Nhãn hiệu chứng nhận trước tiên nó là một nhãn hiệu, thuộc đối tượng bảo hộ của quyền SHCN. Do đó, các điều kiện bảo hộ đối với NHCN được các văn bản pháp luật về SHTT quy định.
Để một NHCN được chấp nhận bảo hộ theo qui định của Luật SHTT năm 2005 thì nó phải đáp ứng được các điều kiện bảo hộ như một nhãn hiệu thông thường. Tức là nhãn hiệu đó, phải đáp ứng được các điều kiện quy định tại Điều 72 Luật SHTT 2005.
Đầu tiên, NHCN phải có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của chủ sở hữu nhãn hiệu với hàng hóa, dịch vụ của chủ thể khác. Tức là NHCN phải có khả năng tự phân biệt và không trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với các đối tượng thuộc phạm vi bảo hộ quyền SHTT của người khác.
Với điều kiện này, đầu tiên cần hiểu khái niệm chủ sở hữu nhãn hiệu theo nghĩa rộng. Vì chủ sở hữu NHCN, đăng ký và được bảo hộ, nhưng chính chủ sở hữu NHCN lại không trực tiếp sử dụng NHCN này. Mà cho phép những cá nhân, tổ chức khác, có kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, sử dụng trên hàng hóa, dịch vụ của mình nếu họ đáp ứng được các điều kiện nhất định, do quy chế của việc sử dụng NHCN này quy định. Do đó, khả năng phân biệt của NHCN thể hiện ở việc phân biệt giữa tổ chức cá nhân được phép sử dụng NHCN trên hàng hóa, dịch vụ của mình với tổ chức cá nhân không được phép sử dụng NHCN đó. Như vậy, một doanh nghiệp có thể vừa sử dụng một nhãn hiệu thông thường, để phân biệt hàng hóa dịch vụ do mình sản xuất kinh doanh với các doanh nghiệp khác có kinh doanh các loại hàng hóa dịch vụ trùng hoặc tương tự khác vừa có thể sử dụng NHCN để phân biệt với các doanh nghiệp khác không thuộc đối tượng được phép sử dụng NHCN.
Về khả năng tự phân biệt: Để đáp ứng được điều kiện này, NHCN phải đáp ứng được quy định tại Điều 74 Luật SHTT 2005. Tức là, NHCN đó phải "được tạo thành từ một hoặc một số yếu tố dễ nhận biết, dễ ghi nhớ hoặc từ nhiều yếu tố kết hợp thành một tổng thể dễ nhận biết, dễ ghi nhớ".
Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, đặc điểm "dễ nhận biết" và "dễ ghi nhớ" chưa được hướng dẫn, giải thích cụ thể trong các văn bản pháp luật hiện hành. Do vậy, nên hiểu những đặc điểm trên là những dấu hiệu thông dụng mà người tiêu dùng Việt Nam với những trình độ hiểu biết thông thường cũng có thể nhận biết và ghi nhớ được.
Bên cạnh đó, khả năng tự phân biệt của nhãn hiệu nói chung và NHCN nói riêng còn được giải thích cụ thể tại Khoản 2 Điều 74 Luật SHTT năm 2005, NHCN bị coi là không có khả năng phân biệt, nếu NHCN đó là dấu hiệu thuộc một trong các trường hợp được loại trừ sau đây:
a) Hình và hình hình học đơn giản, chữ số, chữ cái, chữ thuộc các ngôn ngữ không thông dụng, trừ trường hợp các dấu hiệu này đã được sử dụng và thừa nhận rộng rãi với danh nghĩa một nhãn hiệu;
b) Dấu hiệu, biểu tượng quy ước, hình vẽ hoặc tên gọi thông thường của hàng hóa, dịch vụ bằng bất kỳ ngôn ngữ nào đã được sử dụng rộng rãi, thường xuyên, nhiều người biết đến;
c)Dấu hiệu chỉ thời gian, địa điểm, phương pháp sản xuất, chủng loại, số lượng, tính chất, thành phần, công dụng, giá trị hoặc các đặc tính khác mang tính mô tả hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp dấu hiệu đó đã đạt được khả năng phân biệt thông qua quá trình sử dụng trước thời điểm nộp đơn đăng ký nhãn hiệu;
d) Dấu hiệu mô tả hình thức pháp lý, lĩnh vực kinh doanh của chủ thể kinh doanh;
đ) Dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp dấu hiệu đó đã được sử dụng và thừa nhận rộng rãi với
danh nghĩa một nhãn hiệu hoặc được đăng ký dưới dạng nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận quy định tại Luật này... [30]. Các trường hợp loại trừ này đã được phân tích khá rõ trong phần điều kiện bảo hộ đối với nhãn hiệu nói chung. Vì NHCN cũng là nhãn hiệu, do đó, các điều kiện bảo hộ với nhãn hiệu nói chung cũng sẽ được áp dụng một cách tương tự với NHCN. Tuy nhiên, như đã phân tích, NHCN có đặc trưng riêng, nên có những trường hợp với nhãn hiệu nói chung bị coi là không có khả năng phân biệt nhưng với NHCN vẫn được coi là có khả năng phân biệt, vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn bảo hộ.
Chẳng hạn, NHCN " " chứa đựng dấu hiệu mang tính chất mô tả về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các tổ chức cá nhân kinh
doanh; NHCN chứa đựng yếu tố mô tả về phương pháp sản xuất;
hay NHCN chứa đựng dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý...
