7. Kết cấu của luận văn
3.1.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.1.3.1 Đối với hệ thống kế toán
Theo kết quả khảo sát thực trạng đã đƣợc phản ánh ở chƣơng II, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cho vấn đề này
Với hệ thống chứng từ kế toán và tài liệu kế toán
Ban giám đốc và trƣởng phòng kế toán chỉ đạo nhân viên phòng kế toán thực hiện phân loại chứng từ theo nguồn gốc chứng từ, từ đó xây dựng quy trình lập, kiểm tra, phê duyệt, luân chuyển, lƣu trữ, bảo quản chứng từ cho phù hợp với từng loại chứng từ. Toàn bộ quy trình luân chuyển đối với từng loại chứng từ đƣợc thiết kế và đƣa vào khâu nhập liệu cần phải cụ thể hóa bằng văn bản thông qua lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong tài liệu vận hành hệ thống làm căn cứ để sử dụng, tra cứu khi cần thiết trong quá trình sử dụng, trong quá trình huấn luyện nhân viên mới, làm căn cứ cho bộ phận đánh giá rủi ro, bộ phận kiểm toán nội bộ đánh giá điểm mạnh, yếu trong hệ thống KSNB.
Với việc đối chiếu số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách.
Công ty chỉ sử dụng phần mềm Exe trong việc hoạch toán và lập BCTC. Ban lãnh đạo công ty cần chỉ đạo trƣởng phòng kế toán soạn thảo quy chế kiểm tra, giám sát đối chiếu giữa số liệu thực tế với số liệu đƣợc ghi chép trên sổ sách máy tính nhằm tránh hành động gian lận, biển thủ tài sản chủ yếu là tiền mặt tại công ty.
3.1.3.2 Đối với quy trình sản xuất
cách đột ngột làm đảo lộn trật tự sản xuất. Để quá trình sản xuất đƣợc thuận lợi, hiệu quả, đúng tiến độ sản xuất cần có sự phối hợp rất chặc chẽ giữa các bộ phận. Từ việc nhân đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh để ra kế hoạch và thực hiện sản xuất theo thứ tự ngày giao hàng từ đơn đặt hàng, đến bộ phận kế toán chuẩn bị tài chính cho nhu cầu nguyên vật liệu… Thông tin để ra kế hoạch phải chính xác, rõ ràng về chủng loại, số lƣợng, khách hàng, ngày giao hàng… Tuy nhiên, trên thực tế đơn đặt hàng thƣờng xuyên thay đổi về ngày giao hàng khiến thƣờng xuyên phải tăng ca để kịp đơn hàng. Việc tăng ca liên tục khiến nhân viên trong công ty mệt mỏi, năng suất làm làm việc không cao.
Kế hoạch sản xuất phải đƣợc theo dõi và cung cấp đầy đủ, rõ ràng đến các bộ phận có liên quan. Ra kế hoạch sản xuất phải đƣợc cung cấp đầy đủ đến các bộ phận có liên quan (nhƣ bộ phận sản xuất, các tổ trƣởng ở các khâu, phòng kinh doanh, kế toán, KCS), thông tin thay đổi phải đƣợc cập nhật, thông báo kịp thời và phải giám sát việc thực hiện kế hoạch.
Lập báo cáo số lƣợng hàng không đạt yêu cầu và phân tích nguyên nhân. Trên thực tế theo dõi tiến độ kế hoạch chỉ cập nhật hàng đạt yêu cầu không theo dõi số lƣợng hàng hƣ. Cần phải theo dõi số lƣợng hàng hƣ để có thể biết tỷ lệ hàng hƣ hỏng có nằm trong định mức cho phép hay không? Và tìm hiểu nguyên nhân vì sao hàng hƣ hỏng nhiều, hàng hƣ ở công đoạn nào và có biện pháp khắc phục.
Giải pháp giảm chi phí sản xuất: Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bằng cách xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm, qua việc đào tạo nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức tiết kiệm tránh lãng phí cho anh chị em công nhân trong quá trình sản xuất, có chính sách khen thƣởng đối với những cá nhân có ý thức tiết kiệm hợp lý.
3.1.3.3 Đối với quy trình thu mua.
