7. Kết cấu của luận văn
2.4.3 Thực trạng Đánh giá rủi ro tại Công ty
2.4.3.1 Xác định mục tiêu.
- Ƣu điểm
Qua kết quả khảo sát ở phụ lục 5 ta thấy: 78% quan điểm đồng ý công ty đặt ra những mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, từng bộ phận trong một thời gian cụ thể. Thông qua các cuộc họp hàng tháng, hàng quý với các phòng để tổng kết, đánh giá những mục tiêu mà công ty đặt ra trong tháng, trong quý đó; cũng từ đó rút ra những vấn đề đã làm đƣợc và chƣa làm đƣợc để điều chỉnh kịp thời. Việc đạt ra những mục tiêu trong thời gian cụ thể đề giúp cho các nhân hiểu rõ hơn về nhiệm vụ cũng nhƣ trách nhiệm của mình, từ đó nâng cao hiểu quả công việc đƣợc giao
- Tồn tại
Từ kết quả khảo sát (phụ lục 5) cũng cho ta thấy: có 57% ý kiến không nhất trí các mục tiêu của công ty đƣợc truyền tải đến nhân viên thông qua những văn bản cụ thể. Qua thực tế, nhân viên chỉ biết mục tiêu của công ty sau khi các trƣởng phòng họp về và thông báo bằng lời nói với nhân viên trong phòng mình về những nhiệm vụ, mục tiêu của bộ phận mình. Vì vậy mục tiêu chung không đƣợc hiểu rõ
làm cho hành động làm việc chỉ làm theo thông lệ, cho có việc mà chƣa đạt đƣợc những yêu cầu nhƣ mong đợi của nhà quản lý.
2.4.3.2 Nhận dạng rủi ro
Công ty TNHH Ever Tech Plastic là công ty sản xuất và gia công hàng hóa, nên nguồn nguyên, vật liệu của công ty đa số nhâp khẩu từ nƣớc ngoài và sản phẩm sau khi hoàn thành cũng chủ yếu là hàng xuất khẩu. Vì vậy, sự biện động của nền kinh tế thế giới ảnh hƣởng trực tiếp đến doanh nghiệp đặc biệt là sự biến động về ngoại tệ hiện nay.
- Ƣu điểm.
Dựa trên kết quả khảo sát ở phụ lục 5 cho thấy, có 31 ngƣời tƣơng đƣơng 74% nhất trí công ty có thƣờng xuyên nhận diện rủi ro trong hoạt động kinh doanh của mình. Doanh nghiệp dành nhiều sự quan tâm đến việc xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro cho hoạt động kinh doanh phát sinh từ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp mình. Ví dụ nhƣ những rủi ro do : điều chỉnh vị trí nhân viên sao cho phù hợp với khả năng tính chất công việc, cơ chế lƣơng để giữ chân nhân tài, sự vi phạm của các luật liên quan nhƣ luật kế toán, luật thuế, mở rộng sản xuất…. Nhận diện rủi ro từ bên trong tƣơng đối đƣợc chú trọng nên trong quá trình tuyển dụng nhân sự, công ty đã tiến hành kiểm tra năng lực chuyên môn của từng nhân viên đƣợc tuyển dụng.
Đối với nhận diện rủi ro từ bên ngoài, công ty luôn xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro cụ thể 69% nhất trí công ty thƣờng xuyên xây dựng các cơ chế để nhận diện rủi ro từ bên ngoài. Ví dụ sự biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp, chính sách, ngƣời tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh…Thực tế tìm hiểu thì rủi ro thƣờng xảy ra tại doanh nghiệp chủ yếu là do biến động của môi trƣờng kinh tế, thay đổi chính sách, sự biến động về tỷ giá ngoại tệ, ...
-Tồn tại
Trong doanh nghiệp thƣờng chú trọng đến rủi ro bên trong mà chƣa thực sự chú trọng đến rủi ro phát sinh từ bên ngoài. Việc chủ động đối phó với rủi ro còn thấp, chủ yếu là những rủi ro đã từng gặp phải chứ chƣa tính toán để chủ động ngăn
ngừa những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong tƣơng lai nếu có sự biến động của thị trƣờng.
