SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN
3.1.4 Tăng cường hợp tác trao đổi nguồn lực thông tin
Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực có nguồn gốc từ ý tưởng thư viện cần phải tìm cách để cung cấp cho bạn đọc khả năng khai thác nguồn tin, không phải chỉ từ thư viện cơ sở, mà còn từ nhiều thư viện khác trong vùng hay trong khu vực. Chia sẻ nguồn lực, tri thức, CSDL và dịch vụ được xem như phương tiện hợp tác có hiệu quả của các trung tâm thông tin - thư viện, nhằm tối đa hoá khả năng phục vụ thông tin, tối đa hoá nguồn lực sẵn có của mỗi cơ sở thư viện [22, tr.3]. Trong quá trình đào tạo, với rất nhiều chuyên ngành đào tạo trong một trường, mỗi chuyên ngành lại triển khai nhiều môn học khác nhau, số lượng tài liệu tối thiểu cần đảm bảo phục vụ học tập sẽ rất lớn, khó có thể tập trung trong một thư viện, cũng do điều kiện kinh phí có hạn mà thông tin khoa học đang trong quá trình gia tăng mạnh mẽ. Trong khi đó, có rất nhiều môn học sẽ cũng được giảng dạy trong nhiều trường đại học và cao đẳng khác nhau, trong những thời điểm khác nhau, nhất là các trường có đào tạo những chuyên ngành gần gũi với nhau. Do đó, sẽ tiết kiệm kinh phí chung, đồng thời sử dụng tối đa các nguồn tài liệu của các trường đại học, cao đẳng nếu có biện pháp hữu hiệu trong việc chia sẻ nguồn tài liệu giữa các trường.
Chính vì thế, phối hợp bổ sung là một hình thức hợp tác, chia sẻ NLTT giữa các đơn vị thư viện. Việc chia sẻ nguồn tài liệu có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau như: thiết lập hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến, thực hiện việc cho mượn liên thư viện, trao đổi thông tin, chia sẻ các các CSDL toàn văn,… Quá trình chia sẻ nguồn tài liệu sẽ đạt hiệu quả cao khi nguồn tài liệu của các thư viện đã được điện tử hoá, được quản lý và khai thác bằng những phần mềm thích hợp và đạt chất lượng cao.
Bước đầu tiên tiến tới chia sẻ NLTT một cách thuận lợi giữa Thư viện Trường ĐHSPKT HY với Thư viện các Thư viện Trường Đại học khác là thống nhất áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện. Và chính Vụ thư viện – Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch là đơn vị quản lý sự nghiệp thông tin thư viện trong cả nước là đơn vị có trách nhiệm triển khai, thực thi đối với các đơn vị Thư viện trong cả nước thực hiện. Nhưng đến nay, Vụ thư viện mới dừng lại ở mức khuyến cáo áp dụng chuẩn nghiệp vụ thư viện đối với các trường đại học.
Trong Điều 14 của Pháp lệnh Thư viện năm 2001 đã chỉ rõ: “Trao đổi tài liệu và tham gia vào các mạng thông tin - thư viện trong nước; trao đổi tài liệu và tham gia vào các mạng thông tin - thư viện nước ngoài theo quy định của Chính Phủ”, là cơ sở hợp pháp để các cơ quan thông tin - thư viện tham gia hợp tác, chia sẻ NLTT trong thư viện Nhà trường. Phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT là một nguyên tắc không thể thiếu được của hoạt động thông tin thư viện trong điều kiện của sự bùng nổ thông tin, thiếu hụt kinh phí. Phối hợp và chia sẻ tài liệu nhằm tránh mua tài liệu trùng lặp ở một mức độ nhất định, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn kinh phí do Nhà nước cấp. Vì vậy, các thư viện cần phải hợp tác với nhau, trước hết là hợp tác về nguồn tài liệu.
Phối hợp bổ sung thực hiện trước hết bằng cách phân chia ranh giới trách nhiệm, thu thập từng loại hình tài liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ định hướng phát triển ngành nghề cụ thể của nhà trường. Với mục đích tránh trùng lặp, tiết kiệm, tăng số lượng tài liệu mới, làm phong phú vốn tài liệu trong kho nhằm thảo mãn nhu cầu thông tin ngày càng cao của NDT.
Công tác phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn tài liệu thường được tiến hành theo các phương thức sau:
- Trao đổi, nhượng tặng các tài liệu dư thừa, trùng bản.
- Phân phối các tài liệu nhận được qua các chương trình Quốc tế viện trợ sách, báo, tạp chí.
- Cho mượn tài liệu giữa các thư viện với nhau trên cơ sở xây dựng các loại mục lục liên hợp dưới hình thức thủ công và tự động hóa.
