- Sử dụng 3 dịch vụ lập danh sách lớn ở địa phương
b.Quan hệ công chúng:
“Quan hệ công chúng- PR không chỉ giúp chúng ta thu hút được nhiều nguồn tài trợ mà còn giúp chúng ta thu hút được nhiều sinh viên, cán bộ giỏi đến học tập và làm việc”. Đã 8 năm trôi qua kể từ khi tờ Express, Mỹ công bố lời nhận xét nổi tiếng đó của ông Lee Elliot, Trưởng phòng Quan hệ công chúng- Đại học Alberta, dường như truyền thông và quan hệ công chúng đã trở thành một trong những mối quan tâm hàng đầu của các trường đại học hiện đại.
Quan hệ công chúng hay còn gọi là PR được hiểu là một hệ thống các nguyên tắc và các hoạt động có liên hệ một cách hữu cơ, nhất quán nhằm tạo dựng một hình ảnh, một ấn tượng, một quan niệm, một nhận định, hoặc một sự tin cậy nào đó.
- Ưu điểm của PR
+ PR là thông tin 2 chiều, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần đưa ra các thông tin về hàng hóa, dịch vụ về doanh nghiệp mà còn có thể lắng nghe ý kiến phản hồi từ đối tượng tuyên truyền.
+ PR có tính khách quan cao : người tiêu dùng khi tiếp nhận thông tin về hàng hóa thường có cảm giác tự tin và ít bị hội chứng quảng cáo.
+ PR có thể chuyển tải một lượng thông tin rất nhiều.
+ PR thường có chi phí thấp hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông.
- Các công cụ của PR
+ Marketing sự kiện và tài trợ: Khai thác các sự kiện văn hóa, âm nhạc, thể thao, xã hội…để quảng bá cho thương hiệu dưới dạng trực tiếp tham gia hoặc tài trợ cho đối tượng tham gia.
+ Các hoạt động cộng đồng: Các hoạt động cộng đồng do các tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức chính trị tổ chức, việc cung cấp các sản phẩm tài trợ cho các sự kiện này luôn được hoan nghênh và duy trì được một hình ảnh đẹp trong con mắt khách hàng.
+ Tham gia hội chợ triển lãm: Xây dựng thương hiệu thông qua hội chợ triển lãm đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ càng cho các hoạt động hậu cần trước khi trưng bày tại triển lãm. Cần phải chú ý đến cả việc lựa chọn những hội chợ nào cần tham gia triển lãm.
+ Các ấn phẩm của trường : một số trường chú ý đến các ấn phẩm lưu hành để đưa hình ảnh trường đến với khách hàng. Ấn phẩm xuất phát từ trong trường khá đơn giản, chỉ là những phong bì, những giấy tờ, tập sách mỏng giới thiệu…Tất cả đều in ấn thể hiện hình ảnh của trường. Các ấn phẩm từ bên ngoài thì khá phong phú.
+ Phim ảnh: Việc xây dựng các bộ phim giới thiệu về trường, những nỗ lực đã trải qua và thành công đạt được trong một môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt là một cố gắng nhằm thể hiện cho khách hàng về một hình ảnh đẹp.
Ích lợi của quan hệ công chúng có thể tóm tắt trong các trường hợp sau đây: khi tổ chức/ doanh nghiệp tung ra sản phẩm hoặc chính sách mới; khi tổ chức/ doanh nghiệp muốn nâng cao uy tín; khi tổ chức/ doanh nghiệp có ngân sách hạn chế; và cuối cùng là khi tổ chức/ doanh nghiệp gặp khủng hoảng.
Quan hệ công chúng là phương cách tốt nhất để chuẩn bị và tạo dư luận tốt. Quảng cáo không làm được việc này và marketing cũng vậy. Quan hệ công chúng giúp tổ chức/ doanh nghiệp tạo dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân tích thương mại. Quảng cáo dễ gây ấn tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin. Một đặc điểm quan trọng nữa, chi phí cho hoạt động quan hệ công chúng lại thấp hơn các loại hình khuyến mại khác. Khi so sánh chi phí cho chiến dịch tiếp thị trực tiếp hoặc đăng một mẫu quảng cáo với chi phí cho một thông cáo báo chí, đương nhiên mẫu thông cáo báo chí sẽ có một lượng công chúng rộng rãi hơn.