Về điều kiện: NHCN không trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với các đối tượng thuộc phạm vi bảo hộ quyền SHTT của người khác. Tức là NHCN có khả năng phân biệt với nhãn hiệu khác và với các đối tượng sở hữu công nghiệp khác. Có thể xảy ra hai khả năng: NHCN có khả năng phân biệt với NHHH, dịch vụ trùng và tương đương; NHCN có khả năng phân biệt với các đối tượng SHCN khác.
Ở khả năng thứ nhất, có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Nhãn hiệu chứng nhận có khả năng phân biệt với nhãn hiệu đã được đăng ký cho hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự trên cơ sở đơn đăng ký có ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên sớm hơn trong trường hợp đơn đăng ký được
hưởng quyền ưu tiên. Có nghĩa là NHCN có khả năng phân biệt với các nhãn hiệu đã được đăng ký trước dựa trên căn cứ vào ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên (trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên).
- Nhãn hiệu chứng nhận có khả năng phân biệt với nhãn hiệu của người khác đã được sử dụng và đã được thừa nhận một cách rộng rãi từ trước ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên. Điều này được hiểu là NHCN có khả năng phân biệt với nhãn hiệu của người khác nếu trước ngày nộp đơn hoặc ngày ưu tiên trong trường hợp đơn được hưởng quyền ưu tiên mà nhãn hiệu này đã được sử dụng và việc sử dụng này đã được thừa nhận một cách rộng rãi.
- Nhãn hiệu chứng nhận có khả năng phân biệt với nhãn hiệu mà Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu đó đã hết hiệu lực hoặc bị đình chỉ hiệu lực bảo hộ nhưng thời gian tính từ khi hết hiệu lực hoặc bị đình chỉ hiệu lực chưa quá 5 năm, trừ trường hợp hiệu lực bị đình chỉ vì lý do nhãn hiệu không được sử dụng. Một nhãn hiệu sau khi được cấp giấy chứng nhận sẽ có hiệu lực từ ngày cấp cho đến hết thời hạn 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Hiệu lực của giấy chứng nhận sẽ được gia hạn nhiều lần liên tiếp với thời hạn mỗi lần 10 năm. Và như vậy, NHCN đăng ký phải có khả năng phân biệt với các nhãn hiệu đã được cấp giấy chứng nhận, kể cả trong trường hợp giấy chứng nhận nhãn hiệu đã được cấp này đã hết hiệu lực hoặc bị chấm dứt hiệu lực nhưng thời gian hết hiệu lực hoặc chấm dứt hiệu lực chưa quá 05 năm. Trường hợp nhãn hiệu không được sử dụng nên bị đình chỉ hiệu lực thì sẽ không được coi là đối chứng để từ chối cấp giấy chứng nhận cho việc đăng ký NHCN.
- Nhãn hiệu chứng nhận có khả năng phân biệt với nhãn hiệu được coi là nổi tiếng, thậm chí trong cả trường hợp nhãn hiệu nổi tiếng đó được đăng ký cho hàng hóa, dịch vụ không tương tự, nếu việc sử dụng dấu hiệu đó có khả năng làm ảnh hưởng đến khả năng phân biệt của nhãn hiệu nổi tiếng và việc đăng ký nhằm lợi dụng uy tín của nhãn hiệu nổi tiếng.
Việc xác định một dấu hiệu trùng với một nhãn hiệu khác, khá đơn giản. Có thể nhận biết thông qua việc so sánh trên cơ sở dữ liệu các hồ sơ nhãn hiệu đã nộp và được cấp trên cơ sở dữ liệu về SHTT tại Cục SHTT Việt Nam. Việc nhận biết này có thể thông qua thị giác hoặc thính giác khi phát âm.
Tuy nhiên, để xác định một NHCN có tương tự đến mức gây nhầm lẫn với một nhãn hiệu khác hay không thì không phải vấn đề đơn giản. Và việc xác định này, phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó có ý chí chủ quan của người xét nghiệm đơn; trình độ, kinh nghiệm của người quản lý. Thông qua việc xác định cấu trúc, cách phát âm, màu sắc thể hiện, hay các thành phần chính tạo nên NHCN, mà Cục SHTT sẽ quyết định việc nhãn hiệu có tương tự gây nhầm lẫn hay không.
Ở khả năng thứ hai: NHCN có khả năng phân biệt với các đối tượng SHCN khác. Cụ thể, với các đối tượng sau đây:
- Tên thương mại đang được sử dụng bởi người khác, nếu việc sử dụng dấu hiệu đó có thể gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ.
Tên thương mại là tên gọi của tổ chức, cá nhân dùng trong hoạt động kinh doanh để phân biệt chủ thể kinh doanh mang tên gọi đó với chủ thể kinh doanh khác trong cùng lĩnh vực và khu vực kinh doanh.
Việc đăng ký NHCN trùng hoặc tương tự với tên thương mại sẽ làm người tiêu dùng nhầm lẫn giữa hàng hóa dịch vụ được cung cấp bởi chủ sở hữu tên thương mại với hàng hóa, dịch vụ mang NHCN, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của cá nhân tổ chức kinh doanh.
- Chỉ dẫn địa lý đang được bảo hộ, nếu việc sử dụng dấu hiệu đó có thể làm người tiêu dùng hiểu sai lệch về nguồn gốc địa lý của hàng hóa.
Việc đăng ký NHCN có chức năng chứng nhận về đặc tính xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ trùng hoặc tương tự với chỉ dẫn địa lý đang được bảo hộ cũng làm ảnh hưởng tới quyền lợi của các cá nhân, tổ chức đang sử dụng
chỉ dẫn địa lý, ảnh hưởng tới danh tiếng của chỉ dẫn địa lý cũng như làm người tiêu dùng hiểu sai lệch về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ.