TY LE (%) DAU TAI LIEU
2.2.5 Khai thác và phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin
2.2.5.1 Khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin
Do điều kiện cơ sở vật chất, cùng với đội ngũ cán bộ còn mỏng, nên việc tổ chức các dịch vụ thông tin còn rất đơn giản, chủ yếu theo phương pháp truyền thống. Hiện tại, thư viện có 03 loại dịch vụ chính phục vụ NDT của nhà trường gồm: Dịch vụ tra cứu và dịch vụ cung cấp tài liệu gốc và dịch vụ sử dụng phòng máy tính.
Dịch vụ tra cứu: Hiện nay, thư viện hoạt động trên phương diện thủ công (chưa có phần mềm quản lý thư viện), nên dịch vụ tra cứu ở đây vẫn áp dụng tra cứu thông tin dựa trên tủ phiếu tra cứu (Hộp phiếu, hộp phích …). NDT thông qua dịch vụ tra cứu thông tin này sẽ yêu cầu thông tin họ cần được phục vụ.
Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc: Chủ yếu ở hình thức là mượn về nhà và đọc tại chỗ.
Mượn tài liệu về nhà
Hiện nay, thư viện nhà trường gồm có 02 kho sách: 01 kho mượn sách gồm các loại tài liệu có nội dung như: Khoa học cơ bản, lý luận chính trị, pháp luật, tài liệu tiếng nước ngoài, khác… 01 kho mượn sách gồm các loại tài liệu có nội dung là sách chuyên ngành của các ngành nghề đạo tạo trong nhà trường. Phục vụ toàn bộ đối tượng NDT trong nhà trường.
Đối với cán bộ quản lý, giảng viên, chuyên viên trong nhà trường mượn sách. Thư viện căn cứ vào nhu cầu giảng dạy và NCKH của đối tượng này và quy định nhóm đối tượng này mượn tối đa số lượng là 06 cuốn gồm tất cả các loại sách hiện đang có rại thư viện. (Hiện tại, có những giảng viên giảng dạy 02 đến 03 môn học trong 01 học kỳ). Thời gian mượn tài liệu được quy định trong một kỳ, và quy ra thời điểm mượn tài liệu cho tới thời điểm tài liệu là 06 tháng.
Đối với học viên và sinh viên. Đối với sinh viên đầu khóa, thư viện sẽ tổ chức làm thẻ thư viện cho tất cả những học viên sinh viên nào có nhu cầu làm thẻ thư viện (Không bắt buộc làm thẻ thư viện), đồng thời trong đợt học chính trị đầu khóa, thư viện cử cán bộ thư viện tập huấn, hướng dẫn cách sử dụng thư viện đối với học viên, sinh viên đầu khóa. Thư viện quy định mỗi học viên sinh viên được mượn 01 cuốn. Trong thời gian tới, thư viện căn cứ vào nhu cầu và tình hình số lượng đầu sách và bản sách, sẽ quy định học viên sinh viên mượn số lượng sách từ 02 đến 03 cuốn. Thời gian mượn tài liệu được quy định trong một kỳ, và quy ra thời điểm mượn tài liệu cho tới thời điểm trả tài liệu tối đa là 06 tháng. Hiện tại, theo quy định của thư viện, tất cả những học viên sinh viên của nhà trường mượn sách với hình thức cá nhân. Thư viện căn cứ tình hình số lượng đầu sách, bản sách và chưa phục vụ mượn sách theo tập thể lớp đối với tài liệu là giáo trình.
Quy trình học viên sinh viên đến thư viện mượn sách về nhà như sau: Học viên sinh viên tra cứu tài liệu trong tủ tra cứu hộp phích, hộp phiếu Học viên sinh viên trình thẻ thư viện và được cán bộ thư viện cung cấp phiếu yêu cầu để mượn sách thư viện.