- Sao chụp các chương, đoạn cần thiết trong sách, các số và bài tạp chí theo yêu cầu của bạn đọc.
Những thách thức và khó khăn trong qúa trình thực hiện trao đổi, chia sẻ NLTT giữa thư viện các Trường đại học:
- Các thư viện chưa thấy được vai trò, vị trí và lợi ích to lớn của công tác này nên việc phối hợp, chia sẻ tài liệu chỉ mang tính chất tự phát, chưa thoát khỏi tình trạng mạnh ai người ấy lo. Và cứ có kinh phí được cấp là có thể mua được tài liệu nên gây ra một sự lãng phí không cần thiết.
- Do không có những thỏa thuận cụ thể giữa các thư viện trong việc cung cấp bản sao nên khi có nhu cầu cung cấp bản sao là thường gặp khó khăn ngay như vấn đề giá cả, vấn đề bản quyền tác giả, hay quyền lưu trữ nó.
- Do chưa thành lập được hội đồng phối hợp bổ sung giữa thư viện các trường đại học với nhau nên hoạt động này còn rất lỏng lẻo không có sự giám sát, kiểm tra, đôn đốc nên không có gì để ràng buộc trách nhiệm của mỗi đơn vị thành viên.
Hiện tại, Thư viện Trường ĐHSPKT HY đã tham gia vào liên chi hội thư viện các trường đại học khu vực phía bắc từ năm 2006. Và dự kiến trong tháng 3 năm 2014, thư viện nhà trường sẽ tham gia vào mạng lưới liên hiệp thư viện Việt Nam do Cục Thông tin khoa học và công nghệ Quốc Gia chủ trì thực hiện cung cấp gói dịch vụ CSDL số - proquest center. Nhưng về cơ bản, công tác phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn tài liệu vẫn chưa được tiến hành. Để có nguồn tài liệu trao đổi, tiết kiệm tối đa nguồn kinh phí được cấp, mà lại có được những tài liệu mình cần, nhất thiết Thư viện nhà trường cần phải có các mối quan hệ, hợp tác giữa các thư viện cùng khối ngành kỹ thuật trong cả nước. Thư viện nhà trường cần thực hiện chức năng kết hợp chặt chẽ với Trung tâm Thông tin - Thư viện của các Trường Đại học có cùng khối, ngành, chuyên ngành đào tạo. Cần thực hiện ngay mục lục liên hợp sách mới để giới thiệu cùng bạn đọc và bổ sung cho nhau. Mục lục liên hợp sách sẽ là công cụ để cán bộ thư viện nắm vững khả năng của các nguồn trong các thư viện hợp tác với nhau và cũng là công cụ đem lại thuận lợi cho người sử dụng thông tin giữa các thư viện. Thư viện nhà trường cần có những hoạt động thiết thực và cụ thể để có được sự trao đổi về tài liệu như:
- Xây dựng mục lục liên hợp về nguồn thông tin hiện có.
- Xây dựng nguồn tài liệu điện tử, nhất là CSDL như CSDL toàn văn, CSDL thư mục, CSDL dữ kiện và CSDL chuyên ngành hẹp. Từ đó, có sự mua bán, trao đổi lẫn nhau qua mạng Internet, CD-Rom.
- Chuẩn hóa khổ mẫu trao đổi thông tin.
- Dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu cần được chú trọng nhiều hơn, nhất là những tài liệu quý hiếm.
- Tăng cường phối kết hợp trong việc phát triển các sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện về giảng dạy của giảng viên, các vấn đề về học và tự học của người học, về công tác NCKH….
- Cần xây dựng Website của Thư viện Trường ĐHSPKT HY, đồng thời truy cập thông tin trên mạng Internet, tìm kiếm các địa chỉ thích hợp. Các hoạt động chia sẻ NLTT trên sẽ mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động tăng cường NLTT. NDT truy cập thông tin về nguồn tài liệu được nhiều hơn, cung cấp các dịch vụ thư viện tốt hơn mà giá cả lại phải chăng.
Rõ ràng, việc phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT là một công việc không đơn giản và dễ dàng. Song song với với đó là sự lợi ích rất to lớn nếu như công tác phối hợp, chia sẻ NLTT của thư viện nhà trường được tiến hành một cách có hiệu quả. Như vậy, để công tác này được tiến hành và thực hiện có hiệu quả tốt. Thư viện Trường ĐHSPKT HY cần phải có một nguồn kinh phí nhất định cho hoạt động phối hợp, chia sẻ NLTT, đồng thời cần có đội ngũ cán bộ nhiệt huyết, năng động và sáng tạo phục vụ tốt cho công tác phối hợp, chia sẻ NLTT.