SƢ PHẠM KỸ THUẬT HƢNG YÊN
3.1.2 Tổ chức thu thập đầy đủ tài liệu xám/tài liệu nội sinh
Tài liệu xám (grey literature) là các loại tài liệu được sản sinh ra bởi các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, doanh nghiệp,… ở cả dạng in ấn và dạng điện tử mà không được kiểm soát bởi các nhà xuất bản thương mại và hoạt động xuất bản không phải là hoạt động chủ yếu của các tổ chức này
Nguồn tài liệu xám bao gồm: Báo cáo khoa học tại hội thảo, hội nghị. Các tổng kết nghiên cứu, công trình NCKH. Các bộ tiêu chuẩn. Tài liệu sáng chế, sáng kiến, hợp lý hóa. Bản tin nội bộ. Văn bản và tài liệu được ban hành bởi cơ quan chính phủ. Luận án NCKH. Bài giảng, bài thuyết trình. Bảng thống kê. Báo cáo của các đoàn cơ quan khảo sát trong và ngoài nước. Các tạp chí. Bản dịch tài liệu nước ngoài. Bản thảo của bài báo, sách. Tờ rời, thư mục, danh mục. Các ấn phẩm miễn phí khác ...
Ở Trường ĐHSPKT HY tài liệu xám gồm có: các công trình NCKH, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đại học, tập bài giảng của cán bộ giảng viên, Kỷ yếu tài liệu hội nghị, hội thảo NCKH ... Đây là nguồn thông tin có giá trị cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đào tạo và NCKH của nhà trường.
Trong thời gian qua, công tác thu thập tài liệu xám chưa được quan tâm đúng mức. Hoạt động thu thập tài liệu xám của thư viện nhà trường mới được bắt đầu từ năm 2012, dưới hình thức là thu nhận 01 bản cứng luận án, luận văn đối với cán bộ giảng viên hoàn thành chương trình học tiến sĩ, thạc sĩ. Trong khi đó, yêu cầu của hoạt động thu thập nguồn tài liệu xám đòi hỏi Thư viện nhà trường thực sự chủ động, tích cực để đảm bảo nguồn tài liệu quý hiếm mà trên cơ sở nội tại sẵn có của nhà trường. Cùng với đó là việc không phải mất chi phí về tài chính mà Thư viện nhà trường vẫn có được nguồn tài liệu thỏa đáng, đáp ứng hiệu quả cao trong công tác đào tạo và NCKH của nhà trường.
Để thư viện nhà trường thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu xám, cần thực hiện một số nội dung sau:
+ Giải pháp chung:
- Cần phải có văn bản hướng dẫn, quy định bắt buộc của nhà nước đối với các cơ quan thông tin thư viện về việc thu nhận tài liệu xám. Đề nghị Vụ Thư viện ban hành các văn bản về vấn đề thu thập, khai thác tài liệu xám .
- Tăng cường công tác tuyên truyền, giới thiệu về vai trò của tài liệu xám trong hoạt động thông tin thư viện, để các đơn vị, cá nhân biết.
+ Giải pháp cho Thư viện Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên.
- Nhà trường và thư viện cần đưa ra chính sách khuyến khích các tổ chức, cá nhân khi giao nộp nguồn tài liệu xám.
- Nhà trường cần đưa ra chính sách trên cơ sở xem xét hệ thống pháp luật hiện hành (Luật khoa học và công nghệ, Nghị định số 159/2004/NĐ-CP về hoạt động thông tin KH &CN…), chính sách về giáo dục đào tạo, về định hướng chiến lược trong hoạt động khoa học công nghệ. Khi xây dựng chính sách cần qui định rõ trách nhiệm, quyền lợi cả về mặt vật chất cũng như tinh thần của các tác giả tạo ra tài liệu, cũng như trách nhiệm của người sử dụng và khai thác nguồn tin đó.
- Nhanh chóng xây dựng quy chế riêng về việc thu thập tài liệu xám trong nội tại nhà trường và trình Ban giám hiệu nhà trường thông qua và phê duyệt.
- Các hoạt động tạo ra nguồn tin nội sinh về cơ bản đều là các hoạt động có kế hoạch, do Thư viện Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên được cấp kinh phí và chịu sự quản lý trực tiếp của Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên. Bởi vậy, cần được quản lý và khai thác như một loại nguồn lực, một loại tài sản của Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng chính sách quản lý và khai thác nguồn tin này. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi các cấp lãnh đạo quan tâm và đội ngũ cán bộ thư viện tích cực, chủ động trong công tác phát triển nguồn tài liệu xám.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, phát triển nguồn tài liệu xám thành các bộ sưu tập dưới dạng số hóa: bộ sưu tập các luận văn/luận án; bộ sưu tập các chương trình, bài giảng, bộ sưu tập các kỷ yếu hội nghị hội thảo tạo thành một hệ thống các tư liệu khoa học về một chủ đề xác định, trở thành nguồn tài liệu quý phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu của nhà trường.
- Có sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các khoa, phòng ban và Thư viện, để thu thập các tài liêu xám của Trường.
- Điều quan trọng hơn cả là Thư viện Trường ĐHSPKT HY có chiến lược hội nhập, trao đổi bổ sung (phối hợp, liên kết) nguồn tài liệu xám hợp lý đối với các cơ quan thư viện khác.
Như vậy, từ những tình hình thu thập tài liệu xám và một số các giải pháp cụ thể đối với việc thu thập tài liệu xám trên. Chúng ta thấy, tình hình thu thập tài liệu xám của thư viện nhà trường vẫn còn nhiều thụ động. Đặc biệt, là chưa có cơ chế, chính sách cụ thể nào cho việc thu thập tài liệu xám. Mặc dù tài liệu xám có ảnh hưởng rất lớn tới việc phát triển nguồn tin trong thư viện cũng như đánh giá chất lượng nguồn tài liệu trong một cơ quan thông tin thư viện. Với việc nguồn kinh phí
hạn hẹp, giá cả của tài liệu tăng lên liên tục. Việc phát triển nguồn tài liệu nội sinh và đặc biệt là nguồn tài liệu xám trở lên cấp thiết và quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện nhà trường.