SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN
3.1.3 Số hóa nguồn tài liệu hiện có
Để phát triển nguồn lực thông tin số, xây dựng các bộ sưu tập số cần phải tiến hành số hóa tài liệu có giá trị về các ngành/chuyên ngành Nhà trường đang đào tạo.
Nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường ĐHSPKT HY nhìn chung còn khá eo hẹp cả về loại hình lẫn số lượng. Từ trước những năm 2003, khi nhà trường còn là trường cao đẳng. NLTT trong thư viện còn rất hạn chế. Gồm có khoảng 300 đầu sách, 1 vạn bản sách (Khoảng gần 200 bản sách tài liệu tiếng Đức), 20 đầu báo , tạp chí thông dụng hàng ngày. Từ sau năm 2003, khi Trường được nâng cấp thành trường đại học. Nhà trường cũng đã có chú trọng hơn về đầu tư trang thiết bị và NLTT cho thư viện, nhưng những con số mà tác giả luận văn trình bày dưới đây cũng cho thấy, NLTT của thư viện còn ở mức hạn chế so với quy mô đào tạo cũng như nhu cầu sử dụng thông tin của NDT. NLTT của thư viện chủ yếu là dạng tài liêu truyền thống khoảng 4,8 vạn bản sách trong khoảng 1,6 nghìn đầu sách. Báo, tạp chí thông dụng khoảng trên 60 đầu. Tài liệu điện tử có rất ít, bao gồm có 10 acount CSDL điện tử. và một số đĩa CD – ROM đính kèm của một số cuốn sách mới khi bổ sung về thư viện. CSDL được bổ sung từ Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc Gia, đó là các công trình NCKH, các bài báo, tạp chí, nghiên cứu chuyên sâu đa ngành, đa lĩnh vực.
Trong bối cảnh, CNTT đã trở thành công cụ đắc lực cho mọi ngành nghề trong xã hội. Việc đẩy mạnh áp dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện được các thư viện ứng dụng triệt để. Do thị yếu và nhu cầu của NDT hiện nay là thích ứng với việc ngồi làm việc trước máy tính điện tử. Thư viện nhà trường cần đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu. Thực hiện đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu cần lập kế hoạch chi tiết để có được bộ sưu tập số nguồn tài liệu, đáp ứng nhu cầu lớn của NDT. Tăng cường bổ sung nguồn tài liệu số: Đây là công tác đang được các thư viện đẩy mạnh và chú trọng phát triển. Bằng những biện pháp bổ sung thí điểm, và bổ sung có chon lọc đối với những tài liệu thông dụng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đối với người dạy và người học trong nhà trường. Những đầu sách hiện đã có trong
thư viện, cần có kế hoạch bổ sung để sao cho người học tiếp cận với nguồn tài liệu trong thư viện ở nhiều hình thức khác nhau.
Thực hiện số hóa nguồn tài liệu hiện có góp phần tăng cường đáng kể số lượng bản sách có trong thư viện. Đối với mỗi đầu sách, thư viện có thể đáp ứng được không giới hạn số lượng NDT sử dụng đầu tài liệu đó. Đó là mặt rất thuận lợi so với nguồn tài liệu truyền thống.
Việc số hóa tài liệu hiện có đáp ứng tốt trong khâu đảm bảo chất lượng khảo thí đối với cơ sở giáo dục và đào tạo đại học. Bởi khi đó, với một lượng kinh phí không lớn, thư viện có thể bổ sung được đáng kể về nguồn tài liệu, đáp ứng cho việc kiểm định chất lượng giáo dục đại học do Bộ GD & ĐT quy định.
Việc số hóa nguồn tài liệu hiện có, có nhiều lợi ích về kinh tế cũng như bảo quản tài liệu. Việc chi phí cho bổ sung số lượng bản tài liệu của một đầu sách là thấp hơn nhiều so với bổ sung nguồn tài liệu truyền thống. Hơn nữa, việc bố trí lưu trữ tài liệu trong kho cũng tiết kiệm được nhiều diện tích.