Học viên sinh viên trực tiếp đến hỏi, yêu cầu cán bộ thư viện về thông tin tài liệu cần mượn. Cán bộ thư viện trả lời yêu cầu của NDT về thông tin tài liệu đó (Còn, hay hết trong kho tài liệu)
Học viên sinh viên viết đầy đủ thông tin trong phiếu yêu cầu và gửi tới cán bộ thư viện. Sau khi cán bộ thư viện vào kho sách và lấy cuốn tài liệu đó đưa cho NDT. NDT kiểm tra tình trạng của cuốn sách và điền thêm những thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu như: Tình trạng của sách, “Số cá biệt”, sau đó NDT gửi lại cả thẻ thư viện và phiếu tờ phiếu yêu cầu đó tới cán bộ thư viện đồng thời, mang sách về nhà sử dụng.
Đọc tại chỗ
Đọc tại chố là một trong những dịch vụ khai thác thông tin truyền thống, không thể thiếu của một thư viện, để đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin của NDT. Đọc tại chỗ là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc phổ biến nhất của các thư viện, nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin trong thời điểm nhất định và thỏa mãn nhu cầu thông tin trực tiếp, nhanh chóng tại thư viện. Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức NDT sử dụng nhiều.
Hiện tại thư viện có phòng đọc khoảng 150 m2 với khoảng trên 100 chỗ ngồi đọc tại chỗ. Năm 2005-2006 Thư viện nhà trường có áp dụng và triển khai mô hình phòng đọc mở. NDT rất thích thú và đến phòng đọc mở sử dụng, hiệu quả hoạt động, tần suất sử dụng khá tốt. Nhưng vì, thư viện nhà trường hoạt động dưới hình thức thủ công, cùng với việc đội ngũ cán bộ còn mỏng, cho nên rất khó cho việc quản lý tài liệu. Và sau đó thư viện đã không còn tiếp tục mô hình phòng đọc mở nữa. Đến nay, thư viện áp dụng và thực hiện phục vụ NDT đọc tại chỗ theo hình thức kho đóng. Cũng giống như quy trình mượn tài liệu sách về nhà. NDT có thể xuất trình thẻ và ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu, và mượn tài liệu để đọc tại chỗ. Các dạng tài liệu phục vụ NDT gồm có: Sách giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí ….
Sử dụng phòng máy tính:
Từ năm 2009, thư viện nhà trường đã được nâng cấp theo nhu cầu của người học. Thư viện được nâng cấp thêm tầng 03 trên cơ sở tòa nhà 02 tầng thư viện. Diện tích của toàn bộ tầng 03 thư viện dùng để làm phòng máy tính, với 50 máy tính nối mạng internet tốc độ nhanh và bản quyền 10 acount CSDL số do Cục Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia cung cấp. (Đây là các kết quả công trình ngiên cứu khoa học dưới dạng là các bài tạp chí), phục vụ nhu cầu của NDT. Hiện nay, thư viện miễn phí đối với NDT sử dụng phòng máy tính để tra cứu hay tìm kiếm thông tin. NDT có thể xuất trình thẻ thư viện
Nhìn chung, việc mượn sách về nhà đối với NDT của thư viện đã thu hút được nhiều đối tượng NDT đến sử dụng thư viện. NDT có thể mượn được nhiều đầu sách trong một thời gian ngắn. (Có thể mỗi một hôm, NDT có thể trả sách và mượn 1 loại sách khác theo nhu cầu).
2.5.2.2 Phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin
Phối hợp là hoạt động để hỗ trợ lẫn nhau. Phối hợp bổ sung là phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp và làm gia tăng số lượng tài liệu.
Có nhiều lý do khiến các thư viện nói chung, thư viện đại học nói riêng cần phối hợp bổ sung. Trước hết là do sự bùng nổ thông tin, số lượng tài liệu tăng quá nhanh và quá nhiều nên không một thư viện – cơ quan thông tin nào đủ sức đáp ứng nhu cầu NDT. Thứ hai, việc phối hợp bổ sung giúp tránh được tình trạng biệt lập khép kín thông tin trong phạm vi một đơn vị; tránh trùng lặp, lãng phí thông tin; thoả mãn nhu cầu thông tin ngày càng đa đạng của NDT. Thứ ba, trong điều kiện hiện nay, việc phối hợp bổ sung giúp sử dụng hợp lý công sức, tiền của và phương tiện của các đơn vị.
