Công ty Cổ phần VLXD Khánh Hòa tổ chức các đợt đánh giá nội bộ để kiểm tra xem quy trình có phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, có phù hợp với tiêu chuẩn của ISO 9001: 2008. Những bộ phận nào không thực hiện đúng quy trình sẽ được ghi nhận là điểm không phù hợp (Bảng 2.11) . Kết quả đánh giá nội bộ trong 2 năm 2011 – 2012 được tổng kết trong bảng dưới đây:
Bảng 2.11: Kết quả Đánh giá chất lượng nội bộ năm 2011 - 2012
Năm 2011 Năm 2012 Phòng ban Điểm KPH Nhắc nhở Điểm KPH Nhắc nhở 1. Ban Giám đốc 1 2 2 1
2. Phòng Kế hoạch - Kinh doanh 2 3 4 3
3. Phòng Kế toán 3 2 2 3
4. Phòng Khoa học - Kỹ thuật 2 1 3 2 5. Phòng Tổ chức – Hành chính 2 2 1 3
6. Ban cải tiến chất lượng 2 3 3 1
7. Xí nghiệp GN Ninh Hòa TN 25 16 8 17 6 8. Xí nghiệp GN Ninh Hòa TN 10 10 5 12 7 9. Xí nghiệp GN Diên Khánh 17 7 16 6 10. Công trường đá Tân Dân 12 6 11 4
Tổng cộng 67 39 71 36
Năm 2012, số lượng điểm không phù hợp tăng 5,97% (4 điểm KPH) so với năm 2011, những điểm không phù hợp này chủ yếu do thực hiện không đúng quy trình, sử dụng sai hoặc thiếu biểu mẫu. Trong năm 2012, việc cải tiến quy trình đã được tiến hành ở hầu hết các bộ phận và chi nhánh của Công ty để phù hợp hơn với thực tế sản xuất, tăng tính khoa học - logic của nội dung, giảm bớt những biểu mẫu thừa và bổ sung những biểu mẫu hoặc nội dung cần thiết. Theo kết quả thăm dò, có đến 95% (Bảng 2.14) trong tổng số ý kiến đã thực hiện công việc theo đúng quy trình, hướng dẫn đã ban hành.
Các chỉ tiêu báo cáo định kỳ hàng tháng , quý, năm cũng đã được Công ty xây dựng cụ thể, rõ ràng hơn để làm cơ sở đánh giá, đo lường chính xác hơn. Tuy nhiên, những báo cáo này chủ yếu chỉ thể hiện kết quả đạt được, mức độ hoàn thành đến đâu
chứ chưa thể hiện được những nguồn lực nào đã được sử dụng, cách sử dụng như thế nào và chi phí bỏ ra là bao nhiêu. Trong từng quy trình, Công ty chỉ đặt ra kết quả cần đạt được, chưa xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu và chuẩn mực theo dõi nên cuối cùng vẫn chỉ dừng ở mức đánh giá được tính hiệu lực, khó có thể đo lường được tính hiệu quả của mỗi quy trình nói riêng và cả hệ thống quản lý chất lượng nói chung.
Theo kết quả khảo sát trong năm 2012 (Bảng 2.12), trông tổng số cán bộ nhân viên được phỏng vấn có 26,9% ý kiến đã đọc hết các quy trình hướng dẫn, hầu hết nhận định này là của lãnh đạo, ban quản lý và nhân viên văn phòng tại các chi nhánh Công ty, 66,7% trong tổng số đồng ý với việc họ chỉ đọc các quy trình liên quan đến công việc của mình và 6,5% còn lại chưa đọc quy trình hướng dẫn nào. Nhận xét về tính khả thi, có đến 13,9% (Bảng 2.13) ý kiến cho rằng hình thức và nội dung của các quy trình, biểu mẫu đang sử dụng là chưa hợp lý và vẫn còn 5% (Bảng 2.14) trong tổng số không quan tâm đến quy trình, hướng dẫn như thế nào, họ thực hiện công việc theo cách riêng.
Bảng 2.12: Kết quả khảo sát ý kiến về sự quan tâm đối với các quy trình sau khi được phân phối
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Đã đọc hết các quy trình hướng dẫn 54 26,9 Chỉ đọc các quy trình liên quan đến công việc chuyên
môn 134 66,7
Chưa đọc quy trình hướng dẫn nào 13 6,5
Tổng 201 100,0
Bảng 2.13: Kết quả khảo sát ý kiến cho rằng hình thức và nội dung các quy trình, biểu mẫu đang sử dụng là hợp lý
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Đồng ý 173 86,1
Không đồng ý 28 13,9
Bảng 2.14 : Kết quả khảo sát ý kiến về việc áp dụng các quy trình khi thực hiện công việc
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Không quan tâm đến quy trình, hướng dẫn như thế nào, chỉ
thực hiện theo cách của riêng mình 10 5,0 Thực hiện đúng theo quy trình, hướng dẫn đã ban hành 191 95,0
Tổng 201 100,0