2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có quan hệ với nhau được chuyên môn hóa và có quyền hạn nhất định, bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty.
Từ tháng 3/ 2006 khi chuyển sang hình thức sở hữu mới, và đến nay công ty Cổ phần Thủy sản 584 Nha Trang đã hoạt động theo bộ máy mới phù hợp hơn trước. Và hiện tại công ty đang có cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Các bộ phận chức năng được trao quyền lực nhất định trong phạm vi chuyên môn mà bộ phận đó đảm nhiệm, để đảm bảo công việc được tiến hành một cách thuận lợi. Ở đó, Giám đốc là người điều hành quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sau đó là ba phó giám đốc giúp việc cho giám đốc ở các lĩnh vực được phân công theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị của công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu chọn. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý toàn công ty, có quyền nhân danh công ty để giải quyết các vấn đề có liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu Ban giám đốc và trưởng các phòng ban, cung cấp các thông tin cần thiết, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng đầu tư và Mar Tổ bán hàng tại Nha Trang Giám đốc Hội đồng quản trị BKS Đại hội cổ đông PGĐ bán hàng PGĐ kinh doanh Phòng nhân sự PGĐ sản xuất Chi nhánh miền Nam+ siêu thị Phòng kinh doanh Tổ bán hàng tại Đà Nẵng Tổ bán hàng tại Hà Nội Phòng kế toán Phòng kĩ thuật PX2 PX1 Kế toán trưởng BP bốc xếp BP sản xuất BP đóng gói Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư + công nợ Kế toán hàng hóa + công nợ Kế toán thanh toán + thủ quỹ
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát gồm 3 người do Đại hội cổ đông bầu ra, là những người thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty.
Ban giám đốc
Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc là người trực tiếp quản lý và điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng, đại diện cho pháp nhân trước quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty và trước pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động của Công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tại tất cả các phòng ban và kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh thông qua các bộ phận tham mưu. Ngoài ra còn có quyền quyết định việc đào tạo, tiếp nhận hay bổ nhiệm cán bộ công nhân viên của Công ty.
Giám đốc Công ty phải chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, chủ trương chính sách của Nhà nước, đảm bảo thực hiện vai trò chức năng của các đoàn thể quần chúng.
Giám đốc thi hành đúng chủ trương của Hội đồng quản trị về hoạt động điều hành và mục tiêu của Công ty.
Phó Giám Đốc kinh doanh: ông Huỳnh Ngọc Diệp, tham mưu cho giám đốc về
lĩnh vực kinh doanh, nghiên cứu thị trường và phát triển thị trường.
Phó Giám Đốc bán hàng: ông Phan Văn Thuận, chịu trách nhiệm quản lý mọi
hoạt động tại chi nhánh miền Nam.
Phó Giám Đốc sản xuất: ông Nguyễn Xuân Dũng, phụ trách quản lý và điều hành phân xưởng sản xuất.
Các phòng ban
Phòng nhân sự: là nơi tổ chức thục hiện các chỉ đạo của Ban Giám đốc về vấn đề quản lý nhân sự, các công việc hành chính, văn phòng, bảo vệ, sữa chữa, xây dựng cơ bản, gồm 8 người: 1 trưởng phòng, 2 nhân viên và 5 bảo vệ.
Phòng nhân sự có chức năng và nhiệm vụ chính như sau:
- Lập kế hoạch về tiền lương, chăm lo sức khỏe, vệ sinh lao động an toàn.
- Quản lý hồ sơ, lí lịch của CBCNV Công ty, tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới khi Công ty có nhu cầu, theo dõi chặt chẽ việc chấm công.
- Tham mưu và đề xuất Ban Giám đốc bố trí, sắp xếp nhân sự sao cho hợp lý với năng lực và trình độ chuyên môn, giải quyết chính sách chế độ với CBCNV.
- Tham gia ý kiến vào việc khen thưởng, kỉ luật giúp Ban Giám đốc sắp xếp bộ máy cho gọn nhẹ, làm việc có năng suất hiệu quả cao.
- Phối hợp cùng phòng kế toán – tài vụ trong việc thanh toán tiền lương cho các bộ phận nhân viên, các khoản chi phí phục vụ yêu cầu quản lí văn phòng Công ty.
- Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác. Phòng đầu tư – Marketing:
- Triển khai và mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm của công ty. - Đảm nhận công việc quản lý các kênh phân phối thành viên.
- Thu thập thông tin phản hồi từ phía khách hàng, điều tra thị trường từ đó lập kế hoạch quảng bá tiếp thị cho sản phẩm của công ty nhằm mục đích mở rộng thị phần của công ty.
- Xây dựng kế hoạch khuyến mãi hay chiết khấu cho các khách hàng của công ty. - Lên kế hoạch tổ chức đưa các sản phẩm của công ty tham gia các sự kiện thương mại như tham gia Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao…
- Đồng thời phòng marketing còn đảm nhận công tác quản lý bán hàng tại khu vực thành phố Nha Trang.