Thông tin về đơn đặt hàng phải rõ ràng về chủng loại quy cách, mã hàng, khối lƣợng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi rõ mua hàng sử dụng cho mục đích gì. Phải đánh số chứng từ đơn hàng để đối chiếu với số chứng từ của phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã đƣợc đặt hàng và hạn chế
đƣợc việc nhân viên mua hàng phục vụ cho lợi ích cá nhân. Các liên của đơn đặt hàng này phải đƣợc gởi cho bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán để làm căn cứ nhận đúng, nhận đủ hàng và làm căn cứ để thanh toán. Với thông tin rõ ràng và đầy đủ nhƣ vậy sẽ giúp cho ngƣời quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát đƣợc thuận tiện và dễ dàng hơn khi phê duyệt chứng từ mua hàng.
Phải có biện pháp hạn chế nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp. Để hạn chế việc nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp nên thƣờng xuyên thay đổi, luân chuyển vị trí công việc đối với các nhân viên mua hàng, yêu cầu tham khảo ba hoặc bốn bảng báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Ngoài ra, Công ty cần thực hiện biện pháp kỷ luật nghiêm khắc khi phát hiện nhân viên mua hàng sai phạm nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp.
Phải tham chiếu liên đơn đặt hàng, và có sự hỗ trợ của nhân viên KCS. Thủ kho khi nhận hàng phải căn cứ vào liên đơn đặt hàng hợp lệ từ bộ phận mua hàng gửi xuống và thực hiện các biện pháp kiểm tra, đo lƣờng thích hợp để đảm bảo hàng nhận đúng quy cách, số lƣợng. Nên có nhân viên kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào (KCS) phối hợp kiểm tra hỗ trợ để đảm bảo nguồn nguyên liệu mua vào đạt chất lƣợng. Sự có mặt của nhân viên này có vai trò nhƣ bên thứ ba, độc lập giám sát quá trình giao nhận hàng.
Kiểm soát chứng từ mua hàng, đảm bảo thanh toán đúng, thanh toán đủ. Chứng từ nhập hàng có xác nhận của thủ kho nên đƣợc photo gửi một liên cho bộ phận mua hàng kiểm tra để làm bằng chứng cho việc mua hàng đã đƣợc hoàn thành, một liên chứng từ nhập hàng gửi cho bộ phận kế toán để làm chứng từ thanh toán. Kế toán phải kiểm tra, đóng dấu kiểm soát trên hóa đơn ghi rõ hóa đơn tƣơng ứng với đơn đặt hàng nào và ứng với chứng từ nhập kho nào. Tất cả chứng từ này sau khi kiểm tra đƣợc xem nhƣ là bộ chứng từ trình Kế toán trƣởng và Giám độc duyệt thanh toán
Phối hợp với bộ phận mua hàng kiểm tra đối chiếu công nợ của các nhà cung cấp, theo dõi thời hạn thanh toán để thanh toán đúng thời hạn, nên đóng dấu lên hóa đơn đã đƣợc thanh toán “đã thanh toán” nhằm tránh thanh toán hai lần và
các phiếu chi tiền mặt hay ủy nhiệm, chi cũng nên đánh số thứ tự và ghi nhận lại để dể dàng kiểm tra, đối chiếu lại khi cần.
3.1.3.4 Đối với chu trình tiền và tiền lƣơng.
Qua những tồn tại đã đƣợc tổng hợp ở chƣơng II, công ty đã tách biệt đƣợc chức năng kế toán và thủ quỹ, đây là một cách làm tốt tránh đƣợc tình trạng thất thoát, biển thủ và chiếm dụng tiền công ty. Tuy nhiên, công ty nên tách biệt bộ phận thủ quỹ và bộ phận thu mua để tránh đƣợc thất thoát và gia lận công quỹ. Khuyến khích các khoản tiền thu, chi qua tài khoản ngân hàng để tăng tính minh bạch và hạn chế các mất mát, gian lận xảy ra.
Các tổ trƣởng phải nộp bảng chấm công của tổ mình đúng thời gian quy định và phải kết hợp với nhân viên phòng nhân sự để tránh việc tính sai, thiếu ngày công của công nhân trong Công ty.