Muốn tiến hành phối hợp bổ sung giữa các thư viện – cơ quan thông tin cần phải có sự tổ chức chỉ đạo thống nhất phát triển sự nghiệp thông tin thư viện; đồng thời các thư viện – cơ quan thông tin phải có đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện để liên hệ với nhau; phải thông báo công khai, rộng rãi thành phần vốn tài liệu; phải có ngân sách ổn định và trình độ, ý thức của cán bộ thông tin thư viện phải đạt theo tiêu chuẩn nhất định.
Việc phối hợp, bổ sung có nhiều ý nghĩa như tránh lãng phí đối với việc cùng một tài liệu lại có nhiều đơn vị cùng bổ sung, giúp tiết kiệm kinh phí và tạo điều kiện để người dùng tin khai thác tài liệu với tần suất tối đa, tránh để tài liệu bị “chết” trong kho.
Tuy vậy, đến nay Thư viện Trường ĐHSPKT HY vẫn chưa tiến hành phối hợp bổ sung với bất kể một đơn vị thư viện nào. Hy vọng trong thời gian tới Thư viện nhà trường sẽ tiến hành phối hợp bổ sung với một số thư viện các trường đại học có cùng các ngành đào tạo tương ứng để tăng chất lượng, hiệu quả phục vụ NDT nhờ nguồn lực thông tin phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình.
Việc chia sẻ nguồn lực thông tin cũng rất cần thiết đối với cơ quan thông tin thư viện. Tuy nhiên mức độ triển khai việc hợp tác giữa các thư viện để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin lại liên quan đến đặc thù điều kiện ở mỗi thư viện - cơ quan thông tin. Khi tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin, các đơn vị thành viên có thể làm thỏa mãn nhu cầu của NDT nhờ có thêm số lượng vốn tài liệu một cách nhanh chóng với số lượng đảm bảo. Một lợi ích nữa của việc này là giúp cho các thư viện
– cơ quan thông tin giảm chi phí mua tài liệu, chi phí xử lý tài liệu (thông tin chỉ cần xử lý một lần nhưng có thể được tái sử dụng nhiều lần khi xử lý tập trung hoặc sử dụng lại kết quả xử lý từ các biểu ghi của các đơn vị khác). Khi đã có hệ thống liên kết, thì việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện – cơ quan thông tin cho người dùng trong và ngoài hệ thống đều có thể được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng, mọi nơi, mọi lúc.
Vì vậy việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện – cơ quan thông tin là hết sức cần thiết và phù hợp với xu thế phát triển của xã hội. Chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm tận dụng tối đa nguồn tri thức của nhân loại và tiết kiệm kinh phí cho các thư viện – cơ quan thông tin bởi vì, trên thực tế thì không có một các thư viện – cơ quan thông tin nào có đủ khả năng bổ sung một cách đầy đủ nguồn lực thông tin, đáp ứng được mọi nhu cầu tin của NDT.
Đối với Thư viện Trường ĐHSPKT HY, trước nhu cầu thông tin ngày càng phong phú, đa dạng của NDT thì công tác chia sẻ nguồn lực thông tin đang đặt ra nhiều khó khăn và thách thức... Vì vậy việc hợp tác, liên kết với các đơn vị khác để chia sẻ nguồn lực thông tin là công việc hết sức cần thiết. Việc lựa chọn được thư viện nào, tổ chức nào có nguồn lực thông tin hoặc một phần nguồn lực thông tin phù hợp với NCT của NDT với Thư viện nhà trường để tiến tới phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin là đã rất khó, việc cùng nhau thống nhất thực hiện lại càng hết sức khó khăn hơn.