2.4.3.3 Phân tích rủi ro
Trong thời gian qua công ty đã cố gắng, nỗ lực để dự đoán trƣớc những rủi ro và sự ảnh hƣởng của những rủi ro này đến việc đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc dự đoán này cũng không chính xác hoàn toàn còn có nhiều những sƣ biến động làm tăng thêm những rủi ro mà doanh nghiệp chƣa dự đoán đƣợc.
Từ kết quả khảo sát ở phụ lục 5 cho thấy: - Ƣu điểm.
Có 50% cho rằng Ban quản lý công ty có cơ chế để đánh giá ảnh hƣởng của những rủi ro đến việc thực hiện mục tiêu của công ty. Mục tiêu của công ty là đạt đƣợc doanh thu cao, lợi nhuận tối đa. Hợp đồng của công ty là gia công, sản xuất các sản phẩm chủ yếu là xuất khẩu ra nƣớc ngoài nên chịu ảnh hƣởng trực tiếp sự biến động về tình hình kinh tế thế giới. Tuy nhiên, ban giám đốc luôn nhân định phân tích rủi ro, làm giảm ảnh hƣởng của các rủi ro đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình cụ thể từ năm 2011 đến nay doanh thu của doanh nghiệp luôn cao,
- Tồn tại.
Vì kiến thức về quản trị cũng nhƣ công cụ hỗ trợ còn hạn chế nên có tới 45% nhân viên đƣợc khảo sát chƣa đồng ý hoặc chƣa rõ ban lãnh đạo công ty, có cơ chế đánh giá rủi ro không, thực hiện cơ chế đó nhƣ thế nào.... Điều này là cho sự gắn kết đồng thuận để nhận dạng rủi ro và việc đạt mục tiêu là chƣa cao.
Môi trƣờng kinh doanh luôn thay đổi, vì thế doanh nghiệp càng nên gắn kết và thận trọng trong việc phân tích và đánh giá rủi ro. Với 45% nhân viên trong công ty không quan tâm hoặc không đồng ý, chính điều này làm cho bản thân họ thụ động để phản ứng và đối phó với những rủi ro tiềm tàng nếu xảy ra làm ảnh hƣởng không nhỏ đến mục tiêu chung của công ty.
2.4.3.4 Đối phó rủi ro
- Ƣu điểm
Qua kết quả khảo sát ở phụ lục 5 , có 63% nhất trí công ty có đề ra những giải pháp nhằm giảm thiểu tác hại của các rủi ro. Để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty đề ra những giải pháp nhằm giảm tác hại của rủi ro, những giải pháp này xây dựng đến từng khâu trong doanh nghiệp và nó xuyên suốt giữa các phòng ban, bộ phận, xƣởng. Sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận, phòng ban, phân xƣởng cũng góp phần làm giảm thiểu các rủi ro. Ví dụ nhƣ sự kết hợp giữa phòng kinh doanh, bộ phận thu mua, bộ phận kho, phân xƣởng sẽ giúp doanh nghiệp dự tính, định lƣợng nguyên vật liệu cần để sản xuất và dự kiến đƣợc tính hình biến động nguyên vật liệu trên thị trƣờng để có hoạch dừ trù cho các đơn hàng sắp tới.
- Tồn tại
Trong việc lƣu trữ và bảo quản số liệu có tới 19% không đồng ý và 33% không rõ các dự liệu của công ty có đƣợc bảo quản tốt. Một con số thực sự đáng báo động vì độ an toàn của dữ liệu chƣa đƣợc thực hiện tốt tại công ty, có thể xảy ra mất mát dữ liệu khi máy bị virus. Qua đó có thể nói rằng đơn vị chƣa thực sự chủ động trong công tác đối phó với rủi ro. Khi rủi ro xảy ra, doanh nghiệp rơi vào thế bị động và chỉ xử lý hậu quả nhƣng lại chƣa đề ra đƣợc biện pháp ngăn chặn và đối phó rủi ro.
2.4.4 Thực trạng về hoạt động kiểm soát tại công ty 2.4.4.1 Hoạt động kiểm soát chung. 2.4.4.1 Hoạt động kiểm soát chung.
