Quy trỡnh lập kế hoạch tỏc nghiệp là trỡnh tự cỏc bước phải tuõn thủ khi lập kế hoạch tỏc nghiệp, bao gồm cỏc bước cơ bản sau (xem hỡnh 2.6):
Phõn tớch cỏc yếu tố quyết định kế hoạch
Xỏc định cỏc mục tiờu/chỉ tiờu kế hoạch
Xỏc định cỏc hoạt động phải thực hiện
Nhúm cỏc hoạt động theo nhúm nghiệp vụ
Tớnh toỏn cỏc nguồn lực (ngõn sỏch)
Thiết lập cỏc bộ phận (qua việc phõn nhúm cỏc hoạt động)
Xỏc định nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm cho mỗi bộ phận
Quy định mối quan hệ phối hợp giữa cỏc bộ phận
Xỏc định rủi ro, nguồn dự phũng
Viết thành văn bản, phờ duyệt, ban hành kế hoạch
48
Trong trường hợp mục tiờu đơn giản và rừ ràng, ta cú thể bỏ qua hai bước này mà chỉ phải thực hiện 8 bước sau (từ bước 3 đến bước 10). Tuy nhiờn, cú những trường hợp, chỳng ta cần làm rừ hơn nữa mục tiờu và những yờu cầu của bản kế hoạch tỏc nghiệp.
Bước 1: Phõn tớch cỏc yếu tố quyết định kế hoạch
Trong bước này, chỳng ta tiến hành phõn tớch cỏc yếu tố quyết định như mục tiờu của cấp cao hơn, yờu cầu của cấp trờn, phạm vi hoạt động, số lượng hoạt động, mức độ phức tạp và khối lượng cỏc nguồn lực,...
Bước 2: Xỏc định cỏc mục tiờu, chỉ tiờu kế hoạch
Căn cứ vào cỏc phõn tớch đó thực hiện ở bước trờn, xỏc định cỏc mục tiờu, chỉ tiờu cụ thể của kế hoạch. Chỉ tiờu là thành phần cụ thể được rỳt ra từ mục tiờu.
Bước 3: Xỏc định những hoạt động phải thực hiện
Đõy là bước quan trọng nhất của quy trỡnh lập kế hoạch tỏc nghiệp. Trong bước này chỳng ta cần căn cứ vào mục tiờu, chỉ tiờu và tớnh chất của cụng việc để trả lời cõu hỏi: Chỳng ta cần phải làm những gỡ để hoàn thành cụng việc đạt mục tiờu/chỉ tiờu đề ra? Để trả lời cõu hỏi này chỳng ta cần liệt kờ tất cả cỏc hoạt động cần phải tiến hành. Vớ dụ: Khi chỳng ta tổ chức một hội nghị nhiều ngày (cuộc họp lớn), với nhiều đối tượng tham gia, trong đú cú cỏc cụng việc nhỏ phải làm như: chuẩn bị hội nghị tổ chức hội nghị, tổng kết, đỏnh giỏ. Cỏc cụng việc này lại được chia thành những hoạt động. Chẳng hạn trong cụng việc chuẩn bị bao gồm: lựa chọn ngày thỏng tiến hành hội nghị, chuẩn bị tài liệu hội nghị, dự kiến chỗ ăn ở, nơi giải trớ (nếu cần), số lượng đại biểu, trang thiết bị cho phũng họp, trang trớ, chương trỡnh nghị sự, khỏnh tiết, giấy mời...
Bước 4: Nhúm cỏc hoạt động lại để tối ưu húa việc sử dụng cỏc nguồn lực
Sau khi xỏc định được một loạt cỏc hoạt động cần phải tiến hành, nhưng làm thế nào để cho cỏc hoạt động đú thực hiện một cỏch thuận lợi và cú hiệu quả, bước tiếp theo chỳng ta cần phải nhúm cỏc hoạt động lại theo tớnh chất của hoạt động hoặc nguồn lực sử dụng. Việc nhúm cỏc hoạt động lại nhằm mục đớch xỏc định trật tự cỏc hoạt động và là cơ sở cho việc phõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc cỏ nhõn, bộ phận tham gia thực hiện kế hoạch một cỏch phự hợp hơn, tối ưu húa việc sử dụng cỏc nguồn lực, trỏnh tỡnh trạng hoạt động thực hiện khụng đảm bảo tớnh logic và
49
phõn cụng khụng phự hợp với năng lực thực hiện. Chẳng hạn, cụng tỏc chuẩn bị hội nghị cú thể nhúm thành cỏc nhúm hoạt động chớnh như sau:
Nhúm hoạt động thứ nhất bao gồm: chuẩn bị phũng họp, thu xếp nơi ăn ở giải trớ, khỏnh tiết, trang thiết bị cho phũng họp.
