b/ Trường hợp thiết kế cơ cấu tổchức quản lý mớ
5.1.2 Vai trũ của kiểm soỏt
Dẫu cho cỏc chức năng kế hoạch, chức năng tổ chức, lónh đạo tốt mà khụng cú chức năng kiểm soỏt thỡ mục tiờu khú cú thể đạt được. Kiểm soỏt là mối nối cuối cựng trong dõy chuyền cỏc chức năng quản lý. Kiểm soỏt gắn liền với chức năng kế hoạch. Theo [1,4,5,11,12] Kiểm soỏt cú cỏc vai trũ sau:
a. Kiểm soỏt là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện cỏc quyết định trong quản lý
Kiểm soỏt thẩm định tớnh đỳng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trỡnh và dự ỏn, tớnh tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý, tớnh phự hợp của cỏc phương phỏp mà cỏn bộ quản lý đó sử dụng để đưa tổ chức tiến tới mục tiờu của mỡnh.
b. Kiểm soỏt đảm bảo cho cỏc kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao
Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng cú thể khụng được thực hiện như ý muốn. Cỏc nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều cú thể mắc sai lầm và kiểm soỏt cho phộp chủ động phỏt hiện, sửa chữa cỏc sai lầm đú trước khi chỳng trở nờn nghiờm trọng để mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành theo đỳng kế hoạch đó đề ra.
c. Kiểm soỏt giỳp tổ chức theo sỏt và đối phú với sự thay đổi của mụi trường
Thay đổi là thuộc tớnh tất yếu của mụi trường, thị trường luụn biến động, cỏc đối thủ cạnh tranh liờn tục giới thiệu cỏc sản phẩm mới để thu hỳt khỏch hàng, cỏc vật liệu và cụng nghệ mới được phỏt minh; cỏc kế hoạch, chớnh sỏch và phỏp luật nhà nước được ban hành, điều chỉnh.
87
Chức năng kiểm soỏt giỳp cỏc nhà quản lý luụn nắm được bức tranh toàn cảnh về mụi trường và cú những phản ứng thớch hợp trước cỏc vấn đề và cơ hội thụng qua việc phỏt hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch, mục tiờu của tổ chức.
e. Kiểm soỏt tạo tiền đề cho quỏ trỡnh hoàn thiện và đổi mới
Với việc đỏnh giỏ cỏc hoạt động. Kiểm soỏt khẳng định những giỏ trị nào sẽ quyết định sự thành cụng của tổ chức. Những giỏ trị đú sẽ được tiờu chuẩn húa để trở thành mục đớch, mục tiờu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của cỏc thành viờn trong tổ chức.
f. Kiểm soỏt đảm bảo quyền lực của cỏc nhà quản lý
Nhờ chức năng này, cỏc nhà quản lý cú thể kiểm soỏt được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành cụng của tổ chức. Nếu mất quyền kiểm soỏt nghĩa là nhà quản lý đó bị vụ hiệu húa, tổ chức cú thể bị đi theo một hướng khỏc. Quỏ trỡnh kiểm soỏt cho phộp nhà quản lý giỏm sỏt hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng cho quỏ trỡnh ra quyết định.
Túm lại, kiểm soỏt khắc phục tớnh ngẫu nhiờn trong hệ thống quản lý, đảm bảo cho sự ủy quyền, là điều kiện khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh quản lý theo mục tiờu (MBO).