Thị trường càng biến động phức tạp, đa dạng thì vai trò của truyền thông và quan hệ công chúng càng được thể hiện rõ nét và đương nhiên là điều này cũng kéo theo đòi hỏi những người làm truyền thông và quan hệ công chúng ngày càng phải chuyên nghiệp và sáng tạo hơn. Tuy nhiên, nguồn nhân lực cho lĩnh vực này vẫn còn thiếu trầm trọng, ngay cả tại các trường lớn trên thế giới. Ở Việt Nam đây vẫn là một lĩnh vực còn khá mới, chưa nhiều trường đại học có chuyên ngành này. Tuy có một vài trường đại học triển khai đào tạo nhưng lại chủ yếu lấy giảng viên từ các ngành báo chí, xã hội chuyển sang (trong đó có thể kể đến Khoa Truyền thông và Văn hoá đối ngoại mới được Học viện Ngoại giao thành lập năm 2008)
Trường đại học về cơ bản vẫn mang đặc thù của một tổ chức phi lợi nhuận với đối tượng khách hàng nhiều, đa dạng và phức tạp. Một sinh viên khi ở giảng đường là khách hàng của trường đại học nhưng khi ra ngoài cuộc sống, tiếp xúc với xã hội thì sinh viên đó lại đóng vai trò là “đại sứ” quảng cáo cho đại học đó. Tuy
nhiên, có một điều không thể chối cãi à muốn phát triển, muốn giảm thiểu các tác động tiêu cực và trên hết muốn đưa tri thức ra khỏi “tháp ngà” càng nhanh càng tốt thì các đại học ngày nay không thể chỉ trông chờ vào sự nỗ lực của các lãnh đạo đại học, của bộ phận phụ trách quan hệ công chúng mà còn của bất kỳ thành viên nào trong trường đại học đó.
7 nhóm tổ chức/ khách hàng/ thân chủ chính của đại học ngày nay
1, Chính phủ: Mặc dù đầu tư cho giáo dục đại học vẫn là nhiệm vụ tất yếu của bất kỳ chính phủ nào trên thế giới. Nhưng rõ ràng, duy trì và tạo lập được các mối quan hệ tốt với các thành viên làm việc tại chính phủ, các bộ ngành chắc chắn sẽ gây nhiều tác động tích cực hơn cho các trường đại học ngày nay, không ở khía cạnh tài chính mà còn cả ở khía cạnh tinh thần.
2, Sinh viên: Là “đại sứ” và là “người làm quan hệ công chúng” miễn phí và tốt nhất cho trường đại học. Toàn xã hội sẽ nhìn vào các sinh viên để đánh giá xem trường đại học đó như thế nào.
3, Giảng viên, chuyên viên hành chính: Vừa là người lao động nhưng cũng lại là những “khách hàng nội bộ” của chính đại học đó. Có thể chia “khách hàng” đặc biệt này thành 3 dạng: Dạng 1: Những người luôn quan tâm, bảo vệ và xây dựng hình ảnh của trường đại học. Những người này cần được khuyến khích và ủng hộ nhằm tranh thủ sự nhiệt tình của họ giúp xây dựng hình ảnh của trường đại học với cộng đồng xã hội; Dạng 2: Những người thờ ơ với mọi chuyện ngoài công việc của họ. Những người này thường luôn cam kết rất cao và luôn làm rất tốt việc họ được giao, nhưng cũng không nên đặt quá nhiều hy vọng vào họ; Dạng 3: Những người luôn bi quan vào tương lai của mình cũng như tương lai của trường đại học. Các nhà lãnh đạo cần cẩn trọng với những người như thế này.
4, Cựu sinh viên: Một nguồn lực rất lớn mà nhiều trường đại học trên thế giới đã lãng quên hoặc không khai thác hết. Không một cựu sinh viên nào lại không muốn trường cũ của mình phát triển và thịnh vượng. Các đại học Mỹ đã làm rất tốt công tác này. Và thật dễ hiểu khi tại sao nguồn tài chính ngoài ngân sách nhà nước của các trường đại học ở Mỹ thường luôn dồi dào, đa dạng. Bởi một phần rất lớn là từ chính những cựu sinh viên của họ.
5, Doanh nghiệp và cộng đồng: Mối quan hệ tất yếu giữa đại học- doanh nghiệp đã, đang và sẽ thể hiện được tính ưu việt của nó. Đây chính là một trong những nhân tố tích cực nhất giúp tri thức có thể sớm ra khỏi “tháp ngà”.
6, Phương tiện thông tin đại chúng: Tranh thủ được sự ủng hộ của “khách hàng” này đem lại vô vàn lợi ích cho các đại học, đặc biệt trong trường hợp xảy ra khủng hoảng.
