Hệ thống tài liệu của Công ty Cổ phần VLXD Khánh Hòa bao gồm : a. Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng ;
b. Sổ tay chất lượng ;
c. Các thủ tục, quy trình dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001; d. Các quy định, Hướng dẫn công việc cần thiết cho các quá trình tạo sản phẩm ; e. Các hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng theo yêu cầu của ISO.
(Nguồn: Công ty CP VLXD Khánh Hòa – Sổ tay chất lượng )
Hình 2.3 : Hệ thống tài liệu của Công ty
Công ty đảm bảo các tài liệu hiện hành của hệ thống chất lượng được kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát tài liệu của Công ty (kể cả các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài), đảm bảo đó là các tài liệu hiện hành, đầy đủ và được để đúng nơi, sử dụng đúng mục đích và yêu cầu.
Các tài liệu trước khi ban hành phải được xem xét và phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. Mọi sửa đổi và bổ sung về tài liệu chỉ được thực hiện khi có yêu cầu về sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền phê duyệt tài liệu trước đó. Việc sửa đổi, bổ sung phải được ghi nhận và có cách thức nhận dạng để có thể nhận biết.
Các tài liệu được nhận biết theo tên và mã số tài liệu, ngày hiệu lực hay xét duyệt.
Tài liệu cấp 2 Tài liệu cấp 1
Tài liệu cấp 3
Tài liệu cấp 4 Các Hướng dẫn công việc, quy định,
Kế hoạch thực hiện - kiểm soát, các Biểu mẫu
Các thủ tục, quy trình điều hành, giám sát, kiểm soát
Chính sách CL Sổ tay Cl
Các tài liệu lỗi thời phải được rút khỏi nơi sử dụng, hủy bỏ và đóng dấu tài liệu lỗi thời vào bản gốc. Nếu tài liệu được lưu lại để tham khảo hay lưu giữ kiến thức phải có dấu hiệu nhận biết.
Kết quả khảo sát ý kiến nhân viên cho thấy 90% trong tổng số ý kiến đánh giá rằng hệ thống tài liệu hiện tại đã đầy đủ các quy trình, hướng dẫn liên quan và 82,1% ý kiến đồng ý là hệ thống tài liệu được soát xét, cập nhật liên tục, đảm bảo sẵn có để sử dụng khi cần thiết.
Bảng 2.4 : Kết quả khảo sát ý kiến về số lượng tài liệu đã được phân phối cho P/B/X
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Đầy đủ các quy trình, hướng dẫn liên quan 181 90,0 Có quy trình, hướng dẫn không liên quan mà vẫn
được phân phối 11 5,5
Có quy trình hướng dẫn liên quan mà không được
phân phối 9 4,5
Tổng 201 100,0
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát ý kiến về hệ thống tài liệu được soát xét, cập nhật liên tục và đảm bảo sẵn có để sử dụng khi cần đến
Trả lời Số người Tỷ lệ (%)
Đồng ý 165 82,1
Không đồng ý 36 17,9
Tổng 201 100,0