b/ Trường hợp thiết kế cơ cấu tổchức quản lý mớ
4.2.2 Một số học thuyết tạo động lực
4.2.2.1. Cỏc học thuyết tạo động lực dựa trờn sự thỏa món nhu cầu
Cỏc học thuyết tạo động lực dựa trờn sự thỏa món nhu cầu cho rằng động lực thỳc đẩy con người xuất phỏt từ mong muốn thỏa món nhu cầu. Quỏ trỡnh con người thực hiện nhu cầu là một quỏ trỡnh phức tạp và được mụ tả trong hỡnh 4.3: Lỳc đầu một người bắt đầu cảm thấy thiếu thốn, khụng được thỏa món (cú nhu cầu về một cỏi gỡ đú). Cú những nhu cầu ngày càng trở nờn bức thiết khiến cho người đú phải tỡm cỏch để thỏa món chỳng. Điều này dẫn đến cảm giỏc căng thẳng, khiến người đú phải nỗ lực để giải quyết những nhu cầu của mỡnh. Sự căng thẳng đú cũng tạo ra động cơ và khiến người này đi tỡm kiếm thụng tin, cơ hội, cỏc phương ỏn để thỏa món nhu cầu đú, từ đú lựa chọn phương ỏn tốt nhất. Sau khi phương ỏn được lựa chọn thỡ người đú bắt đầu hành động, từ đú thu được kết quả và nhu cầu được thỏa món. Nhiệm vụ của nhà quản lý là phải tỏc động lờn cỏc bước của quỏ trỡnh xử lý nhu cầu của mỗi cỏ nhõn, nhúm, phõn hệ, theo hướng tạo động lực mạnh và cựng chiều với tổ chức. Nhu cầu và động lực của mỗi con người sẽ chi phối họ trong quỏ trỡnh hoạt động. Cú người đặt ra cho mỡnh mục tiờu nhu cầu quỏ lớn vượt quỏ khả năng của họ và do đú sẽ phải xõm lấn, chiếm đoạt lợi ớch của người khỏc. Điều này phải được cỏc nhà quản lý lưu tõm để xử lý, bảo đảm duy trỡ sự cụng bằng của việc phỏt triển, đồng thời vẫn phải tạo đủ động lực cho tổ chức đi lờn.
Hỡnh 4.3 Quỏ trỡnh hỡnh thành và thực hiện nhu cầu a. Học thuyết phõn cấp nhu cầu của Abraham Maslow
Theo A.Maslow, mỗi người đều cú một tập hợp những nhu cầu rất đa dạng và được chia thành năm cấp độ từ thấp nhất đến cao nhất.
Giảm căng thẳng Nhu cầu thỏa món Tỡm kiếm Động lực Căng thẳng Nhu cầu khụng thỏa món mónmẫn
79
N.cầu xó hội Nhu cầu an ninh Nhu cầu sinh tồn
Hỡnh 4.4 Mụ hỡnh phõn cấp nhu cầu của Maslow
Nhu cầu sinh tồn là những nhu cầu cơ bản để cú thể duy trỡ bản thõn cuộc sống con người (ăn, mặc, ở, đi lại, duy trỡ nũi giống, ...) A.Maslow quan niệm rằng khi nhu cầu này chưa được thỏa món tới mức độ cần thiết để cú thể duy trỡ cuộc sống thỡ những nhu cầu khỏc sẽ khụng thỳc đẩy được con người.
Nhu cầu an ninh: là những nhu cầu trỏnh sự nguy hiểm về thõn thể và sự đe dọa mất việc, mất tài sản.
Nhu cầu xó hội: do con người là thành viờn của xó hội nờn họ cần được những người khỏc chấp nhận, được giao tiếp, giao lưu, kết bạn.
Nhu cầu được tụn trọng: theo A.Maslow, khi con người bắt đầu thỏa món nhu cầu được chấp nhận là thành viờn trong xó hội thỡ họ cú xu thế tự trọng, muốn vươn lờn và muốn được người khỏc tụn trọng. Nhu cầu loai này dẫn tới những sự thỏa món như quyền lực, uy tớn, địa vị và lũng tự tin.
Nhu cầu tự hoàn thiện: A.Maslow xem đõy là nhu cầu cao nhất trong cỏch phõn cấp của ụng. Đú là sự mong muốn để đạt tới mức mà một con người cú thể đạt tới. Tức là làm cho tiềm năng của một người đạt tới mức tối đa.
