a. Nguồn thông tin mà công ty sử dụng
Để tìm kiếm các thành viên kênh thì công ty đã dựa vào những nguồn thông tin sau: Tổ chức bán theo khu vực: Chi nhánh của công ty có bốn nhân viên bán hàng, họ sẽ là những người thu thập những thông tin tốt nhất về những người trung gian có khả năng tham gia vào kênh phân phối của công ty. Việc tìm kiếm và duy trì mối quan hệ chân thành với các trung gian có năng lực là một trong những trách nhiệm chính của đội ngũ lực lượng bán hàng này.
Các nguồn thương mại: Công ty và chi nhánh sẽ kết hợp với nhau tìm hiểu về các hiệp hội thương mại, các chi nhánh, các tạp chí thương mại, các công ty khác nằm trên thị trường này có bán sản phẩm liên quan hoặc tương tự không? để từ đó thu thập được những thông tin có giá trị trong việc tìm kiếm các trung gian mà công ty mong muốn.
Các điều tra người bán lại
Các khách hàng: Công ty thường xuyên thu thập thông tin của khách hàng về nhà phân phối và khả năng thực hiện các chức năng phân phối đó thông qua bảng khảo sát của chi nhánh.
Các quảng cáo
Các nguồn thông tin khác: thông qua giới thiệu từ các công ty khác, hoặc qua danh bạ điện thoại…
Ngoài ra, các nhà phân phối muốn hợp tác với công ty thì sẽ chủ động liên hệ với công ty và từ đó công ty sẽ đưa ra quyết định có nên lựa chọn nhà phân phối đó hay không.
Đặc biệt công ty hay sử dụng thông tin từ các nhân viên bán hàng trực tiếp của công ty, hội nghị, trong hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao. Từ đó, công ty có thể tiếp xúc, trao đổi để tìm ra các đại lý, khách hàng mới cho mình, thương lượng với họ và thông báo cho họ biết công ty đang có nguyện vọng và mong muốn tìm ra người trung gian.
Với những hình thức trên công ty có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí, thay vì phải mất nhiều thời gian và chi phí cho các hình thức tìm nguồn thông tin khác,
có cơ hội gặp trực tiếp các thành viên nắm bắt được những nguyện vọng và mong muốn của họ.
Tuy nhược điểm của các hình thức này là không gian bị giới hạn khi mà công ty có những chiến lược mới như tìm ra những thị trường mới mà công ty muốn xâm nhập, nhiều khi sẽ không tìm được các trung gian vì không phải lúc nào cũng tổ chức được các hội nghị hay các cuộc trưng bày thương mại ở các khu vực này, mà tìm qua các nguồn khác như danh bạ điện thoại thì vô cùng khó khăn và ít chính xác.
b. Các tiêu chuẩn lựa chọn
+ Đối với các đại lý:
Trong quá trình tổ chức hoạt động kênh, công ty cũng lựa chọn và thu hút những trung gian cụ thể tham gia vào kênh phân phối của mình. Việc lựa chọn thành viên là yêu cầu quan trọng đối công ty khi muốn phát triển sản phẩm của mình tại thị trường Tp. HCM và các tỉnh miền Nam. Vì vậy, công ty đã đưa ra một vài tiêu chí để làm cơ sở lựa chọn các thành viên của kênh cho thị trường này:
1. Có tư cách pháp nhân 2. Điều kiện về tài chính 3. Mặt bằng kinh doanh 4. Sức mạnh bán hàng 5. Tinh thần hợp tác 6. Nhà kho
7. Phương tiện vận chuyển sản phẩm
8. Mối quan hệ buôn bán của các trung gian 9. Mạng lưới chân rết
Trong đó:
Có tư cách pháp nhân:
Nhà phân phối phải là một pháp nhân theo luật pháp Việt Nam và có chức năng bán hàng đó là chức năng tổ chức kinh doanh phân phối, tiêu thụ các sản phẩm của công ty.
