7. Kết cấu của luận văn
2.4.4.2 Kiểm soát hệ thống kế toán
Kết quả khảo ở phụ lục 5 cho ta thấy: - Ƣu điểm.
Về chứng từ có phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ cho tất cả các nghiệp vụ xảy ra có 86% nhất trí. 93 % đồng ý chứng từ có đánh số thứ tự đầy đủ. Việc đánh số thứ tự các chứng từ giúp cho quá trình sắp xếp và lƣu trừ hồ sơ dễ dàng hơn, cũng nhƣ khi tìm kiếm hồ sơ cũng nhanh chóng hơn. Những nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kèm theo nhƣ hóa đơn, tờ trình, phiếu chuyển, phiếu nhập kho, biên bản, hợp đồng..., đều đƣợc xem xét và ký duyệt bởi những ngƣời có chức năng, thẩm quyền trong công ty ký duyệt. 98% nhân viên đƣợc khảo sát xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách
nhiệm. Họ biết rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình khi ký tên trên chứng từ, sổ sách và công ty quy định rất rõ quyền hạn và quyền lợi của những cá nhân này. Khi tiến hành kiểm tra sổ sách có 72% cho rằng công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ. Kế toán công ty theo định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp rà soát đƣợc những sai sót trong quá trình lập BCTC. 59% ý kiến cho rằng các chứng từ kế toán đƣợc ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có trách nhiệm. Các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý với tỉ lệ 61% đồng ý với ý kiến này và có 52% nhất trí hồ sơ lƣu trữ có khoa hoc.
- Tồn tại.
Nhìn nhận chung về hoạt động kiểm soát trong bộ máy kế toán vẫn chƣa thật sự tốt. Công ty chỉ sử dụng exe để hoạch toán kế toán nên việc ứng dụng về công nghệ thông tin chƣa cao. Việc sử dụng phần mềm exe khi phát hiện sai sót thì sửa chữa những sai sót sẽ khó khăn hơn. Trong các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý có tới 24 % không đồng ý và 19% không ý kiến. Trong các sổ sách, chứng từ kế toán cần đƣợc lƣu trữ cẩn thận vì thời gian lƣu trữ dài.
Đối với việc công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách thì sự đối chiếu nhiều khi chỉ mang tính thông lệ mà chƣa đáp ứng đƣợc mục đích chính của việc thực hiện. Ngoài ra công ty tình trạng kiêm nhiệm nhiều dẫn đến khó kiểm soát. Ví dụ nhƣ thủ quỹ kiêm thu mua, việc kiểm kê quý diễn ra định kỳ hàng quý, hàng năm mà không diễn ra hàng ngày, hàng tháng nên không theo dõi đƣợc tính chính xác của việc tồn quỹ và sử dụng quỹ có đúng mục đích hay không.