II. MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM TÂM LÍ CỦA TỔ CHỨC CẦN ĐƯỢC CHÚ Ý TRONG
3. Chuẩn mực của tổ chức
Khi nghiên cứu những đặc điểm tâm lí của tổ chức, chúng ta không thể không tìm hiểu vấn đề chuẩn mực trong tổ chức và việc thực hiện nó vì đây là một yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức.
3.1. Khái niệm chuẩn mực
Chuẩn mực của một tổ chức là một hệ thống các quy định mà mọi thành viên của nó đều phải thi hành và phấn đấu thực hiện.
Các chuẩn mực của tổ chức được hình thành dựa trên các yếu tố sau:
- Dựa vào các chuẩn mực cơ bản. Đó là các chuẩn mực của xã hội (chuẩn mực luật pháp, chuẩn mực đạo đức) và các chuẩn mực của tổ chức cấp cao hơn - tổ chức quản lí trực tiếp. Chẳng hạn, tổng công ti quản lí trực tiếp các công ti thành viên. Các chuẩn mực luật pháp ở đây là Hiến pháp, các bộ luật của Nhà nước, các quy định của Chính phủ v.v... Đối với một tổ chức thì các quy định của cơ quan cấp trên (chẳng hạn, của tổng công ti đối với công ti) cũng là cơ sở để công ti xây dựng các chuẩn mực của mình. Như vậy, trong một tổ chức đồng thời tồn tại một số hệ thống chuẩn mực có giá trị là: Các chuẩn mực xã hội, các chuẩn mực của cơ quan quản lí cấp trên và các chuẩn mực do chính tổ chức xây dựng nên.
- Dựa vào hoạt động thực tiễn và các điều kiện cụ thể của tổ chức đó. Chẳng hạn, những quy định về hoạt động của một doanh nghiệp nào đó xây dựng trên cơ sở điều kiện hoạt động cụ thể (nội dung và mục đích hoạt động) của doanh nghiệp.
3.2. Vai trò của chuẩn mực trong tổ chức
Chuẩn mực có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hoạt động, phát triển và tồn tại của một tổ chức.
Trong tổ chức chuẩn mực có các vai trò cơ bản sau:
a. Chuẩn mực quy định và điều chỉnh hành vi của cá nhân trong tổ chức
Chuẩn mực quyết định phương thức ứng xử của các thành viên, là sợi dây ràng buộc cá nhân thuộc về tập thể, gắn bó với tập thể. Trong tổ chức các hành động của cá nhân từ việc thực hiện thời gian làm việc hàng ngày, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ, cách ứng xử giữa cá nhân với nhau, quan hệ lãnh đạo - bị lãnh đạo và ngược lại v.v... đều dựa vào các chuẩn mực chung cũng như các chuẩn mực riêng của tổ chức. Trước khi thực hiện một hành động, cá nhân thường suy nghĩ: Mình phải hành động như thế nào? Mình được hành động ở phạm vi và mức độ nào? Những suy nghĩ này căn cứ vào các chuẩn mực đã được xác định.
Chuẩn mực không chỉ quy định cách thức hành động cho các cá nhân, mà chuẩn mực còn có vai trò điều chỉnh hành vi của họ. Có thể vì lí do nào đó khi thực hiện, hành vi cá nhân có thể là không đúng, nhưng trong quá trình hành động cá nhân có thể điều chỉnh lại hành vi của mình cho phù hợp với các chuẩn mực. Sự điều chỉnh này có thể do tự cá nhân nhận ra và thực hiện hoặc có thể do sự tác động của những người lãnh đạo, của đồng nghiệp hay bạn bè.
Ở phạm vi xã hội, các cá nhân lựa chọn phương thức hành động, điều chỉnh các hành vi của mình theo các chuẩn mực của xã hội, trước hết là các chuẩn mực luật pháp và sau đó là các chuẩn mực đạo đức. Khi ra đường, mỗi người tự xác định cho mình phải đi phía bên phải, qua đường, qua các ngã tư, ngã năm phải theo tín hiệu giao thông. Tức. là mọi người phải thực hiện các chuẩn mực giao thông.
