SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN
3.1.5 Tổ chức thanh lý tài liệu cũ, không còn giá trị
Công tác phát triển NLTT bao gồm cả 2 quá trình song song, đó là thường xuyên tăng cường những tài liệu mới và giải phóng những tài liệu cũ, rách nát hoặc không còn giá trị thông tin.
Việc thanh lý tài liệu cũng là một mặt của bổ sung hiện tại. Chính vì vậy, công tác thanh lọc tài liệu rất quan trọng trong việc xây dựng và phát triển NLTT trong thư viện.
Cán bộ thư viện phụ trách quản lý tài sản của thư viện cần lập kế hoạch kiểm kê định kỳ nguồn tài liệu của từng kho tài liệu. Trong quá trình tổ chức thực hiện kiểm kê tài liệu cán bộ kiểm kê tài liệu tập hợp những thể loại tài liệu không còn nội dung phù hợp với hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường và những tài liệu hư hỏng, rách nát để chuẩn bị tiến hành loại bỏ khỏi kho tài liệu.
Công tác thanh lý tài liệu cần dựa trên nội dung chính sau để thực hiện thanh lý tài liệu:
- Điều tra nhu cầu sử dụng nguồn tài liệu của NDT đối với những tài liệu cần thanh lý.
- Để biết được nội dung tài liệu còn phù hợp với chương trình dạy – học, hoặc tài liệu lỗi thời – không còn giá trị sử dụng. Cần trợ giúp, hỏi ý kiến cán bộ giảng viên giảng dạy trực tiếp môn học đối với đầu sách tương ứng cần thanh lọc, hoặc hỏi ý kiến một số chuyên gia hiểu biết chuyên sâu về những đầu tài liệu cần thanh lọc. Từ đó, cán bộ quản lý tài sản sẽ có được nguồn tài liệu thanh lọc sát thực để tiến hành thủ tục cho công tác thanh lý tài liệu.
- Kết quả kiểm kê tại các kho tài liệu của thư viện. Từ đó cán bộ kiểm kê tài sản thư viện lập kế hoạch số lượng tài liệu hư hỏng, rách nát và tài liệu bị hao hụt trong quá trình sử dụng của NDT, để tiến hành làm thủ tục cho công tác thanh lý tài liệu
Ngoài công tác chuyên môn, nghiệp vụ về thanh lọc tài liệu. Thư viện nhà trường, cần có chính sách thanh lý rõ dàng, phù hợp với đặc điểm thực trạng NLTT trong thư viện. Mới đây nhất, ngày 22 tháng 01 năm 2013. Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã ban hành Thông Tư số 21/2012/TT-BVHTTDL Quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện. Thông Tư này hướng dẫn thực hiện công tác thanh lọc tài liệu, một hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng vốn tài liệu trong thư viện, góp phần giảm bớt thời gian khi đi lấy tài liệu phục vụ NDT, tiết kiệm chi phí cho công tác tố chức kho và bảo quản tài liệu, đồng thời tận dụng giá trị sử dụng tài liệu của thư viện.
Tóm lại, để thực hiện tốt công tác thanh lọc tài liệu không còn giá trị sử dụng, cán bộ thư viện cần phải thường xuyên nắm bắt thực trạng nguồn tài liệu của thư viện mình, đồng thời tiến hành thanh lọc thường xuyên dựa trên các bước cơ bản và các quy định cụ thể về công tác thanh lọc tài liệu của thư viện.