Khác với các thư viện khác trong cả nước. Thư viện đối với cơ sở đào tạo giáo dục đại học, nguồn tài liệu được nhân bản với số lượng lớn có lợi thế rất cao. Có những đầu tài liệu, tính trên lượt mượn có thể lên tới vài trăm, thậm chí số lượng lên tới hàng nghàn đối với tài liệu thuộc hệ thống các môn học bắt buộc như: môn học khoa học cơ bản, một số môn học lý luận chính trị …
Theo PGS.TS.Trần Thị Quý, để Số hóa tài liệu trước hết cần: “Xác định mục tiêu số hóa tài liệu; Vấn đề công nghệ/lựa chọn phần mềm quản lý; Lựa chọn tài liệu để số hóa; Thực hiện Quy trình số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa chặt chẽ; Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu; Kinh phí số hóa tài liệu; Vấn đề đảm bảo bản quyền” (23, Tr.151)
Xác định mục tiêu số hóa tài liệu: là công việc đầu tiên khi triển khai số hóa tài liệu. Chú trọng lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng và phần mềm quản lý tài liệu số với các tiêu chuẩn công nghệ đảm bảo chất lượng tài liệu số và quản lý tài liệu số bền vững, cho phép lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hoá âm thanh, hình ảnh, phim, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau. Hỗ trợ xây dựng các giáo trình, bài giảng, sách điện tử.... Cho phép NDT truy cập và khai thác thông tin trực tuyến. Thành phần chính của phần mềm quản lý tài liệu số gồm
OPAC: Cung cấp giao diện cho NDT ruy cập đến các chức năng của hệ thống như tra cứu, xem tài liệu...; Library Server: Tích hợp với hệ thống thư viện điện tử tích
hợp, module này cung cấp các giao diện để truy cập thông tin bạn đọc, bản ghi biên mục..; Object Server: là nơi lưu trữ và cung cấp nội dung tư liệu; Authority Control: Có chức năng xác thực, kiểm soát và ghi nhận các truy cập hệ thống.Phần mềm có các tính năng cơ bản: Thu thập và bổ sung các tư liệu: cung cấp quy trình số hóa và xử lý các dạng tài liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, phim và các định dạng khác; Lưu trữ:cho phép lưu trữ các tư liệu thuộc nhiều dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh; Biên mục theo chuẩn: Nguyên tắc chung của việc biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hoá. Các nhãn trường này tuân theo các thành phần siêu dữ liệu Dublin Core qui định. Tuân theo chuẩn RDF (Resource Description Framework) của W3C. Các bản ghi thư mục mô tả các nguồn tư liệu số hoá có thể được thể hiện dưới nhiều khuôn dạng khác nhau: MARC21, CDS/ISIS. Ngoài ra, các bản ghi này có thể thể hiện dưới dạng các tệp XML, tuân theo Resource Description Framework (RDF) do tổ chức W3C khuyến cáo; Tự xác định các thuộc tính của các tệp dữ liệu số hoá
được đưa vào để cho phép tra cứu theo các thuộc tính đó, ví dụ kích cỡ tệp, loại nén (với hình ảnh, âm thanh và video), cỡ và độ sâu (đối với hình ảnh), độ dài (đối với âm thanh và video)...; Tra cứu: Hệ thống cho phép tìm kiếm theo tổ hợp các thông tin mô tả đồng thời với các thuộc tính số và cung cấp khả năng tìm kiếm toàn văn.
Quản lý quyền truy cập, kiểm soát truy cập, nhật ký truy cập dữ liệu: thư viện Số sử dụng chung hệ thống người dùng của phân hệ quản trị thư viện truyền thống, cho phép quản lý tập trung, mỗi người dùng chỉ có một tài khoản. Quyền truy cập được xác định trên nhóm tài liệu hoặc từng tài liệu. Quyền có thể gán cho nhóm người dùng hoặc từng người dùng. Các truy cập đều được ghi lại trong nhật ký hệ thống. Từ đó dễ dàng cung cấp các chức năng báo cáo thống kê hoặc tính phí. Về lựa chọn tài liệu: Là việc hết sức quan trọng, bởi không có thư viện nào có khả năng số hoá toàn bộ kho tài liệu. Khi lựa chọn tài liệu trước hết cần chú trọng đến nhu cầu thông tin (nội dung, ngôn ngữ, dạng tài liệu...) của người dùng tin mà thư viện đang phục vụ. Đặc biệt là nhu cầu về nội dung tài liệu/giá trị tri thức của tài liệu gốc; Thứ hai là cần tuyển lựa các tài liệu tiềm năng/đặc thù mà thư viện mình đang lưu giữ, các thư viện khác không có; Thứ ba là tính tới các tài liệu chỉ có một bản, tài liệu sắp hư hỏng khó hồi phục; Thứ tư là tài liệu quý hiếm; Thứ năm là tài liệu chưa có nơi nào số hóa để tránh trùng lặp... Thực hiện Quy trình Số hoá và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ là công đoạn quan trọng nhất. Có rất nhiều các dạng tài liệu gốc (ví dụ
như fulltext, video, audio, ảnh,...). Tài liệu có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh,... Với mỗi dạng tài liệu đều có các cách xử lý khác nhau. Nhưng nói chung đều phải qua các công đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó là xử lý để tạo ra các thông tin số. Các thông tin số này mới thực sự là đối tượng của thư viện điện tử, cho phép thực hiện thao tác sửa đổi.
Cho nên, việc số hóa nguồn tài liệu hiện có là rất cần thiết, và cần triển khai nhanh chóng để thư viện nhà trường sở hữu được bộ sưu tập đầu tài liệu, đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của NDT.