Điều kiện về tài chính
Đây là một điều kiện rất quan trọng được công ty rất chú trọng bởi khi một cá nhân hay một Tổ chức muốn kinh doanh thì điều kiện đầu tiên là họ phải có vốn. Điều
kiện về khả năng tài chính của họ sẽ đảm bảo khả năng thanh toán của họ, từ đó họ có thể đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hóa và các trang thiết bị phục vụ cho việc phân phối như kho bãi, phương tiện vận tải,… Nếu các đại lý không đủ khả năng về tài chính thì việc phát triển mạng lưới phân phối của công ty sẽ gặp nhiều khó khăn. Ví dụ như trong vấn đề thanh toán, nếu bán sản phẩm cho một số đại lý mà họ không có khả năng chi trả ngay toàn bộ số tiền đó hoặc trả chậm thì điều này ảnh hưởng đến việc khách hàng chiếm dụng vốn nhiều làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo của công ty.
Mặt bằng kinh doanh.
Phải đảm bảo cho việc trưng bày hàng hóa ít nhất là 50% chủng loại mặt hàng của công ty mà đại lý đó phân phối. Ngoài ra còn phải đảm bảo cho việc trưng bày các biển quảng cáo của công ty và phải nằm ở vị trí thuận tiện cho người tiêu dùng.
Sức mạnh bán hàng
Các đại lý phải có đội ngũ nhân viên bán hàng có đủ khả năng giới thiệu sản phẩm của công ty đến khách hàng có nhu cầu.
Tinh thần hợp tác
Công ty đánh giá cao tinh thần hợp tác của các thành viên. Đây cũng là tiêu thức để lựa chọn các đại lý bởi nếu các đại lý nhiệt tình, có tinh thần hợp tác cao với nhau và với công ty trong việc nghiên cứu thu thập thông tin liên quan đến việc kinh doanh sản phẩm của công ty, trong việc thực hiện các chính sách, khuyến mãi mà công ty đưa ra sẽ thúc đẩy hệ thống kênh phân phối ngày càng phát triển và mở rộng.
Các điều kiện còn lại: Tùy vào tình hình thực tế của từng nhà phân phối mà công ty sẽ cụ thể hóa các tiêu chuẩn đó để đưa ra quyết định.
Trên đây là những tiêu thức mà công ty đưa ra nhằm lựa chọn những đối tượng xứng đáng là thành viên trong kênh phân phối của mình. Tuy nhiên, công ty không phải lúc nào cũng áp đặt các tiêu chuẩn trên một cách cứng nhắc mà thay vào đó là sự thay đổi linh hoạt. Công ty có thể điều chỉnh các tiêu chuẩn cho phù hợp với từng thị trường, từng đại lý hay các mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty. Ví dụ như tại thị trường miền Nam công ty cần một trung gian mới mà không có nhiều ứng viên để lựa chọn thì công ty chỉ cần ít nhất tiêu chuẩn:
Mặt bằng kinh doanh Kinh nghiệm bán hàng
Còn ngược lại, đối với một số tỉnh thành phố ở miền Nam mà công ty thấy chưa cần thiết thành lập đại lý thêm thì có thể công ty sẽ áp dụng đầy đủ các tiêu chuẩn trên hoặc dựa vào đặc điểm tại khu vực đó mà công ty sẽ bổ sung thêm một số tiêu chuẩn khác để phù hợp hơn với tình hình thực tế.
+ Đối với các hệ thống siêu thị:
Tham gia vào hệ thống phân phối của công ty các thành viên trong kênh này phải thực hiện một mức giá bán lẻ chung. Ngoài bán hàng cho công ty các siêu thị còn bán nhiều sản phẩm tương tự khác vì tính đặc thù, đa dạng hàng hóa của siêu thị. Và công ty cũng không có quy định ràng buộc nào về việc trưng bày hay diện tích trưng bày sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, việc kiểm soát giá của các siêu thị phải đồng nhất với nhau là một điều rất khó công ty không thể nào kiểm soát hết được tất cả các hệ thống siêu thị tại khu vực Tp. HCM và các tỉnh miền Nam khác.