7. Kết cấu của luận văn
2.4.4Thực trạng về hoạt động kiểm soát tại công ty
2.4.4.1 Hoạt động kiểm soát chung.
- Ƣu điểm
Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5 về việc công ty có thƣờng xuyên soát xét việc thực hiện kế hoạch có tới 88% nhân viên đƣợc khảo sát đống ý với quan điểm này. Điều này cho thấy công ty luôn quan tâm đến việc thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, từ những kế hoạch cho thấy đƣợc hiểu quả làm việc của từng phòng ban trong công ty. Công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam là công ty gia công và sản xuất nên việc bảo về tài sản cũng nhƣ máy móc thiết bị luôn đƣợc ban lãnh đạo
quan tâm cụ thể có 77% cho rằng công ty đƣa ra những biện pháp để giám sát, bảo dƣỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hƣ hỏng. Trong thực tế, công ty có đội ngũ nhân viên kỹ thuật luôn giám sát và bảo dƣỡng, bảo trì máy móc. Ngoài ra công ty còn mời các chuyên gia nƣớc ngoài nhƣ Đài Loam sang bảo trì và sửa chữa máy móc, thiết bị.
Trong việc báo cáo, 78% nhất trí công ty có yêu cầu về các báo cáo để đảm bảo yêu cầu về độ chính xác, tính kịp thời để giúp Ban giám đốc Công ty đánh giá đúng các rủi ro liên quan. Việc báo cáo chính xác và kịp thời sẽ giúp Ban giám đốc biết đƣợc thực trạng hiện tại của từng bộ phận trong công ty. Đồng thời cũng giúp Ban giám đốc đánh giá lại rui ro và có biện pháp đối phó các rủi ro có thể xảy ra sắp tới. 62% đồng ý công ty có tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh định kỳ.
- Tồn tại.
Cũng theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, nhân viên trong công ty chƣa hoàn toàn đồng nhất việc công ty có tiến hành phân tích số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh định kỳ. Thực tế khảo sát có tới 24% không đồng ý và 19% không rõ. Việc phân tích này giúp công ty đánh giá về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và từ đó xác định đƣợc kế hoạch cho tƣơng lai.
2.4.4.2 Kiểm soát hệ thống kế toán.
Kết quả khảo ở phụ lục 5 cho ta thấy: - Ƣu điểm.
Về chứng từ có phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ cho tất cả các nghiệp vụ xảy ra có 86% nhất trí. 93 % đồng ý chứng từ có đánh số thứ tự đầy đủ. Việc đánh số thứ tự các chứng từ giúp cho quá trình sắp xếp và lƣu trừ hồ sơ dễ dàng hơn, cũng nhƣ khi tìm kiếm hồ sơ cũng nhanh chóng hơn. Những nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kèm theo nhƣ hóa đơn, tờ trình, phiếu chuyển, phiếu nhập kho, biên bản, hợp đồng..., đều đƣợc xem xét và ký duyệt bởi những ngƣời có chức năng, thẩm quyền trong công ty ký duyệt. 98% nhân viên đƣợc khảo sát xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ nhƣ ký tên, trách
nhiệm. Họ biết rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình khi ký tên trên chứng từ, sổ sách và công ty quy định rất rõ quyền hạn và quyền lợi của những cá nhân này. Khi tiến hành kiểm tra sổ sách có 72% cho rằng công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ. Kế toán công ty theo định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp rà soát đƣợc những sai sót trong quá trình lập BCTC. 59% ý kiến cho rằng các chứng từ kế toán đƣợc ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và đƣợc phê duyệt bởi ngƣời có trách nhiệm. Các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý với tỉ lệ 61% đồng ý với ý kiến này và có 52% nhất trí hồ sơ lƣu trữ có khoa hoc.
- Tồn tại.
Nhìn nhận chung về hoạt động kiểm soát trong bộ máy kế toán vẫn chƣa thật sự tốt. Công ty chỉ sử dụng exe để hoạch toán kế toán nên việc ứng dụng về công nghệ thông tin chƣa cao. Việc sử dụng phần mềm exe khi phát hiện sai sót thì sửa chữa những sai sót sẽ khó khăn hơn. Trong các loại báo cáo, sổ sách kế toán đƣợc kết xuất, lƣu trữ có đảm bảo đƣợc các mục tiêu : đầy đủ, chính xác và hợp lý có tới 24 % không đồng ý và 19% không ý kiến. Trong các sổ sách, chứng từ kế toán cần đƣợc lƣu trữ cẩn thận vì thời gian lƣu trữ dài.