3.1.4 Giải pháp hoàn thiện thông tin và truyền thông
Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công ty cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ để thông tin đƣợc thu nhận và truyền tải dễ dàng. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sẽ tiết kiệm đƣợc lao động và có những thông tin cần thiết giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát, phân tích, đánh giá số liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nhà quản lý có đƣợc công cụ đắc lực trong trong việc kiểm soát, hoàn thiện hệ thống KSNB, nâng cao hiệu quả của chúng để phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Phổ biến cho tất cả các công nhân viên nắm rõ mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất lƣợng của Công ty. Với việc thấu hiểu mục tiêu, kế hoạch, chính sách chất l ƣợng mọi ngƣời sẽ đoàn kết có mục đích phấn đấu, có trách nhiệm cố gắng hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị hơn
Thu thập và truyền thông tin từ bên ngoài cho các cấp quản lý kịp thời. Thông tin từ các đối thủ cạnh tranh, những thay đổi từ hệ thống văn bản quy định của Nhà nƣớc, Bộ tài chính, thay đổi tỷ giá,... để cho nhà quản trị kịp thời năm bắt đƣợc thông tin và đƣa ra những biển pháp phòng tránh kịp thời.
3.1.5 Giải pháp hoàn thiện giám sát.
Bộ máy hoạt động của công ty nên có sự điều chỉnh để tạo điều kiện cho nhân viên, phòng ban giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
Ban lãnh đạo công ty, các trƣởng nên tăng cƣờng giám sát thƣờng xuyên trong công việc quản lý của mình. Một mặt giám sát việc thực hiện của nhân viên, mặt khác phát hiện đƣợc những điểm chƣa hợp lý để điều chính nhằm tránh tính trạng nhân viên gây ra sai sót rồi trƣởng phòng mới biết. Từ đó có biện pháp xử lý khó khăn hoặc đƣa ra các giải pháp xử lý kịp thời nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong việc thực hiện các mục tiêu.
Định kỳ, ban lãnh đạo cần xem xét và điều chỉnh cho phù hợp những tiêu chí đánh giá nhân viên. Việc đánh giá phải rõ ràng, tiêu chí phải cụ thể nhằm tạo sự công minh đối với nhân viên, từ đó tạo nên sự đồng thuận, gắn kết hơn. Đánh giá đúng năng lực và có chế độ khen thƣởng, động viên hợp lý sẽ tạo điều kiện thu hút nhân tài giỏi và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Định kỳ, ban lãnh đạo cũng nên tổ chức những cuộc họp để phân tích, đánh giá tính hữu hiệu, cũng nhƣ hiệu quả đạt đƣợc của hệ thống KSNB để đƣa ra những biện pháp cải thiện cũng nhƣ định hƣớng điều chỉnh phù hợp.
Ngoài những cuộc kiểm tra định kỳ, ban lãnh đạo nên tăng cƣờng những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm phát hiện đúng những sai phạm, đề phòng những rủi ro do cố tình gian lận, từ đó đề ra những biện pháp chấn chỉnh và đƣa ra các biện pháp xử lý đúng và phù hợp.
3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hieeuh của hệ thông KSNB từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.2.1 Kiến nghị đối với Ban lãnh đạo công ty.
Trong bối cảnh thị trƣờng có nhiều biến động nhƣ hiện nay, Công ty phải đối mới theo sự phát triển của thị trƣờng và nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển.
Xây dựng chính sách quản trị rủi ro doanh nghiệp, thắt chặt hệ thống quản lý để kiếm soát tốt các nguồn lực, đổi mới cách thức quản lý điều hành để tăng hiệu hoạt động, nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra..
Xây dựng cơ chế giám sát qua lại giữa các phòng ban chức năng.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, tránh tình trạng kiêm nhiệm giữa các phòng ban để hạn chế thất thoát, gian lận, biển thủ công quỹ.
Tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao trình độ chuyên môn, tạo điều kiện nâng cao năng lực cho nhân viên.
Trong thời đại công nghệ thông tin, Ban lãnh đạo công ty nên chú trọng việc ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mền để hỗ trợ cho việc công việc cũng nhƣ hỗ trợ cho việc trao đổi với khách hàng.
3.2.2 Kiến nghị với các Trƣởng phòng.
Các phòng ban phải tự xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ trong quy trình làm việc của mình, ngoài ra phải có sự trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận có liên quan kịp thời và chính xác.