- Ƣu điểm
Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5 về việc công ty có thƣờng xuyên soát xét việc thực hiện kế hoạch có tới 88% nhân viên đƣợc khảo sát đống ý với quan điểm này. Điều này cho thấy công ty luôn quan tâm đến việc thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, từ những kế hoạch cho thấy đƣợc hiểu quả làm việc của từng phòng ban trong công ty. Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam là công ty gia công và sản xuất nên việc bảo về tài sản cũng nhƣ máy móc thiết bị luôn đƣợc ban lãnh đạo
quan tâm cụ thể có 77% cho rằng công ty đƣa ra những biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng. Trong thực tế, công ty có đội ngũ nhân viên kỹ thuật luôn giám sát và bảo dƣỡng, bảo trì máy móc. Ngoài ra công ty còn mời các chuyên gia nƣớc ngoài nhƣ Đài Loam sang bảo trì và sửa chữa máy móc, thiết bị.
Trong việc báo cáo, 78% nhất trí công ty có yêu cầu về các báo cáo để đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, tính kịp thời để giúp Ban giám đốc Công ty đánh giá đúng các rủi ro liên quan. Việc báo cáo chính xác và kịp thời sẽ giúp Ban giám đốc biết đƣợc thực trạng hiện tại của từng bộ phận trong công ty. Đồng thời cũng giúp Ban giám đốc đánh giá lại rui ro và có biện pháp đối phó các rủi ro có thể xảy ra sắp tới. 62% đồng ý công ty có tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh định kỳ.
- Tồn tại.
Cũng theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, nhân viên trong công ty chƣa hoàn toàn đồng nhất việc công ty có tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh định kỳ. Thực tế khảo sát có tới 24% không đồng ý và 19% không rõ. Việc phân tích này giúp công ty đánh giá về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và từ đó xác định đƣợc kế hoạch cho tƣơng lai.
2.4.4.2 Kiểm soát hệ thống kế toán.
Kết quả khảo ở phụ lục 5 cho ta thấy: - Ƣu điểm.
Về chứng từ có phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ cho tất cả các nghiệp vụ xảy ra có 86% nhất trí. 93 % đồng ý chứng từ có đánh số thứ tự đầy đủ. Việc đánh số thứ tự các chứng từ giúp cho quá trình sắp xếp và lƣu trừ hồ sơ dễ dàng hơn, cũng nhƣ khi tìm kiếm hồ sơ cũng nhanh chóng hơn. Những nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kèm theo nhƣ hóa đơn, tờ trình, phiếu chuyển, phiếu nhập kho, biên bản, hợp đồng..., đều đƣợc xem xét và ký duyệt bởi những ngƣời có chức năng, thẩm quyền trong công ty ký duyệt. 98% nhân viên đƣợc khảo sát xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách
nhiệm. Họ biết rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình khi ký tên trên chứng từ, sổ sách và công ty quy định rất rõ quyền hạn và quyền lợi của những cá nhân này. Khi tiến hành kiểm tra sổ sách có 72% cho rằng công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ. Kế toán công ty theo định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp rà soát đƣợc những sai sót trong quá trình lập BCTC. 59% ý kiến cho rằng các chứng từ kế toán đƣợc ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có trách nhiệm. Các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý với tỉ lệ 61% đồng ý với ý kiến này và có 52% nhất trí hồ sơ lƣu trữ có khoa hoc.
- Tồn tại.
Nhìn nhận chung về hoạt động kiểm soát trong bộ máy kế toán vẫn chƣa thật sự tốt. Công ty chỉ sử dụng exe để hoạch toán kế toán nên việc ứng dụng về công nghệ thông tin chƣa cao. Việc sử dụng phần mềm exe khi phát hiện sai sót thì sửa chữa những sai sót sẽ khó khăn hơn. Trong các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý có tới 24 % không đồng ý và 19% không ý kiến. Trong các sổ sách, chứng từ kế toán cần đƣợc lƣu trữ cẩn thận vì thời gian lƣu trữ dài.
Đối với việc công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách thì sự đối chiếu nhiều khi chỉ mang tính thông lệ mà chƣa đáp ứng đƣợc mục đích chính của việc thực hiện. Ngoài ra công ty tình trạng kiêm nhiệm nhiều dẫn đến khó kiểm soát. Ví dụ nhƣ thủ quỹ kiêm thu mua, việc kiểm kê quý diễn ra định kỳ hàng quý, hàng năm mà không diễn ra hàng ngày, hàng tháng nên không theo dõi đƣợc tính chính xác của việc tồn quỹ và sử dụng quỹ có đúng mục đích hay không.