Đối với việc công ty có tiến hành đối chiếu giữa 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ nhƣ số liệu thực tế với ghi chép trên sổ sách thì sự đối chiếu nhiều khi chỉ mang tính thông lệ mà chƣa đáp ứng đƣợc mục đích chính của việc thực hiện. Ngoài ra công ty tình trạng kiêm nhiệm nhiều dẫn đến khó kiểm soát. Ví dụ nhƣ thủ quỹ kiêm thu mua, việc kiểm kê quý diễn ra định kỳ hàng quý, hàng năm mà không diễn ra hàng ngày, hàng tháng nên không theo dõi đƣợc tính chính xác của việc tồn quỹ và sử dụng quỹ có đúng mục đích hay không.
2.4.4.3 Kiểm soát quy trình sản xuất.
Để đáp ứng với những yêu cầu chất lƣợng hàng hóa, Công ty đã xây dựng một quy trình sản xuất để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng của sản phẩm. Định kỳ hàng năm Công ty mời các chuyên gia bên
ngoài đến đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng để đảm bảo tăng tính hiệu quả của hệ thống.
Sơ đồ 2. 3: Quy trình công nghệ sản xuất
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
Nguyên Liệu, Vật Liệu (tại kho NVL) ( Trộn Vật Liệu ( Hâm Liệu Sản Phẩm Hoàn Chỉnh Đạt Phụ Liệu Không Đạt Phòng Xay Nghiền Nhập kho
Thông qua kết quả khảo sát ở phụ 5 ta thấy - Ƣu điểm.
Có 74% đống ý trƣớc khi đem nguyên liệu đi pha trộn, nguyên liệu đã đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng rồi mới đƣợc đƣa vào sản xuất. Trong quá trình pha màu nguyên vật liệu thì còn so sách màu mới pha phải giống với màu của sản phẩm mẫu. 67% nhất trí bộ phận kỹ thuật, KCS có kiểm tra sản phẩm dở dang trƣớc khi cho sản xuất đại trà. Ngay từ khi chạy sản phẩm đầu tiên bên kỹ thuật, KCS sẽ kiểm tra từng khâu để phát hiện kịp thời những sai sót và điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên vật liệu. Những nhân viên KCS thƣờng xuyên đƣợc đào trƣớc khi kiểm tra các sản phẩm mới cụ thể có 78% đồng ý. Khi công ty gia công, sản xuất những sản phẩm mới thì bộ phận KCS sẽ đƣợc tài liệu, sản phẩm mẫu để nhân viên KCS đọc và tìm hiểu. Ngoài ra, bên đối tác sẽ tổ chức hƣớng dẫn thêm về những lỗi, hay những sai sót đề KCS hiểu rõ và kiểm tra sản phẩm đạt chất lƣợng tốt hơn.
Những sản phẩm sau khi đƣợc KCS kiểm tra xong, công ty chỉ đóng gói những sản phẩm đạt còn những sản phẩm không đạt đƣợc vào máy nghiền và có 88% nhất trí với quan điểm trên. 55 % ý kiến cho rằng kho lƣu trữ sản phẩm hoàn thành đảm bảo đúng kỹ thuật.
- Tồn tại
Có 31% ý kiến không đồng ý và 14% không rõ ý kiến kho lƣu trữ sản phẩm hoàn thành đảm bảo đúng kỹ thuật. Việc kho đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật giúp sản phẩm đƣợc lƣu trữ tốt hơn. Ngoài ra, đối những sản phẩm cũ hay quen thuộc, nhân viên KCS thƣờng không có tổ chức họp lại để nhắc nhở những lỗi hay thƣờng gặp.
Thông tin đặt hàng từ phòng kinh doanh hay thay đổi làm thay đổi trật tự sản xuất, thời gian giao hàng không cụ thể làm cho bộ phận sản xuất ra kế hoạch sản xuất lúc nào cũng đƣợc miễn nằm trong khoảng thời gian ấn định là đƣợc. Trong thực tế lại hay xảy ra tình trạng hối thúc hàng, do thời gian giao hàng gấp, không kịp gây ảnh hƣởng đến việc thực hiện và theo dõi kế hoạch sản xuất.
Bộ phận kiểm tra chất lƣợng sản phẩm chỉ có chức năng báo cáo, chứ chƣa phân tích nguyên nhân vì sao hƣ hỏng và đƣa ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa.
