7. Kết cấu của luận văn
2.4.4.4 Kiểm soát quy trình thu mua
Sơ đồ 2. 4: Quy trình thu mua
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam) Giấy đề
xuất
Phê duyệt
Tài liệu vốn có phát/đánh giá Khai
Hỏi giá/ trả giá/ chọn nhà cung ứng
Phê duyệt giấy đề xuất
Phê duyệt đơn đặt hàng Theo dõi và nắm bắt ngày giao Xác nhận Kiểm nghiệm liệu vào Nhập kho Lƣu giữ Công việc thanh toán
- Ƣu điểm.
- Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, trƣớc khi tiến hành đạt đơn hàng với công ty khác, công ty luôn tham khảo, tìm hiểu giá nguyên, vật liệu để mua nguyên, vật liệu giá vừa hợp lý vừa đảm bảo chất lƣợng và cụ thể có 89% nhân viên đƣợc khảo sát nhất trí. 92% nhất trí đơn đặt hàng đƣợc ký duyệt đầy đủ bởi Ban lãnh đạo của công ty và 90% nhân viên đƣợc khảo sát cũng đồng ý đơn đặt hàng đƣợc đánh theo số thứ tự. Những đơn đạt hàng này đƣợc theo dõi để biết đƣợc ngày nào hàng về, về loại mặt hàng nào để công ty có kế hoạch chuẩn bị cho quá trình sản xuất hay dự trù nguyên, vật liêu để sản xuất cho đơn hàng tiếp theo cụ thể có 85% tƣơng ứng 33 ngƣời cho rằng công ty có theo dõi những đơn đặt hàng đã đƣợc ký duyệt.
93% đồng ý sau khi nguyên, vật liệu nhập về công ty có tiến hành kiểm tra chất lƣợng sản phẩm. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lƣợng nguyên vật liệu nhập về xem đúng quy cách, loại nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng hay không rồi mới nhập kho nguyên vật liêu và 93% ý kiến cho rằng chứng từ nhận hàng có đối chiếu với đơn đặt hàng.
- 100% nhân viên đƣợc khảo sát đều nhất trí ngƣời mua hàng và ngƣời nhận hàng hoàn toàn khác nhau. Mua hàng do bên bộ phận thu mua còn nhận hàng là do bộ phận kho đảm nhiệm. 53% ý kiến đồng ý công ty có phát hiện, xử lý trƣờng hợp gian lận trong thu mua.
Đối những hàng hóa bị hỏng hay thiếu hụt có báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo có 50 % nhất trí với quan điểm này. 57 % ý kiến cho rằng khi ghi nhận nợ kế toán đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đạt hàng khi ghi nhận nợ. Việc đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đạt hàng để tránh những sai sót cần thiết khi ghi nhận nợ.
- Tồn tại
Đối với hàng hóa bị hƣ hỏng và bị thiếu hụt có báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo, có 24% ý kiến không đồng ý và 26% không rõ ý kiến. Trong thực tế nếu hàng hóa hƣ hỏng, thiếu hụt nhiều thì nhân viên mới báo cáo cho cấp trên. Điều này gây
tổn thất cho công ty nếu tình trạng này xảy ra nhiều lần và công ty khó có thể kiểm soát tốt đƣợc.
Trong việc xử lý những trƣờng họp gian lận trong thu mua có 40% ý kiến không rõ. Trong công ty việc phát hiện, xử lý gian lận trong thu mua Ban giám đốc họp và phê bình cá nhân đó mà không công khai trƣớc toàn bộ nhân viên, sau đó sẽ điều chuyển cá nhân đó sang bộ phận khác hoặc cho nghỉ việc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Công ty có bộ phận KCS kiểm tra chất lƣợng. Tuy nhiên các nhân viên kiểm tra chất lƣợng ( KCS) chỉ kiểm tra chất lƣợng sản phẩm ở mỗi công đoạn sản xuất, chứ chƣa có KCS kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào.