7. Kết cấu của luận văn
2.4.2.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
- Ƣu điểm
Thông qua kết quả khảo sát (phụ lục 5), tại Công ty có 74% ý kiến nhất trí với việc : Công ty có sự phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban. Việc phân chia rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban sẽ tao điều kiện thuận lợi cho việc tự kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các thành viên, các bộ phận. Hơn thế, 84% nhân viên trong công ty tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong thực hiện công việc và 86% nhân viên trong Công ty hiểu rõ đƣợc sự quan trọng của phân chia trách nhiệm ảnh hƣởng đến KSNB. Những ƣu điểm trong việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm đang đƣợc thực hiện tại công ty là một dấu hiệu tốt để đánh giá tính hiệu quả của việc giám sát trong hệ thống KSNB tại công ty.
Công ty có sơ đồ tổ chức trong đó việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận khá rõ ràng dựa trên năng lực thực tế, trình độ chuyên môn, đạo đức của mỗi nhân viên. Tuy chƣa sát sao trong việc quản lý tài chính vì quyền hạn và trách nhiệm chƣa cụ thể (41%) nhƣng cũng là dấu hiệu tốt để nhận
thấy đƣợc những điểm còn hạn chế làm tiền đề cho việc hoàn thiện, cải tổ hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty đƣợc hoàn thiện hơn.
- Tồn tại
Có đến 29% không đồng ý và 43% không rõ Công ty có bảng mô tả công việc cho từng nhân viên để cụ thể hóa nhiệm vụ cũng nhƣ các thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm. Theo điều tra thực tế việc mô tả công việc, phân chia công việc cho từng nhân viên trong phòng ban chỉ thông qua lời nói. Điều này cho thấy thủ tục kiểm soát còn mang tính truyền thống, chủ quan chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ một cách khách quan và khoa học, các nhân viên ở các bộ phận còn làm việc mang tính cá nhân, độc lập; không tạo đƣợc sự hợp tác, phối hợp dẫn đến nguy cơ các bộ phận, phòng ban vô tình làm sai mà không biết hay cơ hội gian lận xảy ra làm ảnh hƣởng đến việc quản lý, giám sát trong công ty. 41 % không đồng ý quyền hạn và trách nhiệm về tài chính trong Công ty đƣợc giao cho một nhân viên quản lý cụ thể.