Những sai xót, sự không phù hợp mà nhân viên thường mắc phải là không thực hiện đúng theo quy trình, quên biểu mẫu. Nguyên nhân chính là do các quy trình còn rườm rà , nhiều chữ, khó nhớ; qua nhiều khâu xét duyệt; nội dung phức tạp so với trình độ nhận thức của nhân viên đặc biệt là công nhân sản xuất. Do vậy, Công ty cần phải đơn giản hóa nội dung các quy trình, sử dụng dạng lưu đồ kết hợp với mô tả ngắn gọn, rõ ràng về nội dung các bước, trách nhiệm thực hiện và các hướng dẫn, biểu mẫu đính kèm.
Hiện nay, mỗi quy trình tại Công ty được mô tả trong khoảng từ 4 đến 10 trang giấy A4, với cách thức trình bày như trên, chúng ta có thể tóm gọn lại quy trình trong một mặt giấy của một tờ khổ A4, ví dụ như quy trình đánh giá nội bộ trước và sau khi cải tiến (Phụ lục 04). Nội dung được khái quát như sau:
Tên quy trình: Mã số tài liệu: Lần soát xét: Lưu đồ Trách nhiệm thực hiện Điểm lưu ý Biểu mẫu sử dụng Hồ sơ lưu trữ P/B/X lưu trữ Thời gian lưu trữ Ngày : …….
Người soạn thảo:...
Ngày:…….
Người xem xét : ………
Ngày: …….
Người phê duyệt: ……… Bộ phận được phân phối: ………...
Hình 3.1 : Quy trình đã được đơn giản hóa trên một mặt giấy
Quy trình sau khi được cải tiến sẽ được phân phối cho từng nhân viên của bộ phận có liên quan. Quy trình chính của từng bộ phận được phóng to khổ Ao, đặt cố định trên tường ở vị trí dễ quan sát, tham khảo tại văn phòng hoặc xưởng sản xuất của các bộ phận.