Điều đáng chú ý là việc thực hiện các chuẩn mực trong xã hội chúng ta của người dân chưa được tốt lắm. Đây là điều mà chúng ta khác với nhiều quốc gia phát triển. Ở đó, người dân có một ý thức chấp hành luật pháp rất cao. ý thức chấp hành luật pháp kém là một nguyên nhân cơ bản dẫn tới các hành vi lệch chuẩn rất đa dạng trong xã hội ta hiện nay. Ở ngoài đường thì nhiều người vi phạm luật giao thông: phóng nhanh, vượt ẩu, vượt đèn đỏ, đi không đúng phần đường quy định, chở cồng kềnh... Và đây chính là nguyên nhân dẫn tới tình trạng tai nạn giao thông rất cao ở nước ta hiện nay. ước tính mỗi năm ở nước ta có khoảng hơn 1.000 người bị chết vì tai nạn giao thông và với một số lượng lớn hơn bị thương và tàn phế. Ở trong các tổ chức vẫn tồn tại hiện tượng tham nhũng, lãng phí tài sản của Nhà nước, vi phạm kỉ luật lao động. Tình trạng thanh thiếu niên nghiện hút, tham gia các tệ nạn xã hội, phạm pháp có xu hướng gia tăng… Tất cả những điều này cho thấy, việc chấp hành các chuẩn mực đối với chúng ta hiện nay là vấn đề rất bức xúc, rất cần được quan tâm giải quyết.
Vấn đề đặt ra là: Tại sao người dân chúng ta lại chấp hành luật pháp chưa tốt? Đây là vấn đề rất phức tạp, có nhiều cách lí giải và tất yếu có nhiều nguyên nhân dẫn tới thực trạng này. Từ góc độ của khoa học tâm lí chúng ta có thể đưa ra một số nguyên nhân sau:
- Thứ nhất, có những nguyên nhân lịch sử - văn hóa. Đó là có một thời gian rất dài chúng ta sống trong xã hội nông nghiệp lạc hậu, với chế độ tự quản làng xã cao. Xã hội nông nghiệp ấy tạo nên ở người dân một thói quen hành động mang tính chất tương đối tuỳ tiện, tự do. Tính tự do, tuỳ tiện này xuất phát từ sự sản xuất cá nhân, nhỏ lẻ. Người nông dân tự hành động trên mảnh ruộng của mình. Thời gian ra đồng, thời gian về nhà do mình tự quyết định. Trồng cây gì, nuôi con gì, tiêu thụ sản phẩm ra sao cũng do người dân tự quyết định... Trong khuôn viên đường làng họ tuỳ ý thích đi bên phải hoặc bên trái... Tất cả những hành vi đó trải qua năm tháng, thời gian cứ ngấm dần vào cả thế hệ và trở thành một thói quen, một nếp sống của làng xã Chỉ có xã hội công nghiệp mới tạo ra một ý thức kỉ luật, ý thức chấp hành luật pháp cao.
- Thứ hai, trong những năm qua chúng ta đã ban hành nhiều bộ luật, nhiều quy phạm pháp luật, song trong quá trình thực hiện lại chưa được tốt. Nhiều người chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra, giám sát thực thi pháp luật thiếu gương mẫu làm mất lòng tin của người dân và đây chính là một nguyên nhân khuyến khích sự vi phạm chuẩn mực của người dân.
b. Các chuẩn mực đảm bảo cho sự hình thành một trật tư, một hệ thống ứng xử thống nhất của các thành viên trong tổ chức
Vai trò quan trọng của chuẩn mực là tạo ra một cách ứng xử thống nhất tự giác trong phạm vi của một tổ chức, cũng như trong phạm vi xã hội. Nhờ có chuẩn mực mà mọi thành viên đến cơ quan làm việc và kết thúc một ngày làm việc đúng giờ. Nhờ có chuẩn mực mà mọi người công nhân trong nhà máy đảm bảo được định mức, chất lượng lao động. Nhờ có chuẩn mực mà mọi người đi đường đều dừng ở trước vạch khi có tín hiệu đèn đỏ.
