TY LE (%) THEO DAU TAI LIEU
2.1.3 Đặc điểm nguồn lực thông tin theo phạm vi phổ biến thông tin
Theo phạm vi phổ biến thông tin, có thể chia tài liệu thành hai loại, tài liệu công bố và không công bố của tài liệu.
Tài liệu không công bố, cũng chính là tài liệu xám: Tài liệu xám (grey literature) là các loại tài liệu được sản sinh ra bởi các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, doanh nghiệp,… ở cả dạng in ấn và dạng điện tử mà không được kiểm soát bởi các nhà xuất bản thương mại và hoạt động xuất bản không phải là hoạt động chủ yếu của các tổ chức này.
Tài liệu xám có vai trò đặc biệt trong hoạt động thông tin thư viện. Bởi không có một thư viện nào lại không có tài liệu xám. Tài liệu xám đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những người làm công tác giảng dạy và NCKH. Nó phản ánh kết quả hoạt động của cơ quan thông tin, và cho người ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể. Đồng thời thông tin mới mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu.
Hiện nay có các dạng tài liệu xám như: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị. Các tổng kết nghiên cứu, công trình NCKH. Các bộ tiêu chuẩn. Tài liệu sáng chế, sáng kiến, hợp lý hóa. Bản tin nội bộ. Văn bản và tài liệu được ban hành bởi cơ quan chính phủ. Luận án NCKH. Bài giảng, bài thuyết trình. Bảng thống kê. Báo cáo của các đoàn cơ quan khảo sát trong và ngoài nước. Các tạp chí. Bản dịch tài liệu nước ngoài. Bản thảo của bài báo, sách. Tờ rời, thư mục, danh mục. Các ấn phẩm miễn phí khác ...
Hiện tại, trong quá hoạt động đào tạo của nhà trường, thư viện nhà trường đã có các loại tài liệu xám như: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị, công trình NCKH của nhà trường, các luận án tiến tiến, luận văn cao học.
Việc thu thập tài liệu xám của thư viện nhà trường vẫn chưa thực hiện mang tính chuyên nghiệp. Tuy đã có quy định của nhà trường về việc giao nộp 01 bản công trình NCKH, luận án, luận văn, nhưng việc thực hiện vẫn còn mang cảm tính (Chưa có quy định thanh tra, kiểm tra đối với những người không giao nộp 01 công
trình nghiên cứu khi hoàn thành đề tài). Hoạt động thu thập tài liệu xám vẫn chưa thực sự tốt, nên bước đầu thư viện nhà trường vẫn đang triển khai và thực hiện. Và thu nhận được kết quả chưa cao.
Hiện tại số lượng tài liệu xám của thư viện có ít, chiếm tỷ lệ rất hạn chế so với tỷ lệ tài liệu sách trong thư viện. Do vậy, trong thời gian tới, thư viện nhà trường cần phải có quy chế, quy định sát sao hơn nữa trong quá trình hình thành, thu thập tài liệu xám.
Tài liệu công bố: Đó là tất cả các loại hình tài liệu, chủ yếu là tài liệu sách truyền thống đã được xử lý thông tin và đưa vào mục lực tra cứu để cung cấp và phục vụ nhu cầu của NDT. Đây là dạng tài liệu chính để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT.