7. Kết cấu của luận văn
1.4.2 Những nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ngay cả khi, Doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó tùy thuộc chủ yếu vào nhân tố con ngƣời, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lƣợng nhân sự. Dƣới đây là một số nhân tố đe doạ tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
– Ngƣời quản lý lạm quyền.
– Sự tiếp cận tài sản.
– Coi trọng hình thức hơn vật chất.
– Mâu thuẫn quyền lợi.
Người quản lý lạm quyền: Trong thực tế, có nhiều trƣờng hợp, ngƣời quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể. Ví dụ nhƣ ngƣời quản lý tuyển nhân viên trực tiếp (tuyển ngƣời thân quen) mà không thông qua Phòng nhân sự, thăng chức cho nhân viên mà không đánh giá năng lực
của nhân viên đó... Các quyết định này thƣờng đƣợc biện minh bằng tính hiệu quả của công việc, bằng mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích. Điều này đúng trong một số trƣờng hợp. Tuy nhiên, việc dành cho ngƣời quản lý một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát đƣợc rủi ro và làm cho môi trƣờng kiểm soát trở nên yếu kém.
Sự tiếp cận tài sản: Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản. Các thủ tục kiểm soát này rất đa dạng. Tuy nhiên, vẫn còn những khả năng rất lớn là các thủ tục kiểm soát không bảo vệ một các hữu hiệu tài sản của đơn vị do không đo lƣờng đƣợc hết những phƣơng cách tiếp cận tài sản. Kiểm soát sự tiếp cận tài sản không chỉ là kiểm soát trên tài sản mà còn bao gồm việc kiểm soát đối với việc xét duyệt mua hay chuyển giao tài sản. Thông tin cũng là một tài sản quan trọng và bảo vệ nó cũng cần phải kiểm soát sự tiếp cận thông tin. Do đó doanh nghiệp phải nắm đƣợc tình hình tài sản (nhƣ thời gian sử dụng, , tình trạng tài sản hiện tại,..) của doanh nghiệp mình
Coi trọng hình thức hơn vật chất: Một trong những đe doạ lớn đối với sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ là việc chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất của các thủ tục kiểm soát. Ví dụ:
Đơn vị quy định : những khoảng chi từ 10 triệu đồng trỏ lên phải có chữ ký của hai ngƣời xét duyệt. Trên thực tế ngƣời thứ hai ký duyệt nhƣng không kiểm tra mà chỉ căn cứ trên chữ ký của ngƣời thứ nhất.
Trong quy trình mua hàng, đơn vị sử dụng phƣơng pháp so sánh giá giữa các nhà cung cấp. Tuy nhiên đơn vị không thay đổi và luôn chỉ so sánh ba nhà cung cấp quen thuộc. Việc mua hàng lúc này chỉ mang tính hình thức vì các nhà cung cấp hoàn toàn có thể thống nhất với nhau để ép giá. Để hạn chế điều này, ngƣời quản lý cần có quan điểm chú trọng hơn đến thực chất của các thủ tục kiểm soát, thƣờng xuyên kiểm tra để đánh giá kết quả của các thủ tục.
Sự mâu thuẫn quyền lợi: Sự mâu thuẫn quyền lợi của một nhân viên sẽ xảy khi lợi ích khác của doanh nghiệp ảnh hƣởng đến lợi ích của họ. Khi đó, lòng trung thành của họ đối với doanh nghiệp sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành
động gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức. Quản lý theo kiểu “gia đình trị” hay “đồng hƣơng” cũng là một nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên có thể đặt quyền lợi của ngƣời thân lên trên quyền lợi của tổ chức. Có rất nhiều dạng mâu thuẫn quyền lợi có thể xảy ra. Nói chung, khi một nhân viên trung thành với cùng một lúc hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại.
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Trong chƣơng 1, tác giả đã trình bày những nội dung chủ yếu tổng quan về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO năm 2013 về định nghĩa KSNB, HTKSNB, năm yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB bao gồm: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, công việc kiểm soát và giám sát và 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết các bộ phận cấu thành và giảm thiểu nguy cơ xảy ra sai sót để doanh nghiệp đạt tốt ƣu mục tiêu đã đề ra.
Trên cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể xây dựng hê thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp mình nhƣ con ngƣời, tài sản, nguồn vốn, góp phần làm hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH EVER TECH PLASTIC VIỆT NAM