Thiết lập mục tiêu chất lượng có thể nói là điểm xuất phát quan trọng để xây dựng kế hoạch thực hiện, chiến lược hành động, cơ sở đánh giá và cải tiến liên tục tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Do vậy Công ty cần phải:
-Xây dựng mục tiêu chất lượng dựa trên năng lực thực tế, định hướng phát triển của cá nhân/ bộ phận/ chi nhánh của Công ty. Mục tiêu chất lượng phải phù hợp với chính sách chất lượng và các mục tiêu phải được xác định thứ tự ưu tiên cần được nỗ lực để hoàn thành.
-Mỗi mục tiêu chất lượng đề ra phải là một mục tiêu thông minh (SMART), đảm bảo những yếu tố sau:
• Cụ thể (S – Specific)
• Đo lường được (M – Measurable) • Có thể đạt được (A – Attainable)
• Tập trung vào kết quả (R – Results focused) • Thời gian xác định (T – Timely)
-Áp dụng cách thức xây dựng mục tiêu ngược, với các bước thực hiện như sau:
• Xây dựng mục tiêu xuất phát từ Chính sách chất lượng, đến mục tiêu cấp Công ty, kế đến là mục tiêu cấp bộ phận và cuối cùng là cam kết của mỗi cá nhân phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó.
• Với mỗi mục tiêu lớn lại tiếp tục vạch ra các mục tiêu nhỏ cần đạt để
hoàn thành mục tiêu lớn đó.
-Khi lập mục tiêu, phải có sự tham gia của các Trưởng bộ phận, tránh việc đề xuất các mục tiêu mang tính cục bộ, đơn lẻ, đối kháng nhau hoặc thiếu xót, xa rời Chính sách chất lượng của Công ty.
-Tương ứng với mỗi mục tiêu cần phải vạch rõ kế hoạch thực hiện bao gồm nội dung công việc, trách nhiêm thực hiện, thời gian thực hiện – báo cáo kết quả, cách thức đánh giá, đo lường từng chỉ tiêu.
-Tiến độ thực hiện mục tiêu phải được theo dõi và xem xét hàng tháng/ quý/ năm để có những giải pháp kịp thời khi tiến độ không được như mong muốn, kịp thời điều chỉnh mục tiêu và cách thức cho phù hợp với sự thay đổi của các yếu tố liên quan.
-Bên cạnh đó, cần đặt ra một số mục tiêu mang tính thách thức, đòi hỏi sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, có như vậy thì mới phát huy được năng lực cá nhân và thúc đẩy sự phát triển của Công ty.
Bảng 3.1 : Xây dựng mục tiêu chiến lược theo phương pháp quy trình ngược (Nguồn: Tác giả) A.Chính sách chất lượng A1. A2. … An.
B. Mục tiêu chất lượng cấp Công ty
STT Nội dụng
MTCL
Công việc & Trách nhiệm TH
Theo dõi tiến độ Kết quả
B1(A?) B2(A?) … Bm(A?) C.Mục tiêu chất lượng cấp bộ phận (Bộ phận: ….….. ) STT Nội dụng MTCL
Công việc & Trách nhiệm TH
Theo dõi tiến độ Kết quả
C1(B?) C2(B?) …
Ci(B?)
D.Mục tiêu chất lượng cá nhân (Họ tên: …….)
STT Nội dụng MTCL Kết quả hiện tại Giá trị cần đạt Đề xuất khen thưởng Đánh giá kết quả D1(C?) D2(C?) … Dj(C?)
Khi Công ty thực hiện xây dựng mục tiêu chất lượng các cấp đúng theo quy trình, đảm bảo những nguyên tắc trên thì mục tiêu đề ra sẽ có tính khả thi với chính sách chất lượng, mục tiêu được phân bổ từ lớn đến nhỏ, từ cấp trên xuống cấp dưới, nội dung mục tiêu cũng tương ứng với năng lực thực tế của từng cá nhân/bộ phận/ chi
nhánh, dễ dàng đo lường và đánh giá kết quả cũng như trách nhiệm thực hiện. Tính nhất quán của các mục tiêu cũng được cải thiện vì khi cấp thấp nhất đạt được mục tiêu đồng nghĩa với mục tiêu của Công ty được hoàn thành.