Phòng kế toán cần phải hoàn thiện thông tin kế toán đầy đủ chính xác, đáng tin cậy, nhanh chóng và kịp thời. Ngoài các báo cáo phục vụ cho báo cáo tài chính, nên lập các báo cáo quản trị , trên cơ sở BCTC đã đƣợc lập kế toán nên tiến hành chỉ số trên báo cáo tài chính để nhà quản trị có thế nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.
Phòng kinh doanh nên tìm hiểu nghiên cứu thị trƣờng để phát triển sản phẩm mới tạo lợi thế canh tranh cho doanh nghiệp, bên cạnh những khách hàng tiềm năng, tìm thêm khách hàng mới để có chiến lƣợc, kế hoạch phát triển lâu dài
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Thông qua kết quả khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại công ty, tác giả tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng một cách cụ thể của hệ thống trong thời gian vừa qua.
Qua chƣơng này, nhằm đảm bảo cho các nội dung hoàn thiện là hữu ích, luận văn đã đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy sự hoàn thiện của hệ thống bao gồm giải pháp hoàn thiện hệ thống môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giải pháp cho việc giám sát tại công ty.
Phần cuối của chƣơng này, tác giả cũng xin đƣợc kiến nghị đối với Ban lãnh đạo và các Trƣởng phòng một số ý kiến nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB từ đó thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, thành quả và lợi nhuận là vấn đề sống còn của mỗi doanh nghiệp. Để đạt đƣợc lợi nhuận mong muốn cao nhất đòi hỏi mỗi Doanh nghiệp hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh khốc liệt này phải hoạch định rõ chiến lƣợc, mục đích và tiến trình cụ thể, phải kiểm soát tốt các khoản chi phí.
Kiểm soát nội bộ là một công cụ kiểm soát quản lý hữu hiệu bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời. Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ tạo điều kiện cho những ngƣời lãnh đạo các Doanh nghiệp nói chung và Ban quản trị tại Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam nói riêng quản lý tốt, kiểm soát tốt các quy trình trong quá trình hoạt động kinh doanh đồng thời thông qua đó đƣa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp và kịp thời để ổn định thị phần và nâng cao năng lực cạnh tranh ở thời điểm hiện tại và tƣơng lai.
Qua các giải pháp luận văn đã đƣa ra, tác giả mong muốn luận văn sẽ góp phần nhất định trong việc đánh giá đúng hơn các yếu tố cấu thành nên Hệ thống KSNB tại công ty và tổ chức bộ máy hoạt động nói chung và hệ thống KSNB ở Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam sẽ ngày một chuyên nghiệp và hoàn thiện hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt:
[1] Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trƣờng đại học kinh tế TP.HCM (2005), Giáo Trình Kiểm Toán, NXB Thống kê, TPHCM.
[2] Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trƣờng đại học kinh tế TP.HCM (2009), Giáo Trình Kiểm Toán (tái bản lần thứ 6),NXB Lao động xã hội, TPHCM.
[3] Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý Thuyết Kiểm Toán, Hà Nội : NXB Tài Chính.
[4] Vũ Hữu Đức, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội
bộ - Khái niệm và Quy trình, NXB Tài Chính.
[5] Nguyễn Thị Phƣơng Hoa (2009), Giáo trình kiểm soát quản lý, Hà Nội : NXB ĐHKT Quốc Dân.
[6] Hồ Diệu (2002), Quản trị ngân hàng, NXB Thống Kê, TPHCM.
[7] TS. Trần Khánh Lâm (2014), Bài giảng môn Kiểm soát nội bộ (Hệ cao
học), Trƣờng ĐH Lạc Hồng, Đồng Nai.
[8] Trần Đức An (2014), Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty cổ
phần Phong Phú, Luận văn Thạc sĩ, ĐH Kinh Tế TP.HCM
[9] Phạm Bính Ngọ (2011), Tổ chức Hệ thống KSNB trong các đơn vị trực
thuộc Bộ quốc phòng, Luận án Tiến sĩ, ĐH Kinh tế Quốc dân Hà Nội
[10] Võ Lê Minh Lý (2014), Hoàn thiện Hệ thống KSNB theo hướng quản trị