Maslow cho rằng, khi nhu cầu bậc thấp hơn được thỏa món thỡ nhu cầu bậc cao hơn mới xuất hiện và trở thành động cơ của con người. Tại một thời điểm cụ thể trong cuộc sống của mỗi con người đều nổi lờn một nhúm nhu cầu cấp thiết và người ta bị thụi thỳc phải tỡm cỏch thỏa món chỳng. Khi một nhúm nhu cầu được thỏa món thỡ loại nhu cầu này khụng cũn là động cơ thỳc đẩy nữa.
Như vậy, theo học thuyết này trước tiờn cỏc nhà quản lý phải quan tõm đến cỏc nhu cầu vật chất, trờn cơ sở đú mà nõng dần lờn cỏc nhu cầu bậc cao hơn và muốn thỳc
Nhu cầu tự món Nhu cầu tự trọng Nhu cầu tự món Nhu cầu tự trọng Nhu cầu tự món Nhu cầu tự trọng Nhu cầu tự món Nhu cầu tự trọng
80
đẩy người lao động làm việc cú hiệu quả thỡ nhà quản lý cần phải xỏc định đỳng và tỏc động đỳng vào mức độ nhu cầu mà người lao động đang thực sự quan tõm.
b. Học thuyết E.R.G của Clayton Alderfer
Clayton Alderfer giỏo sư Đại học Yale đó tiến hành sắp xếp lại nghiờn cứu của A.Maslow và đưa ra kết luận của mỡnh. ễng cho rằng hành động của con người bắt nguồn từ nhu cầu-cũng giống như cỏc nhà nghiờn cứu khỏc-song theo ụng con người cựng một lỳc theo đuổi việc thỏa món ba nhu cầu cơ bản là nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ và nhu cầu phỏt triển.
Nhu cầu tồn tại bao gồm những đũi hỏi vật chất tối cần thiết cho sự tồn tại của con người, nhúm nhu cầu này cú nội dung giống như nhu cầu sinh tồn và nhu cầu an toàn của A.Maslow.
Nhu cầu quan hệ là những đũi hỏi về quan hệ tương tỏc qua lại giữa cỏc cỏ nhõn. Nhu cầu quan hệ bao gồm nhu cầu xó hội và một phần nhu cầu tự trọng (được tụn trọng).
Nhu cầu phỏt triển là đũi hỏi bờn trong của mỗi con người cho sự phỏt triển cỏ nhõn, nú bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng (tự trọng và tụn trọng người khỏc).
Điều khỏc biệt ở học thuyết này là C.Alderfer cho rằng con người cựng một lỳc theo đuổi việc thỏa món tất cả cỏc nhu cầu chứ khụng phải chỉ một nhu cầu như quan điểm của A.Maslow. Hơn nữa, thuyết này cũng cho rằng khi một nhu cầu nào đú bị cản trở và khụng được thỏa món thỡ con người cú xu hướng dồn nỗ lực của mỡnh sang thỏa món cỏc nhu cầu khỏc. Tức là nếu nhu cầu tồn tại bị cản trở, con người sẽ dồn nỗ lực của mỡnh sang việc theo đuổi nhu cầu quan hệ và nhu cầu phỏt triển. Điều này giải thớch khi cuộc sống khú khăn con người cú xu hướng gắn bú với nhau hơn, quan hệ giữa họ tốt hơn và họ dồn nỗ lực đầu tư cho tương lai nhiều hơn.
c. Học thuyết hai nhúm yếu tố của Frederick Herzberg
Frederick Herzberg cho rằng cỏc yếu tố tạo ra sự thỏa món rất khỏc biệt so với cỏc yếu tố tạo ra sự bất món trong cụng việc và chia cỏc yếu tố này thành hai nhúm: nhúm cỏc yếu tố tạo động lực và nhúm cỏc yếu tố duy trỡ.
Nhúm cỏc yếu tố duy trỡ liờn quan đến mụi trường mà trong đú cụng việc được thực hiện. Đõy là những yếu tố phải được đảm bảo ở mức độ nhất định nhằm duy trỡ
81
trạng thỏi tõm lý bỡnh thường cho người lao động. Nếu khụng họ sẽ rơi vào trạng thỏi tõm lý bất món. Và những yếu tố này khụng được coi là động lực thỳc đẩy.
Bảng 4.1: Mụ hỡnh hai nhúm yếu tố của Herzberg
Cỏc yếu tố tạo động lực
Thành tớch Sự cụng nhận
Cụng việc cú tớnh thử thỏch Trỏch nhiệm được gia tăng Sự thăng tiến
Phỏt triển bản thõn từ cụng việc
Cỏc yếu tố duy trỡ
Sự giỏm sỏt
Điều kiện làm việc
Những mối quan hệ giao tiếp trong tổ chức Lương, thưởng
Đời sống cỏ nhõn Địa vị
Cụng việc ổn định
Nhúm cỏc yếu tố tạo động lực đều là những cảm nhận của con người liờn quan đến bản thõn cụng việc. Khi cỏc yếu tố tạo động lực kể trờn đều hiện diện trong một cụng việc thỡ chỳng sẽ tạo ra động lực ở mức cao nếu khụng cú những điều khụng thỏa món.
