TY LE (%) DAU TAI LIEU
2.2.6Quy trình phát triển nguồn lực thông tin
Bổ sung NLTT là một hoạt động mang tính chất trí tuệ cao đòi hỏi khả năng và trình độ chuyên môn của người làm công tác bổ sung. Việc xem xét tài liệu về phương diện nội dung không thể tiến hành được nếu không có trình độ và sự hiểu biết.
Bổ sung tài liệu phải căn cứ vào những thay đổi trong chính sách bổ sung của thư viện và sự phát triển của các ngành khoa học công nghệ, tạo ra nguồn thông tin có giá trị của thư viện, đáp ứng được nhu cầu của NDT. Hiệu quả của việc phục vụ thông tin cho NDT phụ thuộc chủ yếu vào mảng tài liệu được bổ sung hiện tại. Bổ sung tài liệu bao gồm hai quá trình song song, đó là thường xuyên tăng cường những tài liệu mới và giải phóng những tài liệu cũ, rách nát hoặc không còn giá trị thông tin
Một số yêu cầu đặt ra cho bổ sung tài liệu trong Thư viện Trường ĐHSPKT HY đó là:
Thứ nhất, phải thu thập đầy đủ những tài liệu có giá trị, phù hợp với đặc điểm của thư viện và NCT của NDT.
Thứ hai, phải tiến hành bổ sung kịp thời, đúng lúc. Thư viện phải thường xuyên giữ mối liên hệ với Nhà xuất bản, Công ty phát hành sách, các trường Đại học và Cao đẳng có đào tạo cùng chuyên ngành để cập nhật những thông tin về tài liệu mới xuất bản, giới thiệu và có kế hoạch bổ sung tài liệu kịp thời.
Thứ ba, phải đảm bảo số lượng tài liệu đầy đủ. Yêu cầu này đòi hỏi cán bộ bổ sung phải dự trù, tính toán chính xác số lượng bản cần thiết cho từng tài liệu. Nếu bổ sung thừa bản sẽ gây lãng phí về kinh tế, ngược lại nếu bổ sung ít bản sẽ không đáp ứng NCT. Trong quá trình bổ sung, do mỗi loại học liệu có nhu cầu đọc khác nhau, nên số lượng bổ sung cũng khác, tùy thuộc vào cả nhu cầu sử dụng của NDT.
Để lựa chọn được loại hình tài liệu phục vụ cho công tác bổ sung tại Thư viện Trường ĐHSPKT HY phải dựa trên các tiêu chuẩn nhất định. Về mặt chất lượng nguồn tài liệu bổ sung phải được xác định bằng các giá trị tư tưởng, khoa học, nghệ thuật, thực tiễn và sự phù hợp về trình độ, tâm lý của đối tượng NDT. Về mặt số lượng để thống nhất lượng tài liệu bổ sung cán bộ thư viện phải dựa vào nhu cầu bạn đọc và nguồn kinh phí cho phép sao cho phù hợp nhất. Nếu tài liệu bổ sung nhiều quá sẽ gây lãng phí, tốn kém; ngược lại số lượng tài liệu hạn chế sẽ không đáp ứng nhu cầu NDT. Cán bộ thư viện phải căn cứ vào những tác động, những quy luật ảnh hưởng đến công tác phát triển NLTT để lựa chọn tài liệu sao cho thông tin luôn phù hợp và chính xác nhất có thể. Để thiết lập các loại hình tài liệu bổ sung cán bộ nghiệp vụ không chỉ đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, thời gian mà các tiêu chuẩn về ngôn ngữ, tiêu chuẩn giá cả, tiêu chuẩn địa lý cũng được quan tâm.
Thư viện Trường ĐHSPKT HY đã xây dựng kế hoạch bổ sung dựa trên cơ sở tìm hiểu các tài liệu liên quan đến chuyên ngành đào tạo của trường và nhu cầu của NDT. Cơ sở chủ yếu quyết định quá trình bổ sung tài liệu là mục lục giới thiệu sách hàng quý của các Nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách. Để xây dựng
được một hệ thống tài liệu bổ sung cán bộ thư viện phải xác định được loại hình, nội dung, chủ đề, ngôn ngữ tài liệu. Tài liệu phải bao quát các lĩnh vực chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, đáp ứng lợi ích của NDT và đảm bảo tính cập nhật thông tin.
