Giải pháp 8: Tuyển chọn, đào tạo đội ngũ tiếp thị, chăm sóc khách hàng
Tác giả nhận thấy, đây là khâu yếu nhất so với đối thủ qua hoạt động thực tiễn cũng như điều tra khách hàng. Hiện nay hoạt động này chưa chuyên nghiệp, chỉ kiêm nhiệm, nhân viên không được đào tạo bài bản, chưa có kinh nghiệm, quyền lợi chưa rõ ràng. Vì vậy Xí Nghiệp phải nhanh chóng khắc phục khâu này bằng cách tuyển chọn công khai, kỹ lưỡng, giao việc rõ ràng, có quyền lợi phù hợp, am hiểu văn hóa địa phương, tâm lý khách hàng kinh doanh xăng dầu, có sứ khỏe tốt và lợi thế về ngoại hình, có khả năng giao tiếp. Đội ngũ này phải thường xuyên giữ mối liên hệ thân tình,
gần gũi, chặt chẽ, sẵn sàng giúp đỡ và giải quyết thấu đáo những yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại của khách hàng, đại lý. Ngoài ra, đội ngũ này phải có khả năng chia sẻ thông tin về thị trường, giá cả, chính sách, luật lệ của nhà nước trong kinh doanh xăng dầu nhằm giúp họ có những quyết định đúng đắn, kịp thời, an toàn hiệu quả trong hoạt động mua bán hàng ngày. Cụ thể:
- Đối với khâu bán lẻ trực tiếp do các cây xăng nằm rải rác rất xa trụ sở nên quản lý tiền hàng là vấn đề khó. Vì vậy, Xí Nghiệp ưu tiên tuyển dụng cửa hàng trưởng có nhân thân rõ ràng, có sự bảo đảm của những người bên trong công ty mẹ hoặc Xí Nghiệp. Do đó, đa số cửa hành trưởng ít có bằng cấp phù hợp và tuyển dụng không phải qua các vòng phỏng vấn gắt gao như các công ty nước ngoài hoặc tập đoàn lớn thường làm. Vì vậy giải pháp trong tương lai là mở các khoá đào tạo nghiệp vụ cho những đối tượng này.
- Xây dựng bảng mô tả công việc cho tất cả nhân viên. Qua đó đề ra chế độ thưởng, phạt rõ ràng, kể cả sa thải nhằm để chống tình trạng không có tiêu chí rõ ràng trong khâu đánh giá hiệu quả hoạt động của từng người.
- Thay đổi cách thức tuyển dụng nhân sự hiện nay bằng thông báo công khai, có những tiêu chỉ phỏng vấn cụ thể, có biện pháp để kiểm tra kiến thức, khả năng làm việc của họ trước tuyển dụng và trong thời gian thử việc.
- Nhanh chóng đào tạo và đào tạo lại một lực lượng lao động và quản lý chuyên sâu về xăng dầu bằng cách phối hợp với các cơ sở giáo dục mở lợp học tại địa phương với phương thức vừa học vừ làm. Mục đích là nâng cao chất lượng và chuẩn hóa đội ngũ quản lý cửa hàng trưởng bán lẻ, trưởng kho, lao động tiền lương.
Giải pháp 9: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, giảm chi phí kinh doanh, linh hoạt hơn trong việc định giá
Mặc dù Xí Nghiệp có sức mạnh tài chính tương đối tốt nhưng phần lớn vốn dùng cho hoạt động kinh doanh là vốn vay cho nên việc sử dụng nguồn vốn để tăng thêm hiệu quả song song với tiết kiệm chi phí kinh doanh là hai vấn đề cần thiết phải quan tâm hơn một cách thường xuyên và lâu dài. Áp lực cạnh tranh ngày càng lớn, lợi nhuận ngành khó tăng trưởng vì vậy để giải quyết hai vấn đề này Xí Nghiệp nên tập trung nghiên cứu thật kỹ lưỡng, cẩn thận yếu tố hiệu quả kinh tế trước khi đầu tư vào xây dựng mới, mua lại cây xăng, xây dựng mới bồn chứa xăng dầu, mua sắm phương tiện vận tải, và đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật chuyên ngành.