2.4.4.4 Kiểm soát quy trình thu mua
Sơ đồ 2. 4: Quy trình thu mua
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam) Giấy đề
xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phê duyệt
Tài liệu vốn có phát/đánh giá Khai
Hỏi giá/ trả giá/ chọn nhà cung ứng
Phê duyệt giấy đề xuất
Phê duyệt đơn đặt hàng Theo dõi và nắm bắt ngày giao Xác nhận Kiểm nghiệm liệu vào Nhập kho Lƣu giữ Công việc thanh toán
- Ƣu điểm.
- Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, trƣớc khi tiến hành đạt đơn hàng với công ty khác, công ty luôn tham khảo, tìm hiểu giá nguyên, vật liệu để mua nguyên, vật liệu giá vừa hợp lý vừa đảm bảo chất lƣợng và cụ thể có 89% nhân viên đƣợc khảo sát nhất trí. 92% nhất trí đơn đặt hàng đƣợc ký duyệt đầy đủ bởi Ban lãnh đạo của công ty và 90% nhân viên đƣợc khảo sát cũng đồng ý đơn đặt hàng đƣợc đánh theo số thứ tự. Những đơn đạt hàng này đƣợc theo dõi để biết đƣợc ngày nào hàng về, về loại mặt hàng nào để công ty có kế hoạch chuẩn bị cho quá trình sản xuất hay dự trù nguyên, vật liêu để sản xuất cho đơn hàng tiếp theo cụ thể có 85% tƣơng ứng 33 ngƣời cho rằng công ty có theo dõi những đơn đặt hàng đã đƣợc ký duyệt.
93% đồng ý sau khi nguyên, vật liệu nhập về công ty có tiến hành kiểm tra chất lƣợng sản phẩm. Bộ phận kho sẽ kiểm tra số lƣợng nguyên vật liệu nhập về xem đúng quy cách, loại nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng hay không rồi mới nhập kho nguyên vật liêu và 93% ý kiến cho rằng chứng từ nhận hàng có đối chiếu với đơn đặt hàng.
- 100% nhân viên đƣợc khảo sát đều nhất trí ngƣời mua hàng và ngƣời nhận hàng hoàn toàn khác nhau. Mua hàng do bên bộ phận thu mua còn nhận hàng là do bộ phận kho đảm nhiệm. 53% ý kiến đồng ý công ty có phát hiện, xử lý trƣờng hợp gian lận trong thu mua.
Đối những hàng hóa bị hỏng hay thiếu hụt có báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo có 50 % nhất trí với quan điểm này. 57 % ý kiến cho rằng khi ghi nhận nợ kế toán đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đạt hàng khi ghi nhận nợ. Việc đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng và đơn đạt hàng để tránh những sai sót cần thiết khi ghi nhận nợ.
- Tồn tại
Đối với hàng hóa bị hƣ hỏng và bị thiếu hụt có báo cáo ngay cho Ban lãnh đạo, có 24% ý kiến không đồng ý và 26% không rõ ý kiến. Trong thực tế nếu hàng hóa hƣ hỏng, thiếu hụt nhiều thì nhân viên mới báo cáo cho cấp trên. Điều này gây
tổn thất cho công ty nếu tình trạng này xảy ra nhiều lần và công ty khó có thể kiểm soát tốt đƣợc.
Trong việc xử lý những trƣờng họp gian lận trong thu mua có 40% ý kiến không rõ. Trong công ty việc phát hiện, xử lý gian lận trong thu mua Ban giám đốc họp và phê bình cá nhân đó mà không công khai trƣớc toàn bộ nhân viên, sau đó sẽ điều chuyển cá nhân đó sang bộ phận khác hoặc cho nghỉ việc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Công ty có bộ phận KCS kiểm tra chất lƣợng. Tuy nhiên các nhân viên kiểm tra chất lƣợng ( KCS) chỉ kiểm tra chất lƣợng sản phẩm ở mỗi công đoạn sản xuất, chứ chƣa có KCS kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào.
2.4.4.5 Kiểm soát chu trình tiền lƣơng
Sơ đồ 2. 5: Quy trình tiền lƣơng
( Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Ever Tech Plastic Việt Nam)
Theo bảng khảo sát ở phụ lục 5 ta thấy: - Ƣu điểm.