Phòng kinh doanh:
- Lập và tham mưu kế hoạch sản xuất kinh doanh, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, xác định các chỉ tiêu ngắn hạn và dài hạn để có biện pháp thực hiện đúng. Đồng thời, chịu trách nhiệm khâu thu mua nguyên liệu, đảm bảo công tác sản xuất đóng gói, vận chuyển tốt nhất, thu nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Xây dựng giá thành và phí lưu thông.
- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế với khách hàng để trình Giám đốc kí, theo dõi các hợp đồng đã kí.
Phòng tài chính – kế toán:
- Giúp Ban giám đốc quản lý vốn, quản lý việc thu chi tiền mặt, thanh toán với khách hàng nội bộ.
- Tổng hợp các hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng, xác định nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu, xây dựng các định mức dự trữ nguyên vật liệu.
- Xây dựng giá thành định mức kinh tế kỹ thuật. Tìm kiếm tạo vốn để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính. Tham mưu cho Giám đốc về hiệu quả kinh tế của từng trường hợp hợp đồng kinh tế.Thay mặt Giám đốc giao dịch với Ngân hàng và các tổ chức tài chính.
- Đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, nhanh chóng kịp thời khi có yêu cầu. - Đại diện công ty thực hiện đúng yêu cầu của Nhà nước về các khoản thuế cũng như các quy định khác.
- Thay mặt Giám đốc giao dịch với Ngân hàng và các tổ chức tài chính.
- Hình thức hạch toán chủ yếu là chứng từ ghi sổ, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh số liệu hiện có, tình hình sử dụng và luân chuyển vốn của công ty.
Phòng kỹ thuật:
Tham mưu cho giám đốc những vấn đề về qui trình sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm. nghiên cứu áp dụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để tiến hành sản xuất. Trong quá trình thực hiện công tác tổ chức sản xuất phải đảm bảo đúng quy trình, phải tuyệt đối an toàn cho người lao động và vệ sinh an toàn thực phẩm. Phân xưởng là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm vì vậy thực hiện theo sự thiết kế của công việc là vấn đề quan trọng để tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật, đảm bảo cho các vấn đề chất lượng và vệ sinh.
Sau khi cổ phần hóa, một số phòng và bộ phận được chia ra thành nhiều bộ phận nhỏ giúp cho các hoạt động được thực hiện linh hoạt, nhanh chóng, phát huy được tính hiệu quả làm việc của các nhân viên mà vẫn đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, linh động. Các phòng ban có khả năng kiêm nhiệm tốt, phối hợp với nhau nhịp nhàng nhằm quản lí và điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả, nâng cao dời sống vật chất tinh thần cho nhân viên.
2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất
Một cơ cấu tổ chức sản xuất rõ ràng sẽ góp phần rất lớn cho sự thành công của công ty. Và một cơ cấu sản xuất hợp lý sẽ giúp cho công ty loại bỏ được những công đoạn thừa, hạn chế những sản phẩm sai hỏng. Hiện tại, việc sản xuất của công ty được tiến hành ở hai nơi là Nha Trang và Phan Rí theo như cơ cấu tổ chức sản xuất được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Phân xưởng I: nằm ở Nha Trang, gồm:
Tổ nhà thùng A: có sức chứa 800 tấn, sử dụng 4 lao động: chăm sóc, chượp, kéo
rút nước mắm.
Tổ nhà thùng B: có sức chứa 600 tấn, sử dụng 2 lao động đảm nhiệm các khâu
tạo chượp, đánh quậy, rút nước, pha bã…
Tổ mắm chai: gồm 6 người thực hiện các công việc: lọc nước mắm, rửa chai, nhập kho. Do việc tiêu thụ mắm chai của công ty còn mang tính chất thời điểm đặc biệt là nhu cầu tăng mạnh vào dịp tết Âm lịch và vào thời điểm du lịch mùa hè, do vậy việc tổ chức sản xuất cũng rất linh hoạt và theo đơn đặt hàng của phòng kinh doanh.
Tổ phục vụ: Đây là bộ phận hỗ trợ cho bộ phận sản xuất chính được tổ chức thành
một tổ phục vụ với 3 lao động chuyên bốc dỡ hàng hóa khi xuất nhập kho, pha đấu nước mắm, vận chuyển nguyên liệu, rửa can, rửa các bể chứa…
Tại phân xưởng này, toàn bộ khâu tiếp nhận nguyên liệu, tổ chức chăm sóc, kéo rút thành phẩm… đều được phân xưởng này đảm nhận; trường hợp khi có vụ cá rộ, phân xưởng sẽ được hỗ trợ của bộ phận bốc xếp hoặc thuê lao động ngoài.
Ngoài việc đảm nhận sản xuất nước mắm từ cá chượp, phân xưởng Nha Trang còn chịu trách nhiệm tái chế nước mắm loại cao đạm từ phân xưởng Phan Rí và từ các đơn vị bạn phục vụ cho nhu cầu sản xuất mắm chai của công ty. Tổ sản xuất
Phân xưởng I Phân xưởng II
Tổ nhà thùng A Tổ nhà thùng B Tổ mắm Tổ phục vụ Phân xưởng sản xuất
nước mắm tại Nha Trang chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ quản đốc phân xưởng, trong đó có một tổ trưởng.