2.4.4.3 Kiểm soát quy trình sản xuất.
Để đáp ứng với những yêu cầu chất lƣợng hàng hóa, Công ty đã xây dựng một quy trình sản xuất để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng của sản phẩm. Định kỳ hàng năm Công ty mời các chuyên gia bên
ngoài đến đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng để đảm bảo tăng tính hiệu quả của hệ thống.
Sơ đồ 2. 3: Quy trình công nghệ sản xuất
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
Nguyên Liệu, Vật Liệu (tại kho NVL) ( Trộn Vật Liệu ( Hâm Liệu Sản Phẩm Hoàn Chỉnh Đạt Phụ Liệu Không Đạt Phòng Xay Nghiền Nhập kho
Thông qua kết quả khảo sát ở phụ 5 ta thấy - Ƣu điểm.
Có 74% đống ý trƣớc khi đem nguyên liệu đi pha trộn, nguyên liệu đã đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng rồi mới đƣợc đƣa vào sản xuất. Trong quá trình pha màu nguyên vật liệu thì còn so sách màu mới pha phải giống với màu của sản phẩm mẫu. 67% nhất trí bộ phận kỹ thuật, KCS có kiểm tra sản phẩm dở dang trƣớc khi cho sản xuất đại trà. Ngay từ khi chạy sản phẩm đầu tiên bên kỹ thuật, KCS sẽ kiểm tra từng khâu để phát hiện kịp thời những sai sót và điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu. Những nhân viên KCS thƣờng xuyên đƣợc đào trƣớc khi kiểm tra các sản phẩm mới cụ thể có 78% đồng ý. Khi công ty gia công, sản xuất những sản phẩm mới thì bộ phận KCS sẽ đƣợc tài liệu, sản phẩm mẫu để nhân viên KCS đọc và tìm hiểu. Ngoài ra, bên đối tác sẽ tổ chức hƣớng dẫn thêm về những lỗi, hay những sai sót đề KCS hiểu rõ và kiểm tra sản phẩm đạt chất lƣợng tốt hơn.
Những sản phẩm sau khi đƣợc KCS kiểm tra xong, công ty chỉ đóng gói những sản phẩm đạt còn những sản phẩm không đạt đƣợc vào máy nghiền và có 88% nhất trí với quan điểm trên. 55 % ý kiến cho rằng kho lƣu trữ sản phẩm hoàn thành đảm bảo đúng kỹ thuật.
- Tồn tại
Có 31% ý kiến không đồng ý và 14% không rõ ý kiến kho lƣu trữ sản phẩm hoàn thành đảm bảo đúng kỹ thuật. Việc kho đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật giúp sản phẩm đƣợc lƣu trữ tốt hơn. Ngoài ra, đối những sản phẩm cũ hay quen thuộc, nhân viên KCS thƣờng không có tổ chức họp lại để nhắc nhở những lỗi hay thƣờng gặp.
Thông tin đặt hàng từ phòng kinh doanh hay thay đổi làm thay đổi trật tự sản xuất, thời gian giao hàng không cụ thể làm cho bộ phận sản xuất ra kế hoạch sản xuất lúc nào cũng đƣợc miễn nằm trong khoảng thời gian ấn định là đƣợc. Trong thực tế lại hay xảy ra tình trạng hối thúc hàng, do thời gian giao hàng gấp, không kịp gây ảnh hƣởng đến việc thực hiện và theo dõi kế hoạch sản xuất.
Bộ phận kiểm tra chất lƣợng sản phẩm chỉ có chức năng báo cáo, chứ chƣa phân tích nguyên nhân vì sao hƣ hỏng và đƣa ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
2.4.4.4 Kiểm soát quy trình thu mua
Sơ đồ 2. 4: Quy trình thu mua
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam) Giấy đề
xuất
Phê duyệt
Tài liệu vốn có phát/đánh giá Khai
Hỏi giá/ trả giá/ chọn nhà cung ứng
Phê duyệt giấy đề xuất
Phê duyệt đơn đặt hàng Theo dõi và nắm bắt ngày giao Xác nhận Kiểm nghiệm liệu vào Nhập kho Lƣu giữ Công việc thanh toán
- Ƣu điểm.
- Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, trƣớc khi tiến hành đạt đơn hàng với công