Nguồn nhân sự của công ty thƣờng hay biến động, do một số công nhân thƣờng nghỉ việc thất thƣờng và công ty phải tuyển nhân nhân viên mới để kịp tiến độ sản xuất. Việc biến động nhƣ vậy gây ảnh hƣởng đến công tác tính lƣơng những
Mức lƣơng cơ bản
của công nhân Bảng chấm công
Bảng thanh toán lƣơng
Phiếu chi
nhìn chung có 78% ý kiến co rằng bộ phận tính lƣơng cập nhật đầy đủ và kịp thời các biến động về nhân sự và mức lƣơng. 88% ý kiến đồng ý công ty có nộp đầy đủ các khoản trích theo lƣơng đúng quy định. Công ty luôn thực hiện đúng các quy định của bộ tài chính cũng nhƣ pháp luật Việt Nam quy định.
59 % nhân viên đƣợc khảo sát nhất trí công ty có cập nhập các quy định về tính lƣơng ngoài giờ, lƣơng ngày nghỉ, lƣơng ngày lễ. Cụ thể đối làm tăng ca sẽ đƣợc nhân hệ số 1.2 làm trong ngày thƣờng, tăng ca ngày thứ bảy tính 1.5, đi làm chủ nhật tính hệ số 2,... 81% đồng ý công ty có tách bạch các chức năng : chấm công, tính lƣơng, xét duyệt lƣơng và trả lƣơng. Điều này đƣợc thể hiện rõ trên sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán (trang 26).
- Tồn tại
Cũng theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5, có 73% nhân viên đƣợc khảo sát không đồng ý công ty có chính sách bảo mật cho mức lƣơng của từng cá nhân. Bảng lƣơng sẽ đƣợc gửi vào mail, và dán ở bảng thông tin để cho nhân viên xem lƣơng của mình.
Trong quá trình chấm công, do số lƣợng công nhân thay đổi nên cũng xảy ra những sai sót nhƣ tính thiếu ngày công, hay tính thiếu tiền tăng ca cho công nhân. Một số tổ trƣởng tính sai ngày công của tổ mình khiến cho bộ phận tính lƣơng phải đối chiếu so sánh và hỏi lại làm cho ngày trả lƣơng đôi khi sẽ trễ.
2.4.4.6 Kiểm soát chu trình tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiền là yếu tố vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và có mối quan hệ mật thiết với công việc thu, chi tại công ty. Theo kết quả khảo sát ở phụ lục 5 cho thấy:
- Ƣu điểm
Có 96% nhất trí các phiếu thu và phiếu chi đƣợc đóng dấu "Đã thu tiền" hoặc " Đã thanh toán" sau khi thực hiện việc thu, chi. Đối những phiếu thu chi. Ngoài ra, khi có dấu hiệu bất thƣờng công ty sẽ tiến hành kiểm tra quỹ cụ thể có 79% đồng ý với quan điểm trên. Khi tiến hành kiểm tra sẽ có kế toán trƣởng, Ban giám đốc và thủ quỹ.
- Tồn tại
Nhìn chung về chu trình kiểm soát tiền còn chƣa tốt. Có 52% ý kiến không đồng ý công ty có tách biệt các chức năng nhƣ nghiệp vụ, kế toán, thủ quỹ, thu mua. Việc không tách biệt thủ quỹ và thu mua dẽ dàng gây ra gian lân, ảnh hƣởng đến công ty. Ngoài ra, công ty không tiến hành kiểm tra quỹ thƣờng xuyên mà chỉ kiểm tra quỹ theo định kỳ, hay khi có bất thƣờng xảy ra. 49% nhân viên đƣợc khảo sát không nhất trí với công ty có kiểm kê quỹ, niêm phong két sắt và lập biên bản tồn quỹ vào cuối ngày. Thủ quỹ tự động kiểm tra quỹ cuối ngày để chốt sổ vì vậy mức độ bảo đảm sẽ không cao, dễ gây tình trạng gian lận, biển thủ quỹ làm tăng độ rủi ro cho doanh nghiệp. Vì vậy, những thông tin về các khoản tiền chi hoặc các khoản tiền phải thu đã đến hạn nhƣng vẫn chƣa đƣợc cập nhật kịp thời, đầy đủ dẫn đến tình trạng các cấp quản lý không nắm bắt cụ thể một cách kịp thời cho việc ra những quyết định quan trọng mà chỉ mang tính chất dự đoán. Nguyên nhân cũng do sự quản lý không chặt chẽ của trƣởng phòng đối với công việc của nhân viên. Đây là một điểm cần lƣu ý để có kế hoạch điều chỉnh, giúp bộ máy kiểm soát ngày càng hoàn thiện và trọn vẹn hơn.
2.4.5 Thực trạng thông tin và truyền thông tại Công ty.
Thông tin và truyền thông là một trong năm yếu tố cấu thành nên Hệ thống