7. Kết cấu của luận văn
1.2.4 Thông tin và truyền thông
Để thực hiện các trách nhiệm của mình, mọi cá nhân trong doanh nghiệp phải có các thông tin cần thiết. Vì vậy thông tin này cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới các cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Thông qua hệ thống thông tin của doanh nghiệp, các thông tin đƣợc truyền đạt tới tất cả các nhân viên nhƣng vấn đề quan trọng nhất là các thông tin phải đƣợc cung cấp phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân có chất lƣợng. Chất lƣợng của một thông tin phải đảm bảo thảo mãn các yếu tố: thích hợp, kịp thời, cập nhập và chính xác. Một hế thống thông tin tót cân có các đặc điểm:
Hỗ trợ cho chiến lƣợc kinh doanh
Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lƣợc Tích hợp với hoạt động kinh doanh
Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ Chất lƣợng thông tin
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Truyền thông phải đảm bảo
truyền đạt đƣợc vai trò và trách nhiệm của các cá nhân đối với KSNB thông qua các kênh trao đổi nhƣ từ cấp trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới phản hồi lên cấp trên, giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau...Ngoài ra, truyền thông cũng đòi hỏi phải có sự trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với các đối tƣợng bên ngoài nhƣ khách hàng, cơ quản lý,....
Theo COSO năm 2013, Thông tin và truyền thông gồm những nguyên tắc sau :
- Nguyên tắc 13 : Doanh nghiệp thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lƣợng liên quan nhằm hỗ trợ cho những bộ phận khác của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Nguyên tắc 14 : Doanh nghiệp cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhƣ : thông tin về mục tiêu, trách nhiệm nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát trong hệ thống KSNB.
- Nguyên tắc 15 : Doanh nghiệp cần truyền đạt thông tin cho các đối tƣợng
liên quan, cả những đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp những vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ nhƣ vấn đề nhà cung cấp, cổ đông, khách hàng,...