Nhúm hoạt động thứ hai bao gồm: chương trỡnh nghị sự, tài liệu cuộc họp, giấy mời, đún tiếp đại biểu.
Nhúm hoạt động thứ ba bao gồm: dự kiến tài chớnh, dự kiến phõn cụng trỏch nhiệm.
Từ việc nhúm cỏc hoạt động lại chỳng ta sẽ cú một cỏi nhỡn tổng quan về cỏc đầu việc và từ đú xỏc định nguồn lực cho từng nhúm việc.
Bước 5: Xỏc định cỏc nguồn lực để thực hiện
Để tiến hành cỏc nhúm hoạt động đó xỏc định ở trờn, chỳng ta cần phải cú những nguồn lực sau:
Nguồn nhõn lực: số lượng và cỏc yờu cầu về nhõn sự.
Nguồn lực vật chất: phũng làm việc, cỏc trang thiết bị như õm thanh, ỏnh sang, phương tiện nghe, nhỡn và cỏc phương tiện vật chất kỹ thuật khỏc.
Nguồn lực tài chớnh: xỏc định mức chi tài chớnh cần thiết cho cỏc nhúm hoạt động cụ thể và cho toàn bộ quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch.
Thời gian thực hiện: sau khi đó xỏc định được cỏc nguồn lực cần thiết, chỳng ta cú thể dự kiến thời gian tiến hành cỏc hoạt động.
Việc xỏc định nguồn lực phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu hoàn thành cụng việc,
nhằm đạt được mục tiờu đặt ra. Tức là đảm bảo sự cõn đối giữa Mục tiờu - Yờu cầu - Nguồn lực.
Mục tiờu đó được đặt ra trước khi tiến hành xỏc định cỏc hành động cũn yờu cầu là sự thể hiện cụ thể về nguồn lực để đạt được mục tiờu đú.
Bước 6: Thiết lập cỏc bộ phận (nếu cần)
Việc cú thiết lập cỏc bộ phận mới để thực hiện cỏc hoạt động đó xỏc định trong kế hoạch tỏc nghiệp hay khụng tựy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Trong trường hợp đó cú cỏc bộ phận sẵn cú để thực hiện thỡ chỳng ta chỉ việc xỏc định cỏc hoạt động cho cỏc bộ phận đú. Tuy nhiờn trong nhiều trường hợp chỳng ta
50
cần thành lập cỏc ban, bộ phận tạm thời bao gồm những người đang làm việc tại cỏc bộ phận khỏc nhau để hỡnh thành những bộ phận mới để đảm trỏch cỏc nhúm hoạt động đó xỏc định.
Bước 7: Xỏc định nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm cho cỏ nhõn, bộ phận, tổ chức
Phõn cụng nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm là khõu khụng thể thiếu của bất kỳ một hoạt động nào. Muốn chương trỡnh hành động đạt được kết quả, thỡ việc phõn cụng trỏch nhiệm phải hết sức rừ ràng. Để làm việc này cần trả lời một số cõu hỏi sau: Ai làm? Làm cỏi gỡ? Cú quyền hạn gỡ? Trỏch nhiệm với cụng việc đến đõu? Và ai là người chịu trỏch nhiệm chớnh trong một loạt cỏc hành động đú. Chẳng hạn, tổ chức cuộc họp lớn thỡ ai là người chịu trỏch nhiệm chớnh, theo dừi tất cả cỏc hoạt động và ai là thành viờn tham gia? Trỏch nhiệm của cỏc thành viờn đến đõu, khi cần bỏo cỏo thỡ bỏo cỏo cho ai? Và đảm nhận những cụng việc gỡ?
Để dễ dàng theo dừi mọi diễn biến của hoạt động cũng như quản lý cụng việc tốt hơn, chỳng ta cú thể sử dụng biểu đồ trỏch nhiệm.