7, Gia đình sinh viên: Khi phụ huynh làm đơn chuẩn bị cho con em họ đăng ký vào một trường đại học nào đó, chắc chắn họ sẽ tham khảo những kinh nghiệm của anh chị đi trước trong gia đình trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Chính vì thế, các trường cần:
Thứ nhất, tạo dựng được sự ấn tượng ban đầu đối với thí sinh, phụ huynh bởi vì ấn tượng ban đầu hết sức quan trọng, nó tác động đến tâm lý của phụ huynh, thí sinh có muốn đăng ký học ở trường của mình hay không. Các nhân viên cố gắng gây ấn tượng tốt nhờ sự chính xác và chất lượng công việc. Hãy chú ý đến những chi tiết nhỏ nhặt nhất như bày biện phòng đón tiếp ban đầu sao cho hài hòa và hợp lý, nhân viên lịch sự nhã nhặn, giọng nói dễ nghe qua điện thoại... Bất cứ người nào bạn tiếp xúc đều có thể là khách hàng hoặc người ảnh hưởng đến các quyết định đăng ký học của người khác, do đó hãy gây ấn tượng tốt đối với họ bằng các hình thức kinh doanh của bạn;
Thứ hai, nhắm tới những nhân vật có ảnh hưởng sâu rộng: Một vài người sẽ có ảnh hưởng khá lớn tới các khách hàng tiềm năng của trường - họ có thể là những nhà phê bình, nhà thiết kế hay những nhân vật, chuyên gia uy tín hàng đầu trong từng lĩnh vực. Trường cần xây dựng các mối quan hệ gần gũi và thân thiện với những nhân vật này. Thậm chí trường có thể gửi cho họ các công cụ và dữ liệu tiếp thị để họ trực tiếp sử dụng nhằm tác động tới các khách hàng tiềm năng của trường, qua đó hướng các khách hàng này đến với sản phẩm/dịch vụ mà trường đang cung cấp;
Thứ ba, giao thiệp sâu rộng với cộng đồng: Xây dựng các mối quan hệ kinh doanh sẽ tăng cường và củng cố hình ảnh của trường trong cộng đồng, đồng thời gia
tăng số lượng những lời giới thiệu cho mọi người về trường cũng như về sản phẩm/dịch vụ của trường. Mở rộng các mối quan hệ với những chủ doanh nghiệp, tổ chức có liên quan tới các khách hàng sẽ mang lại cho trường nhiều lợi ích. Bạn hãy nghĩ thử xem một lời tiến cử giản đơn từ một chủ doanh nghiệp hay một tổ chức mà khách hàng của trường kính trọng sẽ khiến vị thế của trường được nâng lên một tầm cao mới trong con mắt khách hàng, nổi bật hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh khác. Hãy tích cực tham gia vào các sự kiện tại địa phương, các phòng thương mại, các công tác quyên góp từ thiện…để gây được sự chú ý của mọi người. Qua đây, trường sẽ có được một hình ảnh đẹp - một nhà trường vì cộng đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ tư, trực tiếp gặp gỡ mặt đối mặt với các thí sinh, phụ huynh: Việc trực tiếp gặp gỡ với các khách hàng tiềm năng là chất xúc tác để khuếch trương hình ảnh trường bạn.
Trong khi các trường đại học lâu năm và có uy tín giảng dạy không chú tâm đến khâu “chăm sóc khách hàng” thì bản thân các trường quốc tế hay các trường đại học dân lập, ra đời sau và không có nguồn kinh phí hỗ trợ từ phía nhà nước lại đi tiên phong trong việc xây dựng truyền thông và quan hệ công chúng. Trường FPT không chỉ xây dựng nội san cho sinh viên mà còn có cả nội san cho cha mẹ sinh viên, trong đó tóm lược tất cả các hoạt động của sinh viên trong tháng từ thời gian biểu, lịch thi, đến các sự kiện vui chơi giải trí.... RMIT áp dụng chiến lược bán hàng cá nhân bằng việc thu thập hồ sơ học sinh trong địa bàn thành phố, hứa hẹn những ưu đãi, gọi điện giới thiệu nhằm thu hút sinh viên nhập học. Hội thảo giới thiệu về trường RMIT cùng nhiều suất học bổng trị giá 500.000 đ/ suất cho các sinh viên khá giỏi nhiều trường THPT trên địa bàn Hà Nội được trường tổ chức khá quy mô tại khách sạn Daewoo vào tháng 8. 2007. Các trường đại học ở khắp các quốc gia trên thế giới hàng năm đều có những hội thảo tổ chức ở nhiều nơi tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
Để phát triển được thương hiệu sau khi đã hoàn tất phần xây dựng, các trường đại học cần thực hiện hai nhiệm vụ cơ bản:
+ Xúc tiến quan hệ công chúng trong nước, cụ thể: cần đẩy mạnh mối liên kết giữa nhà trường và sinh viên. Việc thu thập ý kiến phản hồi của sinh viên về
chất lượng đào tạo, cơ sở vật chất và giảng viên của nhà trường được thực hiện rất tốt trong thời gian tháng 10, 11. 2009 khi nhà nước thực hiện chiến dịch kiểm định chất lượng thương hiệu của 20 trường đại học hàng đầu trong cả nước và cần được thực hiện thường xuyên, trung bình khoảng 2 lần/ 1 học kỳ.
+ Đẩy mạnh chiến dịch PR hình ảnh của trường ra nước ngoài, cụ thể: Phát động những cuộc thi khuyến khích du học sinh các nước viết bài cho nội san của trường hoặc phát biểu cảm tưởng về trường và đăng những bài có chất lượng , những câu trích dẫn hay vào trong những tập nội san nhỏ giới thiệu về trường, mô hình đào tạo và chính sách ưu đãi... Về việc này, các trường đại học có thể liên kết với nhau cho ra đời những tập nội san nhỏ giới thiệu về giáo dục đại học Việt Nam và đưa đến những hội thảo, triển lãm giáo dục nước ngoài như điều nhiều quốc gia đang thực hiện vào mỗi mùa tuyển sinh.