Trong quá trình thực hiện các hoạt động chung của tổ chức, sự thống nhất hành động là rất quan trọng. Đặc biệt là trong các tổ chức sản xuất kinh doanh, các tổ chức lực lượng vũ trang... thì sự thống nhất hành động là rất cần thiết, là không thể thiếu được Trong một dây chuyền sản xuất, nếu chỉ cần một cá nhân lơ đãng, làm việc ngẫu hứng là có thể ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ dây chuyền.
Tổ chức giữ gìn trật tự và sự thống nhất của mình bằng các chuẩn mực và nó sẽ dùng áp lực, các biện pháp trừng phạt với các thành viên vi phạm chuẩn mực. Theo G.N. Fisher, chuẩn mực của nhóm chú trọng đến sự tán thành và cũng bao hàm những trừng phạt trong trường hợp vi phạm chuẩn mực.
Như vậy, chuẩn mực thể hiện như sự phán xét căn cứ vào những giá trị mà nó quy chiếu. Với tư cách là một phán xét về giá trị, chuẩn mực là một đòi hỏi và việc không tuân theo nó sẽ bị trừng phạt. Chẳng hạn, một người công nhân không chấp hành quy định về thời gian, không hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch có thể bị trừ lương, thậm chí bị thôi việc.
Ở đây chúng ta thấy hiệu quả của chuẩn mực là đẻ ra tính đồng nhất trong tổ chức. Vai trò của chuẩn mực là tạo ra một tập thể vững chắc, trong đó các ứng xử hoàn toàn có thể đồng nhất.
c. Chuẩn mực là yếu tố cơ bản đế tạo lập ý thức "chúng tôi" (ý thức về tập thể mình), là điểm tựa cho mỗi cá nhân ứng xử trước một tình thế không có chỗ dựa khách quan
Tính đồng nhất của tổ chức được xây dựng trên cơ sở của chuẩn mực là một điều kiện để hình thành nên ý thức về tập thể của mình. Điều này thể hiện ở chỗ, khi cá nhân nhận thức và hành động cá nhân thường xuất phát từ lợi ích của tổ chức. Cá nhân hành động như thế nào đó để không tổn hại đến lợi ích chung của tổ chức. Ở nhiều cộng đồng còn có những quy định nghiêm ngặt về trách nhiệm của cá nhân đối với cộng đồng và các hình thức trừng phạt khi cá nhân làm tổn hại đến cộng đồng.
Trong các công ti của Nhật Bản, ý thức "chúng tôi" được thể hiện rất cao. Mọi người luôn tự hào vì mình được là thành viên của công ti. Họ làm việc hết mình vì sự phát triển của công ti. Điều đơn giản ở đây là công ti luôn quan tâm đến lợi ích của người lao động, đảm bảo thu nhập và việc làm cho họ. Mặt khác, ý thức thực hiện các chuẩn mực của người lao động rất cao.
d. Chuẩn mực cũng là cơ sở để cá nhân tự đánh giá về các hành vi và ứng xử của mình so với hành vi và ứng xử của tập thể
Chuẩn mực không chỉ là cơ sở để tổ chức đánh giá hành vi và cách ứng xử của các cá nhân trong tổ chức, mà còn là tiêu chí để mỗi thành viên tự đánh giá về hành vi của mình trong hoạt động chung của tổ chức. Các cá nhân tự đánh giá về sự phù hợp, đúng đắn trong cách ứng xử của mình với các thành viên khác, trong quan hệ dọc và quan hệ ngang. Từ sự đánh giá đó, cá nhân sẽ điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp với chuẩn mực, phù hợp với hành vi của đa số.
Trong khi đánh giá hành vi của mình so với đa số, có thể xảy ra hiện tượng mà các nhà tâm lí học gọi là hiện tượng "a dua" hay áp lực của nhóm. Đó là hiện tượng cá nhân điều chỉnh suy nghĩ và hành vi của mình cho phù hợp với hành vi của đa số, mặc dù trong một số trong hợp có thể cách ứng xử của đa số chưa phải đã là đúng đắn, phù hợp với chuẩn mực.