Xí Nghiệp phải thường xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng vốn trong năm, trên cơ sở đó, đẩy mạnh tuyên truyền, vận động mọi người nâng cao ý thức tinh thần trách nhiệm xác định trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân tập thể hiệu rõ tầm quan trọng trong việc sử dụng vốn và tiết kiệm chi phí. Đồng thời có biện pháp giám sát, kiểm tra để kịp thời chấn chỉnh những vi phạm và đề ra những hình thức kỷ luật thích đáng nếu cá nhân nào để thất thoát, lãng phí vốn đầu tư và sử dụng chi phí vượt mức quy định.
Để giảm chi phí sản xuất kinh doanh, Xí Nghiệp cần cắt giảm những chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, bao gồm: giá vốn hàng hóa, cước vận chuyển, hao hụt trong xuất nhập, tồn trữ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đối với giá vốn hàng hóa mua vào:
- Giá xăng dầu thường xuyên biến động phức tạp theo giá thế giới cũng như các chính sách điều tiết của chính phủ như thuế nhập khẩu, các loại phí vì vậy phải thường xuyên nắm bắt thông tin thị trường và chính sách vĩ mô. Qua đó quyết định thời điểm mua vào và mua với khối lượng nào.
- Tích cực cung cấp thông tin thị trường khu vực Kiên Giang cho nhà cung cấp và nâng cao khả năng thương lượng để mua vào với mức giá hợp lý.
- Vì Kiên Giang nằm xa cảng nhập khẩu xăng dầu nên Xí Nghiệp phải tranh thủ tìm nhà cung ứng dịch vụ vận tải, công ty bảo hiểm để giảm giá cước cũng như phí bảo hiểm góp phần hạ giá vốn nhưng phải nâng cao sự an toàn hàng hóa trong vận chuyển.
Đối với chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng phục vụ cho công tác tiêu thụ, quảng cáo, quảng bá sản phẩm nên không thể nói việc cắt giảm chi phí này là tốt hơn so với tăng chi phí nhưng sử dụng chi phí này cần đảm bảo sao cho thật hiệu quả. Kiểm soát chi phí này bằng cách so sánh từng nhân tố chi phí chiếm trong tổng doanh thu.
Trong các yếu tố chi phí trong chi phí bán hàng thì chi phí vận chuyển xăng dầu đến nơi cho khách hàng, cho đại lý có thể tiết giảm bằng cách sắp xếp tận dụng được 100% tải trọng và công suất hoạt động của xe bồn, kết hợp chủng loại xăng dầu hoặc kết hợp nhiều điểm giao hàng cho một chuyến, bảo quản, giữ gìn xe tốt, định mức tiêu hao nhiên liệu hợp lý. Điều này xuất phát từ ý thức làm việc, kinh nghiệm, khả năng tính toán và quyền lợi của nhân viên thừa hành.
Đối với chi phí quản lý:
Để tiết kiệm chi phí này có thể sử dụng hình thức khoán chi phí cho từng bộ phận, từng cá nhân trên cơ sở tính toán một cách tối thiểu nhất nhưng vẫn bảo đảm hiệu quả công việc. Đưa ra hình thức khen thưởng cho các bộ phận sử dụng chi phí có hiệu quả.
Giải pháp 10: Cải tiến hơn nữa chính sách ưu đãi cho khách hàng, đại lý
Nhìn chung đa số khách hàng và đại lý rất trung thành với Xí Nghiệp nhưng trong tương lai cần giữ chân và thu hút thêm đại lý bằng ưu đãi khi giá cả biến động mạnh, cho họ được mua một lượng hàng nhất định và gửi lại kho trong khoảng thời gian nào đó nhằm mục đích khắc phục điểm yếu này và cạnh tranh với Đông Nam, PV Oil và cũng như những đối thủ nhỏ khác.