Để thực hiện kế hoạch, chính sách bổ sung Thư viện Trường ĐHSPKT HY đã tiến hành bổ sung tài liệu theo quy trình sau:
- Bổ sung tài liệu của các nhà xuất bản, công ty phát hành sách
Bước 1: Cán bộ thư viện thăm dò nguồn tài liệu chuẩn bị được bổ sung, trên cơ sở khảo sát thực tế trên thị trường đối với các điểm phân phối tài liệu.
Bước 1: Danh mục tài liệu của các Nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách gửi danh sách các tài liệu mới cho Ban Giám hiệu Nhà trường; Ban Giám hiệu Nhà trường chuyển danh mục tài liệu cần mua cho Trưởng ban thư viện và cán bộ thư viện;
Bước 3: Các cán bộ thư viện xem xét dựa trên loại hình tài liệu cần mua, rà soát loại đầu sách và số lượng bản sách hiện có trong thư viện với danh sách tài liệu cần được bổ sung, (tránh trường hợp bổ sung tài liệu bị trùng lặp) nhu cầu của NCT. Ban thư viện chuyển danh mục tài liệu cần bổ sung tới các khoa và bộ môn để lấy ý kiến của cán bộ giảng viên về tình hình sử dụng đầu sách và số lượng bản sách. Trường hợp, cán bộ giảng viên cần đăng ký bổ sung những đầu sách không có trong danh sách đó, thì cần lập một bảng yêu cầu bổ sung tài liệu riêng gửi kèm với danh sách tài liệu mới của nhà xuất bản đó. Danh sách các tài liệu dự kiến bổ sung được Ban thư viện tập hợp lại và trình lên Ban Giám hiệu Nhà trường để xét duyệt và xin kinh phí dự toán bổ sung.
Bước 4: Danh mục tài liệu được xét duyệt gửi đến Nhà xuất bản, thực hiện hợp đồng mua bán và chuyển tài liệu theo danh mục đặt mua về Thư viện Trường ĐHSPKT HY và kế hoạch bổ sung vốn tài liệu đó được hoàn thành.
- Bổ sung tài liệu nội sinh trong nhà trường.
Bước 1: Ban thư viện xây dựng văn bản quy định bắt buộc về việc thu nhận tài liệu nội sinh trong nhà trường và trình Ban giám hiệu duyệt làm cơ sở pháp lý để thực hiện.
Bước 2: Phổ biến văn bản quy định về việc thu nhận tài liệu nội sinh tới từng đơn vị trong nhà trường, để các tập thể và cá nhân trong toàn trường thực hiện. (Trong trường hợp, cá nhân nào không thực hiện theo văn bản này, nhà trường sẽ có hình thức kỷ luật thích đáng)
Bước 3: Ban thư viện tiến hành thu nhận tài liệu của các cán bộ giảng viên, học viên sinh viên trong nhà trường.
Trong các thư viện nói chung, quy trình bổ sung tài liệu được tiến hành theo một kế hoạch tỉ mỉ với nhiều công đoạn phức tạp nhưng bắt buộc phải thực hiện. Khi tiến hành bổ sung tài liệu, trước tiên phải căn cứ vào các lĩnh vực đào tạo của trường, nhu cầu của NDT và trên cơ sở danh mục tài liệu xuất bản của các nhà xuất bản gửi đến, cán bộ bổ sung nghiên cứu, lựa chọn danh mục tài liệu của từng ngành cụ thể và gửi về các khoa, bộ môn trong trường cho cộng tác viên tại các Khoa và giảng viên tiến hành lựa chọn.
Cán bộ giảng viên thuộc tổ chuyên môn của các Khoa là người biết rõ nhất những tài liệu nào cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu, sát hợp với từng môn học. Do đó, căn cứ vào danh mục tài liệu của thư viện gửi đến, Cán bộ giảng viên của các Khoa sẽ lựa chọn những tài liệu cần thiết và số lượng cụ thể rồi gửi lại thư viện để cán bộ bổ sung tiến hành thống kê và lên danh mục các tài liệu cần mua. Căn cứ vào kinh phí được cấp, thư viện sẽ tiến hành mua những tài liệu thích hợp nhất với nhu cầu của người dùng tin và phù hợp với diện bổ sung tài liệu từng chuyên ngành đào tạo.