Bước 8: Quy định mối quan hệ phối hợp giữa cỏc thành viờn, bộ phận khi tham gia thực hiện kế hoạch
Việc xỏc định nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm rừ ràng, cụ thể là cần thiết và cú thể núi là nhõn tố đảm bảo hồn thành cụng việc, nhưng chưa hẳn đó là tối ưu nếu trong quỏ trỡnh thực hiện khụng cú sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng với nhau. Bởi
lẽ, thứ nhất: Cú nhiều cụng việc liờn quan với nhau hoặc cú thể tiến hành đồng
thời, đũi hỏi cỏc thành viờn phải cú sự phối hợp trong quỏ trỡnh thực hiện. Thứ hai: Trong một cụng việc cú nhiều hoạt động phụ thuộc với nhau. Chẳng hạn, trong tổ chức họi nghị, thỡ cụng tỏc tổ chức hội nghị chỉ được tiến hành khi cụng tỏc chuẩn bị đó hồn tất. Thứ ba: Tớnh hệ thống, về nguyờn tắc cụng việc càng chia nhỏ bao
nhiờu thỡ mối liờn hệ giữa cỏc cụng việc càng gắn kết bấy nhiờu và đõy cũng chớnh là nguyờn nhõn mà trong mọi hoạt động cần cú sự phối hợp thực hiện.
Bước 9: Xỏc định cỏc rủi ro cú thể và đối sỏch hạn chế những rủi ro đú
Trong bất kỳ một hoạt động nào dự chỳng ta cú thể chuẩn bị chu đỏo đến đõu đi chẳng nữa cũng cần tớnh đến những rủi ro cú thể xảy ra. Lường trước những rủi ro giỳp cho cỏc nhà lập kế hoạch, cỏc thành viờn tham gia thực hiện cụng việc xỏc định được mức độ nghiờm trọng của cỏc loại rủi ro cú thể xảy ra. Như vậy, lường trước những rủi ro thực chất là tỡm ra những biện phỏp mang tớnh chủ động nhằm
51
phỏt hiện phũng ngừa, khoanh lại rủi ro để giảm nhẹ tổn thất trờn cơ sở tớnh toỏn và so sỏnh giữa lợi ớch và chi phớ.
Trong thực tế, cú thể cú cỏc rủi ro sau:
Rủi ro về tài chớnh: Sự thay đổi giỏ cả, định mức chi tiờu, cỏc chi phớ phỏt sinh khỏc mà chưa dự tớnh hết... Cỏch khắc phục: cần cú một khoản tài chớnh dự phũng. Rủi ro về thụng tin: Những thụng tin sau lệch, chậm tiếp cận nguồn thụng tin, phõn tớch, xử lý thụng tin thiếu chớnh xỏc. Cỏch khắc phục: sử dụng nhiều phương tiện khỏc nhau để thu thập thụng tin, đồng thời giao trỏch nhiệm cho một cỏ nhõn cụ thể thực hiện, kiểm tra thụng tin.
Rủi ro về cơ sở vật chất: Thay đổi địa điểm, cỏc thiết bị hỏng húc bất ngờ, hoặc là rủi ro từ những tỏc nghiệp sai lầm, bởi ý thức, tinh thần trỏch nhiệm của cỏc nhà quản lý và của cỏc thành viờn trong từng tổ chức.
Bước 10: Viết thành văn bản, trỡnh phờ duyệt và ban hành chớnh thức để thực hiện
Viết văn bản: Cần nờu rừ tờn gọi của kế hoạch; Yờu cầu: Trỡnh bày rừ ràng, mạch lạc, sử dụng phong cỏch ngụn ngữ khoa học.
Trỡnh phờ duyệt.
Ban hành chớnh thức để triển khai thực hiện: Để tạo cơ sở phỏp lý cho tổ chức thực hiện kế hoạch, cỏc quyết định quản lý núi chung và kế hoạch tỏc nghiệp núi riờng cần được thể chế húa thụng qua một văn bản thể hiện đầy đủ, rừ ràng, sỳc tớch cỏc nội dung của bản kế hoạch
CÂU HỎI ễN TẬP CHƯƠNG 2
1. Nờu khỏi niệm và nội dung chức năng định hướng và kế hoạch húa? 2. Vai trũ, nội dung của chức năng định hướng và kế hoạch húa?
3. Nờu và phõn tớch một số mụ hỡnh và cụng cụ lập chiến lược của tổ chức? 4. Nờu hệ thống chiến lược của tổ chức? Thứ tự thực hiện và nội dung cỏc cấp chiến lược như thế nào?
5. Nờu và phõn tớch quy trỡnh lập kế hoạch chiến lược?
6. Bạn hóy lập kế hoạch chiến lược cuộc đời bạn từ nay đến đỉnh cao nhất (đặt mục tiờu cao nhất trong sự nghiệp)?
52
Chương 3
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 3.1 Khỏi niệm và vai trũ chức năng tổ chức