Nếu mục tiêu chất lượng là phù hợp nhưng những người thừa hành không có động lực để hoàn thành mục tiêu thì kết quả thực hiện sẽ không là kết quả tốt nhất. Một trong những nguyên nhân khiến mục tiêu chất lượng các cấp của Công ty không được hoàn thành mặc dù nó nằm trong khả năng và sự nỗ lực của các cấp là do Công ty chưa xây dựng được một chính sách động viên – chế tài tương xứng với giữa sự cam kết và kết quả thực hiện của từng bộ phận. Khi thực hiện các quản trị viên, nhân viên không quan tâm đến kết quả bởi mục tiêu đạt hay không đạt cũng không ai biết đến, không ảnh hưởng đến tiền lương và vị trí cuả họ. Do vậy, việc xây dựng một chính sách động viên – chế tài theo mức độ hoàn thành mục tiêu là biện pháp thúc đẩy sự nỗ lực và sáng tạo của các nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng.
Khi những nỗ lực của nhân viên được ghi nhận và tưởng thưởng xứng đáng, họ sẽ cảm thấy thoải mái và hiệu quả làm việc được nâng cao. Công ty vinh danh những cố gắng, những kết quả tốt đẹp trong quá khứ để hướng tới những thành quả xuất sắc hơn trong tương lai. Bên cạnh đó, những nhân viên khác cũng có tấm gương tốt để phấn đấu và noi theo. Những yếu tố động viên phi vật chất bao gồm :
- Đối xử với nhân viên như những cá nhân riêng lẻ.
- Luôn khen ngợi một cách thân ái và công nhận thành tích đạt được của nhân viên.
- Tạo cơ hội đào tạo và phát triển.
- Đưa nhận xét hoặc ý kiến phản hồi trong việc thực hiện công việc của nhân viên.
- Khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý kiến.
- Định hướng và tuyển chọn nhân viên mới một cách cẩn thận. - Đào tạo nhân viên mới thường xuyên.
- Trao đổi thông tin và giao tiếp thường xuyên.
- Gia tăng khả năng chịu trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc của họ. - Tạo cho nhân viên cơ hội hoàn thành càng nhiều giai đoạn trong công việc
Không có tiêu chuẩn động viên nào ngoài điều này: Cố gắng xác định những gì nhân viên mong muốn có được từ công việc. Sau đó cố gắng xem xét những gì mà họ được bù đắp lại khi thực hiện tốt công việc đó.
Tiền có thể động viên nếu nó được thể hiện như là một cách thừa nhận việc thực hiện tốt công việc của nhân viên. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bản thân tiền không phải là yếu tố động viên, mà nó tượng trưng cho sự thừa nhận thành quả đạt được trong công việc mà nhân viên đáng được trân trọng. Hàng năm, Công ty sẽ lập ra một quỹ khen thưởng cho việc hoàn thành mục tiêu chất lượng, tỷ lệ đạt mục tiêu chất lượng của từng bộ phận như thế nào thì sẽ được khen thưởng tương xứng, nhân viên hoàn thành tốt sẽ được thưởng nhiều hơn người làm chưa tốt. Như vậy sẽ tạo được động lực thúc đẩy tất cả mọi người cùng tham gia và nỗ lực hoàn thành mục tiêu chất lượng hàng năm.
Bên cạnh chính sách động viên – khen thưởng, Ban lãnh đạo Công ty cần có quy chế bổ nhiệm – bãi nhiệm. Dựa trên kết quả thực hiện, số lần không hoàn thành mục tiêu mà đánh giá lại năng lực để có thể bổ - bãi nhiệm hoặc luân chuyển vị trí nếu cần để tạo động lực cũng như thách thức cho các quản trị viên và thành viên trong Ban cải tiến chất lượng.
