7. Kết cấu của luận văn
2.4.5 Thực trạng thông tin và truyền thông tại Công ty
Thông tin và truyền thông là một trong năm yếu tố cấu thành nên Hệ thống KSNB. Báo cáo COSO 2013 cũng yêu cầu nhà quản lý thu thập, xem xét và trao đổi các thông tin trong tổ chức đƣớc các hình thức và thời gian thích hợp sao cho tất cả thành viên trong công ty hiểu rõ và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp là phƣơng tiện để công ty đề ra phƣơng án, xây dựng mục tiêu và đƣa ra các quyết định cụ thể cho hoạt động kiểm soát của mình.
- Ƣu điểm
Qua khảo sát thực tế ở bảng phụ lục 5, có 66% nhất trí các trƣởng phòng thƣờng xuyên báo cáo tình hình công việc cho Ban giám đốc để họ đƣa ra những chỉ dẫn cần thiết. Khi có vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tại công ty, các nhân viên trong doanh nghiệp thƣờng báo cáo lên trƣởng phòng và trƣởng phòng sẽ giải quyết vấn đề nếu đủ thẩm quyền. Những trƣờng hợp còn lại sẽ
báo cáo lên ban lãnh đạo cấp trên. Sau khi có sự hƣớng dẫn, chỉ đạo của cấp trên, các trƣởng phòng sẽ truyền đạt lại cho nhân viên phòng mình. 69% cho rằng ban lãnh đạo đƣợc cung cấp kip thời các thông tin bên trong và bên ngoài nhằm mục đích thiết lập mục tiêu và phân tích hoạt động. Thông qua các cuộc họp với trƣởng các bộ phận, các phòng ban, trƣởng các bộ phận sẽ báo cáo về tình hình thực tế của bộ phận mình và những kế hoạch trong thời gian tới.
Thực tế khảo sát cũng cho thấy ở các phòng ban, bộ phận có 70% những thông tin cần thiết đƣợc truyền đạt đến nhân viên, phòng ban liên quan kịp thời, chính xác. Khi có thông tin cần truyền đạt, trƣởng phòng sẽ trực tiếp truyền đạt tới nhân viên có liên quan để tránh tình trạng trì trệ dẫn đến chậm tiến độ của phòng và ảnh hƣởng đến mục tiêu chung toàn đơn vị. Đối với nhân viên có thể báo cáo lên cấp trên không cần phải qua trƣởng phòng khi cần thiết có 50% đồng ý.
Ngoài ra, hệ thống trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban thì chỉ liên lạc qua mail, điện thoại và bảng thông tin. Hệ thống trao đổi thông tin giữa công ty và khách hàng thì thông qua mail và điện thoại. Việc sử dụng mail để trao đổi thông tin sẽ mang tính bảo mật, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tồn tại.
Có 38% không đồng ý nhân viên có thể báo cáo lên cấp trên không cần phải qua trƣởng phòng khi cần thiết. Thực tế khảo sát, các nhân viên chỉ báo cáo trực tiếp lên tổ trƣởng hoặc trƣởng phòng, còn trƣởng phòng sẽ báo cáo trực tiếp lên ban giám đốc. Điều này cho thấy khi nhân viên gặp khó khăn hoặc muốn phản ánh về trƣởng phòng hoặc ngƣời giám sát thì không thể, vì thế thông tin phản hồi đôi lúc chƣa thực sự chính xác và phản ánh đúng nhƣ mong đợi của nhà quản lý.
Công ty chỉ sử dụng mail, điên thoại để liên lạc và trao đổi thông tin mà không sử dụng phần mềm hỗ trợ khác, trƣớc đây công ty có sử dụng phần mềm Skype nhƣng hiện tại thì chỉ có một số ít nhân viên dùng. Ngoài ra, công ty cũng dùng bảng thông tin để dán những thông báo, quyết định, bảng lƣơng,..cho công nhân xem.
Công ty chƣa có kênh thông tin riêng để khách hàng có thể phản ánh đƣợc ý kiến của mình nhƣng với tâm lý ngại va chạm hoặc cả nể nên có những thông tin đƣợc truyền đạt đến ban lãnh đạo vẫn chƣa thực sự chính xác để công ty có hƣớng khắc phục và đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu hơn.