Như vậy, nguyờn nhõn đem đến sự hài lũng nằm ở bản thõn cụng việc, cũn nguyờn nhõn gõy bất món nằm ở mụi trường làm việc. Trong quản lý, cỏc nhà quản lý trước tiờn phải đảm bảo cỏc yếu tố duy trỡ cho người lao động, mục đớch là khụng để họ rơi vào trạng thỏi tõm lý bất món, duy trỡ trạng thỏi tõm lý bỡnh thường. Sau đú phải tỏc động lờn cỏc yếu tố tạo động lực để phỏt huy tối đa sự đúng gúp của người lao động.
d. Học thuyết X, Y
Dựa trờn giả thiết về bản chất của con người mà Douglas Mc Gregor đưa ra học thuyết X và học thuyết Y vào năm 1957.
+ Cỏc giả thiết của học thuyết X
82
- Vỡ đặc điểm khụng thớch làm việc của con người, nờn mọi người đều bị ộp buộc, điều khiển, hướng dẫn và đe dọa bằng cỏc hỡnh phạt nào đú để buộc họ phải hết sức cố gắng đạt được những mục tiờu của tổ chức.
- Người bỡnh thường bao giờ cũng khụng thớch bị lónh đạo, muốn trốn trỏnh trỏch nhỉệm, cú ớt hồi bóo và chỉ muốn an thõn.
Do vậy, để buộc họ làm việc cỏc nhà quản lý phải tỏc động đến từ bờn ngoài đối với hành vi của nhõn viờn, thậm chớ đe dọa bằng cỏc hỡnh phạt. Quản lý viờn phải giỏm sỏt chặt chẽ, tạo nờn luật lệ và phần thưởng đối với nhõn viờn. Điều khiển từ bờn ngoài hoặc đe dọa bằng hỡnh phạt con người mới chịu làm việc.
+ Cỏc giả thiết của học thuyết Y
- Con người sẽ tự chủ và tự lónh đạo bản thõn để đạt những mục tiờu của tổ chức mà họ được giao phú.
- Cỏc phần thưởng liờn quan đến kết quả của nhõn viờn đúng vai trũ quan trọng trong việc giao phú trỏch nhiệm thực hiện mục tiờu.
- Trong những điều kiện thớch hợp, người bỡnh thường khụng chỉ chịu trỏch nhiệm mà biết cỏch chấp nhận trỏch nhiệm về phớa mỡnh.
- Khụng ớt người cú khả năng phỏt huy tốt trớ tưởng tượng, tài năng và sự sỏng tạo. Trong điều kiện nền cụng nghiệp hiện đại, chỉ cú một phần trớ thức của con người bỡnh thường được sử dụng.
+ Từ cỏc giả thiết này hành vi của nhà quản lý là:
- Người phải chịu trỏch nhiệm cho việc sắp xếp cỏc yếu tố như tài chớnh, nguyờn vật liệu, trang thiết bị, con người trong tổ chức.
- Nhõn viờn sẽ khụng thụ động hay đi ngược với yờu cầu của tổ chức. Họ trở nờn cú nhiều kinh nghiệm trong quỏ trỡnh cụng tỏc tại tổ chức của mỡnh. Hóy để cho họ tự điều khiển, tự chỉ huy lấy bản thõn hướng đến đạt được mục tiờu của tổ chức. - Nhà quản lý khụng ỏp đặt đối với nhõn viờn, họ phải phỏt hiện và hướng mọi người theo hướng mỡnh cần.
- Nhiệm vụ thiết yếu của những nhà quản lý là sắp xếp cỏc phương thức và điều kiện trong việc điều hành mọi người đạt được mục tiờu một cỏch tốt nhất. Bằng cỏch này họ phải hướng chớnh bản thõn mỡnh đến việc tạo ra sự ảnh hưởng. Và núi chung họ theo đuổi địa vị lónh đạo.
83
e. Lý thuyết 3 nhu cầu của Mc.Celland
David Mc.Celland phõn ra 3 loại nhu cầu thỳc đẩy cơ bản:
- Nhu cầu quyền lực: những người cú nhu cầu cao về quyền lực sẽ quan tõm nhiều tới việc tạo ra sự ảnh hưởng. Họ theo đuổi địa vị lónh đạo.
- Nhu cầu liờn kết: những người cú nhu cầu cao về liờn kết thường cố gắng duy trỡ mối quan hệ xó hội dễ chịu, muốn cú tỡnh cảm thõn thiết và cảm thụng, muốn quan hệ qua lại thõn mật với những người khỏc.