Khi tìm hiểu về chuẩn mực của tổ chức, chúng ta cần lưu ý là chuẩn mực không phải là những quy tắc bất biến. Bản thân nó cũng tiến hoá cho phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn. Một số chuẩn mực sẽ rơi vào lãng quên, một số chuẩn mực mới sẽ xuất hiện. Khi thực tiễn cuộc sống thay đổi thì một số chuẩn mực không còn phù hợp với cuộc sống, chúng cần được thay đổi để có thể là công cụ điều chỉnh hành vi của con người trong điều kiện mới. Trong phạm vi của một tổ chức cũng vậy. Sự phát triển của tổ chức, yêu cầu của những nhiệm vụ mới đã đòi hỏi tổ chức phải có những chuẩn mực mới. Do vậy, sự thay đổi của chuẩn mực trong tổ chức, cũng như trong phạm vi xã hội là tất yếu và mang tính khách quan. Trong đời sống xã hội có một số chuẩn mực vẫn còn giữ được giá trị qua thời gian. Đó là một số chuẩn mực về đạo đức như: tôn trọng và lễ phép với những người lớn tuổi, tôn sư trọng đạo, trong nước nhớ nguồn, lá lành đùm lá rách...
Các chuẩn mực trong phạm vi một tổ chức cũng như trong xã hội có ba chức năng cơ bản. Các chức năng này quy định vai trò của chuẩn mực mà chúng ta đã phân tích ở trên.
a. Điều chỉnh và hướng dẫn hành vi của các cá nhân trong trong tổ chức
Trong mỗi tổ chức cần phải có những chuẩn mực để đánh giá nhân cách các thành viên, quy định hành động giới hạn của họ. Những người lãnh đạo căn cứ vào các chuẩn mực để hướng dẫn hành vi của các cá nhân trong tổ chức của mình. Thông qua chuẩn mực để đánh giá những mặt tích cực và hạn chế của họ, điều chỉnh hành vi của các cá nhân cho phù hợp với lợi ích của tổ chức và xã hội. Tất nhiên, ở đây lợi ích cá nhân cũng được đảm bảo. Đây là chức năng quan trọng nhất của chuẩn mực.
b. Đảm bảo sự thống nhất hành động các cá nhân trong tập thể
Tính quy định và tính bắt buộc của chuẩn mực tạo ra sự thống nhất hành động của các cá nhân trong nhóm. Các tổ chức tồn tại và hoạt động được là do các thành viên biết dựa vào chuẩn mực để hành động. Đối với bất cứ tổ chức nào nếu các chuẩn mực được thực hiện một cách nghiêm túc, tức là những người lãnh đạo biết tổ chức, duy trì và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chuẩn mực của nhóm thì tính thống nhất trong nhận thức và hành động của tổ chức đó càng cao, tính kỉ luật và tính tổ chức biểu hiện càng rõ nét. Trái lại, trong một tổ chức, các chuẩn mực không được thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả thì xung đột, mâu thuẫn trong tập thể đó sẽ nẩy sinh, hiệu quả hoạt động của tổ chức thấp và có thể dẫn tới sự tan rã hay tình trạng "vô chính phủ.
c. Giải quyết các xung đột của tập thể
Hai nhà tâm lí học A.M.Robert và F.Tilman đã nhận định: Cấu trúc của nhóm là sự cân bằng tương đối. Do ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau, trước hết là bất đồng về quan điểm và lợi ích mà nhóm luôn luôn có xu thế phá vỡ sự cân bằng, nẩy sinh các xung đột ở những mức độ khác nhau.
Xung đột trong một tổ chức chỉ có thể giải quyết trên cơ sở các chuẩn mực của tập thể đó, cũng như các chuẩn mực xã hội nói chung. Bởi vì chúng là các tiêu chuẩn để đánh giá, phán xét hành vi, ứng xử của mỗi cá nhân trong tập thể.
d. Chức năng giáo dục của chuẩn mực
Với tư cách là yếu tố định hướng, điều chỉnh và hướng mẫn hành vi của người lao động trong tổ chức, chuẩn mực có vai trò giáo dục con người, góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện nhân cách con người. Chức năng giáo dục của chuẩn mực thể hiện ở các khía cạnh sau:
- Hình thành ý thức tổ chức kỉ luật của người lao động. - Hình thành các thói quen làm việc của người lao động.
- Hình thành cách ứng xử giữa những người lao động phù hợp với môi trường làm việc của tổ chức.
- Cuối cùng là góp phần hình thành ý thức luật pháp của người lao động.