự mâu thuẫn quyền lợi của một nhân viên sẽ xảy khi lợi ích khác của doanh nghiệp ảnh hƣởng đến lợi ích của họ. Khi đó, lòng trung thành của họ đối với doanh nghiệp sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành
động gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức. Quản lý theo kiểu “gia đình trị” hay “đồng hƣơng” cũng là một nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên có thể đặt quyền lợi của ngƣời thân lên trên quyền lợi của tổ chức. Có rất nhiều dạng mâu thuẫn quyền lợi có thể xảy ra. Nói chung, khi một nhân viên trung thành với cùng một lúc hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại.
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Trong chƣơng 1, tác giả đã trình bày những nội dung chủ yếu tổng quan về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO năm 2013 về định nghĩa KSNB, HTKSNB, năm yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB bao gồm: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, công việc kiểm soát và giám sát và 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết các bộ phận cấu thành và giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót để doanh nghiệp đạt tốt ƣu mục tiêu đã đề ra.
Trên cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể xây dựng hê thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp mình nhƣ con ngƣời, tài sản, nguồn vốn, góp phần làm hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH EVER TECH PLASTIC VIỆT NAM
2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển tại công ty TNHH Ever Tech 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển tại công ty TNHH Ever Tech
Plastic Việt Nam
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHHH EVER TECH PLASTIC VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế: EVER TECH PLASTIC VIETNAM CO., LTD
Địa chỉ: Khu Phố Mỹ Hiệp, Thị Trấn Thái Hòa, Huyện Tân Uyên, Tỉnh Bình Dƣơng
Số điện thoại: (0650) 3625 345 Fax: (0650) 3625349
Mã số thuế: 3700442520 cấp ngày 29/08/2002 Ngành nghề sản xuất:
Sản xuất, gia công các loại sản phẩm bằng nhựa nhƣ đế giày, phụ liệu làm giày, va ly, túi xách…
Sản xuất, gia công khuôn mẫu
Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam là công ty 100% vốn nƣớc ngoài (British Virgin Islands).
Là công ty TNHH hai thành viên gồm hai thành viên góp vốn là: Jack Yang Woldwide Corp với 93,7 %
Ông Chang Hsin Pin với 6,3%
Ngƣời đại diện pháp luật là tổng giám đốc công ty: ông Chang Hsin Pin.
Công ty TNHH Ever Tech Plastic đƣợc thành lập ngày 06/08/2002 lúc đó là công ty TNHH một thành viên: Jack Yang Woldwile Corp, đƣợc hình thành theo giấy phép đầu tiên số 212/GPBD do UBND tỉnh Bình Dƣơng cấp và khi đó vốn điều lệ của công ty là 600,000 USD và tổng số vốn đầu tƣ là 2.000.000 USD.
Trong thời gian xây dựng cơ bản đến 04/2003 hoàn thành và bƣớc đầu đi vào sử dụng.
06/2003 doanh nghiệp cần thêm vốn nên đã đăng lý bổ sung vốn. Ngành nghề sản xuất lúc này chỉ là sản xuất, gia công bằng nhựa.
09/2005 doanh nghiệp mở rộng đầu tƣ và bổ sung thêm thành viên là ông Chang Hsin Pin đồng thời bổ sung luôn ngành nghiên cứu phát triển sản xuất, gia công sản phẩm khuôn mẫu và tăng vốn điều lệ cũng nhƣ vốn đầu tƣ.
Ngoài ra, vào tháng 03/2008 doanh nghiệp có mở một chi nhánh tại địa chỉ: Khu Phố Phƣớc Hải, Thị Trấn Thái Hòa, Huyện Tân Uyên, Tỉnh Bình Dƣơng.
Do nhu cầu giao dịch với các khách hàng khác, 08/2009 công ty mở một văn phòng đại diện tại KCN Long Hậu, Xã Long Hậu, Huyện Cần Dù, Tỉnh Long An
Từ năm 2003 đến 2007 trong quá trình đầu tƣ và kinh doanh nên doanh nghiệp luôn lỗ.
2008 cho đến nay doanh nghiệp đã phát triển và mở rộng thị trƣờng ổn định nên đã có lãi. Doanh nghiệp chủ yếu sản xuất, gia công cho một đơn vị nƣớc ngoài ví dụ nhƣ: sản xuất đế giày, phụ liệu cho các đơn vị quốc tế nhƣ Nike, Adidas...Doanh nghiệp nhận gia công tại chỗ, hoặc chuyển tiếp cho các khu chế tác ở Việt Nam để hoàn thiện, ngoài ra còn nhập khẩu cho các thị trƣờng ở châu Âu, Châu Á nhƣ Campuchia, Đức, Pháp…
Công ty không ngừng đầu tƣ máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời nhờ vào chính sách ƣu đãi về tiền lƣơng cũng nhƣ các khoản phúc lợi dành cho ngƣời lao động đã thu hút đƣợc nhiều lao động đến làm việc cho công ty (tính đến hiện nay toàn bộ công ty có khoảng 1.600 cán bộ công nhân viên).
