Việc sai xót khi thực hiện các quy trình, nắm bắt chưa rõ ràng nội dung quy trình, cảm giác có sự rườm rà, dài dòng về hình thức và không thấy được tầm quan trọng khi thực hiện đúng theo quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu đã ban hành của công nhân viên trong Công ty chủ yếu do:
- Các quy trình, thủ tục, hướng dẫn mặc dù đã được cải thiện nhiều về nội dung để phù hợp với thực tế sau hơn hai năm áp dụng ISO nhưng điểm hạn chế là vẫn chưa được thiết kế cách thức trình bày và truyền tải nội dung một cách khoa học, phù hợp với tri thức của công nhân viên, đặc biệt là đối với các công nhân làm việc tại các nhà máy sản xuất bởi đa phần họ là lao động chân tay, trình độ văn hóa thấp.
- Bên cạnh đó, nội dung quy trình được xem là đầy đủ nhưng lại quá coi trọng việc kiểm soát (nhiều thủ tục rườm rà, nhiều bước, nhiều người xem xét - phê duyệt) nên làm hạn chế tính linh hoạt, tính tối giản hóa nên có của các quy trình – thủ tục. Nếu thực hiện đúng và đầy đủ theo yêu cầu một quy trình đơn giản cũng đã mất nhiều thời gian, gây cảm giác phiền phức hơn là hiệu quả cho công việc của công nhân viên tại Công ty. Theo kết quả khảo sát, có đến 22% ý kiến (Bảng 2.32) cho rằng việc thực hiện đúng theo quy trình, hướng dẫn mô tả công việc không làm tăng hiệu quả công việc của họ và lý do 5% số người không thực hiện theo quy trình là do: không nhớ trong quy trình, hướng dẫn, mô tả công việc quy định như thế nào (40%); quy trình – hướng dẫn viết không phù hợp (20%); mất thời gian ghi chép quá nhiều (20%); thích làm theo cách riêng (20%) (Bảng 2.31).
Bảng 2.31: Kết quả khảo sát ý kiến về lý do không thực hiện theo quy trình, mô tả hướng dẫn công việc
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Không nhớ trong quy trình, hướng dẫn, mô tả công việc
quy định như thế nào 4 40,0
Quy trình, hướng dẫn, mô tả công việc viết không phù hợp 2 20,0 Mất thời gian ghi chép quá nhiều mà chẳng mang lại giá
trị nào 2 20,0
Làm cách cũ thoải mái hơn, khỏi ai kiểm soát mình 2 20,0
Bảng 2.32: Kết quả khảo sát ý kiến về kết quả công việc khi thực hiện theo quy trình, mô tả hướng dẫn công việc
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Tốt hơn so vơi thời điểm chưa thực hiện các quy trình,
hướng dẫn; 146 76,4
Không thay đổi so với thời điểm chưa thực hiện các quy
trình, hướng dẫn; 42 22,0
Không tốt bằng và mất nhiều thời gian, phức tạp hơn so
với thời điểm chưa thực hiện các quy trình, hướng dẫn; 3 1,6
Tổng 191 100,0