- Nhu cầu về sự thành đạt: những người cú nhu cầu cao về sự thành đạt thường cú mong muốn mạnh mẽ về sự thành cụng và cũng cú bị thất bại. Họ muốn được thử thỏch, đề ra cho mỡnh những mục tiờu khụng dễ, hay phõn tớch đỏnh giỏ cỏc vấn đề chứ khụng mạo hiểm, muốn chịu trỏch nhiệm cỏ nhõn, muốn tự điều khiển cỏc cụng việc riờng của mỡnh, quan tõm đến kết quả cụng việc mà họ đang làm. Một điểm quan trọng đú là những người cú nhu cầu cao về sự thành đạt thường nộ trỏnh những gỡ họ cho là quỏ dễ hoặc quỏ khú. Họ thớch đặt ra cỏc mục tiờu đũi hỏi họ phải tự cố gắng một chỳt. Núi túm lại, những người cú nhu cầu cao về sự thành đạt thường được kớch thớch rất mạnh trong những tỡnh huống cụng việc gắn với trỏch nhiệm cỏ nhõn, thụng tin phản hồi rừ ràng và mức độ rủi ro vừa phải. Theo quan điểm của Mc.Celland, thỡ cỏc nhà lónh đạo, tức là những người lập ra, phỏt triển một tổ chức thường tỏ ra cú nhu cầu rất cao về quyền lực, khỏ cao về sự thành đạt, nhưng lại rất thấp về sự liờn kết. Cũn những người lao động thỡ thường cú nhu cầu cao về sự liờn kết. Vỡ vậy, cỏc nhà quản lý, ngồi việc cố gắng thỏa món những nhu cầu vật chất của người lao động, cần tạo ra một bầu khụng khớ tõm lý dễ chịu, đoàn kết thõn ỏi để mọi người cú thể làm việc tốt với nhau, phối hợp ăn ý với nhau trong cỏc nhúm và trong tổ chức.
f. Mụ hỡnh cỏc đặc điểm cụng việc JCM của Hackman & Oldham
Mụ hỡnh cỏc đặc điểm cụng việc là sự phỏt triển học thuyết hai nhúm yếu tố của Herberg bằng cỏch chỳ trọng đến những phương phỏp cú thể làm thay đổi những đặc điểm của cụng việc nhằm tạo động lực cho nhõn viờn và nõng cao sự thỏa món trong cụng việc. Luận điểm chớnh của mụ hỡnh này là giỳp nhõn viờn thỏa món những nhu cầu bậc cao của họ.
84
Bảng 4.2: Năm đặc điểm của cụng việc JCM của Hackman & Oldham
Mức độ phức tạp của cụng việc
Là mức độ mà cụng việc đũi hỏi phải sử dụng nhiều kỹ năng để thực hiện
Tớnh đồng nhất của cụng việc
Là mức độ giống nhau của những phần việc mà cụng việc đũi hỏi phải hoàn thành
Tầm quan trọng của cụng việc
Là mức độ mà cụng việc cú tỏc động đỏng kể đối vỡ cỏc mục tiờu hay đối với cụng việc của người khỏc trong hệ thống. Mức độ tự chủ của
cụng việc
Là mức độ tự do, độc lập và tựy ý của một cỏ nhõn trong việc lờn kế hoạch cho cụng việc và xỏc định cỏc quy trỡnh cần thiết để tiến hành cụng việc.
Thụng tin phản hồi về kết quả của cụng việc
Là mức độ yờu cầu nhận được thụng tin phản hồi rừ ràng và trực tiếp về kết quả thực hiện cụng việc của cỏ nhõn.
Theo Hackman & Oldham, bất kỳ cụng việc nào cũng cú thể được mụ tả theo 5 đặc điểm chủ yếu kể trờn. Ba đặc điểm đầu tiờn của cụng việc đú là mức độ phức tạp, tớnh đồng nhất, tầm quan trọng kết hợp với nhau, tạo nờn cụng việc cú ý nghĩa. Cú nghĩa là nếu ba đặc điểm này cựng tồn tại trong một cụng việc thỡ người lao động sẽ cảm thấy cụng việc của mỡnh là quan trọng và đỏng để đúng gúp cụng sức. Cụng việc cú tớnh tự chủ sẽ đem lại cho người lao động một cảm nhận về trỏch nhiệm cỏ nhõn đối với cỏc kết quả đạt được. Nếu một cụng việc nhận được thụng tin phản hồi rừ ràng và trực tiếp về kết quả thực hiện nú thỡ người lao động sẽ biết được hiệu quả làm việc của mỡnh đến đõu.