Phân xưởng II: nằm tại Phan Rí (Bình Thuận), phân xưởng này chỉ chuyên
làm nhiệm vụ thu mua, tiếp nhận nguyên liệu.
Bên cạnh việc tổ chức sản xuất theo quy định chung của công ty, thì tại phân xưởng còn được giao nhiệm vụ nghiên cứu các quy trình sản xuất mới áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật vào sản xuất nước mắm và một sản phẩm khác tại đại phương.
Quản đốc phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty để phân công công việc cho từng bộ phận một cách hợp lý. Sản xuất của công ty chỉ mang tính chất hàng loạt và chỉ sản xuất nước mắm nên quy trình sản xuất ít bị thay đổi, hầu hết các qu trình sản xuất đều mang tính chất thủ công.
2.1.4 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển trong thời gian tới của công ty 2.1.4.1 Thuận lợi
Công ty Cổ phần Thủy Sản 584 Nha Trang với quy mô nhỏ, bộ máy gọn nhẹ, đội ngũ lao động có trình độ. Chính vì vậy, việc thu mua nguyên vật liệu, sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả cao.
Thị trường tiêu thụ của Công ty nhiều năm qua tương đối ổn định, các khách hàng thường xuyên tiêu thụ từ 70 – 80% sản lượng bán ra hằng năm của Công ty.
Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ đại học và sau đại học chuyên nghiên cứu và cải tiến chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Nha Trang, Phú Quốc và Phan Thiết là ba khu vực làm mắm nổi tiếng ở miền Trung. Tuy nhiên, nước mắm Nha Trang có mùi thơm đặc trưng của cá cơm Nha Trang, cho nên nó khác so với nước mắm các vùng khác, khó pha chế được. Vì vậy, ít bị làm hàng giả trên thị trường, và được người tiêu dùng chấp nhận tiêu thụ với giá cao.
Công ty đang tham gia dự án GCF của Đan Mạch, được hỗ trợ không hoàn lại về tài chính, kỹ thuật, thiết bị và được hỗ trợ xuất khẩu ra nước ngoài. Tham gia dự án giúp công ty có nhiều cơ hội tìm hiểu và mở rộng thị trường ra nước ngoài.
2.1.4.2 Khó khăn
Việc nguyên liệu đầu vào có tính mùa vụ đã gây cho công ty không ít khó khăn bởi khi tới mùa vụ của loài cá cơm công ty phải tập trung nguồn vốn để thu mua nguyên liệu, mặc dù ngay tại thời điểm đó công ty chưa cần sản xuất, một phần vì vào mùa cá cơm sẽ rẻ hơn, phần vì phải đảm bảo nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Nếu mùa vụ chưa tới thì công ty phải thu mua một lượng nguyên liệu từ những ngư dân lẻ với giá cao làm ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm.
Trên thị trường hiện đang có rất nhiều sản phẩm cạnh tranh với mặt hàng nước chấm như các sản phẩm của công ty Masan Consumer, Knorr… các doanh nghiệp này rất mạnh về vốn đã có sẵn hệ thống phân phối các mặt hàng thực phẩm trên toàn quốc nên khả năng cạnh tranh về thị trường trong tương lai ngày càng khốc liệt hơn.
2.1.4.3 Phương hướng phát triển trong thời gian tới
Đẩy mạnh hơn nữa công tác tiêu thụ các loại nước mắm, đặc biệt chú trong sản xuất các loại nước mắm có độ đạm cao phục vụ những đối tượng có thu nhập cao.
Tiếp tục đầu tư máy móc, trang thiết bị và đẩy mạnh nghiên cứu để cho ra đời các sản phẩm có chất lượng tốt đảm bảo sức khỏe cho người tiêu dùng.
Củng cố thị trường trong nước và mở rộng thị trường ra nước ngoài. Hiện nay tại thị trường nội địa, công ty đang phải đối đầu với rất nhiều đối thủ cạnh tranh lớn nhỏ vì vậy việc củng cố và phát triển thương hiệu trong lòng người tiêu dùng là hoạt động được công ty rất coi trọng.
Sắp tới công ty có kế hoạch mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ở nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật Bản. Trên thực tế thì sản phẩm của Công ty đã có mặt tại hai thị trường này thông hình thức hội chợ với mục đích thăm dò, chào hàng.
Vẫn tiếp tục chú trọng đến chiến dịch quảng bá sản phẩm của công ty, duy trì các mối quan hệ tốt với các đại lý phân phối, tạo lòng tin cho khách hàng.
Công ty dự định tiến hành nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm có liên quan như mắm nêm, cá hộp, dầu cá,… nhằm tiết kiệm chi phí và gia tăng doanh thu cho công ty từ những thiết bị máy móc và nguyên liệu có sẵn.
2.1.5 Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.5.1 Tình hình tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ sản phẩm