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh và quy mô của Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam Plastic Việt Nam
2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh.
Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam chuyên sản xuất và gia công các loại sản phẩm bằng nhựa nhƣ: đế giày, phụ liệu làm giày, va li, túi xách, linh kiện
xe hơi, đồ nhựa trong thiết bị điện tử, đồ chơi, sản xuất và gia công, sữa chữa khuôn mẫu. Sản xuất, gia công các sản phẩm phục vụ Y tế nhƣ giày, dép cho ngƣời tàn tật, băng nép cố định trên cơ thế ngƣời. Sản phẩm của công ty đa phần là xuất khẩu và phần còn lại là bán trong nƣớc.
2.1.2.2Quy mô của Công ty a. Vốn
Tính đến thời điểm 31/12/2011 tổng tài sản là 261.964.240.951 VND, trong đó:
Tài sản ngắn hạn: 94.382.108.287 VND chiếm 36,029%
Tài sản dài hạn: 167.582.132.664 VND chiếm 63,971%
Biểu đồ thể hiện nguồn vốn của công ty TNHH Ever …
tài sản ngắn hạn tài sản dài hạn 36,029%
63,971%
Biểu đồ 2. 1: Biểu đồ thể hiện nguồn vốn
(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
b. Nguồn nhân lực
Tính đến tháng 07/2011, tổng số lao động và công nhân viên của công ty là 1.006 ngƣời. Trong đó gồm 25 ngƣời là chuyên gia Đài Loan.
Trình độ nhân viên trong công ty:
Bảng 2. 1: Bảng phân loại trình độ nhân viên trong công ty
Trình độ Số lƣợng (ngƣời) Tỷ lệ(%)
Đại học 27 2,69
Cao đẳng, cao đẳng nghề 21 2,08
Trung cấp, trung cấp nghề 52 5,17
Đã qua đào tạo nhƣng chƣa có chứng chỉ 906 90,06
Tổng 1006 100
Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên trong công ty
đại hoc cao đẳng trung cấp
đã qua đào tạo nhƣng chƣa có chứng chỉ
5,17% 2,08% 2,69 %
Biểu đồ 2. 2: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên trong công ty c. Cơ sở hạ tầng
Với diện tích chung của công ty là 45.678 m2. Trong đó:
Bảng 2. 2: Cơ cấu hạ tầng
Đang trong quá trình xây dựng 20.000 m2 Kho nguyên vật liệu 1.200 m2
Kho thành phẩm 900 m2
Khuôn viên đƣờng bộ và trồng cây 14.000 m2
Văn phòng và nhà 1.000 m2
Xƣởng sản xuất 9.000 m2
Diện tích nhà nghỉ 1.500 m2 Còn lại là phòng bảo vệ, nhà riêng và một số khu khác
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý bộ máy quản lý
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của công ty thực hiện quản lý theo chiều dọc. Trong đó Tổng giám đốc là ngƣời nắm quyền lực cao nhất, trực tiếp điều hành và quản lý toàn bộ công việc trong công ty.
Sơ đồ 2. 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức
(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
Tổng Giám Đốc Giám Đốc Điều Hành Giám Đốc Kinh Doanh Phòng Xuất Nhập Khẩu Bộ Phận Tổng Đài Phòng SEA (an toàn và môi trường) Phòng Nhân Sự Phòng Kế Toán Phòng Kinh Doanh Nghiệp Vụ Phân Xƣởng Sản Xuất Kho Thành Phẩm Kho Nguyên Vật Liệu Phòng Kế Hoạch- Sinh Quản Bộ phận KCS Bộ Phận Cơ Điện Phân Xƣởng Chính Bộ Phận Xay Nghiền Bộ Phận Pha Màu, Trộn Liệu
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý a. Ban giám đốc: a. Ban giám đốc:
Tổng giám đốc đó là ông Chang Hsin Pin là ngƣời đại diện của công ty, có
trách nhiệm trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thực hiện theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nƣớc. Và phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động của công ty cũng nhƣ kết quả sau cùng. Cụ thể nhƣ:
Phê duyệt tất cả mọi quy định đƣợc áp dụng trong công ty. Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động của công ty.
Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại.