a. Khỏi niệm về trỏch nhiệm
3.2.3 Phõn cấp và uỷ quyền trong quản lý
a) Phõn cấp trong quản lý:
Phõn cấp trong quản lý là việc uỷ nhiệm quyền hạn của nhà quản lý cấp trờn
xuống nhà quản lý cấp dưới. Là vấn đề phõn quyền hay phi tập trung trong quản
lý. Mục đớch của việc phõn cấp là nhằm đỏp ứng kịp thời, nhanh chúng và phự hợp với tỡnh hỡnh thay đổi của mụi trường. Nếu khụng phõn cấp, mọi thay đổi sẽ được bỏo cỏo lờn người quản lý cao nhất và mọi việc chỉ được thực hiện sau khi cú quyết định của người quản lý cao nhất đú. Việc phõn cấp càng trở nờn cần thiết khi tổ chức cú nhiều đơn vị nằm khắp nơi, mỗi đơn vị hoạt động riờng như cỏc doanh nghiệp, tổng cụng ty xõy dựng.
Phõn cấp cũng nhằm giải phúng khối lượng cho cỏc nhà quản lý cấp cao (nhất là những cụng việc sự vụ), đồng thời cũng tạo điều kiện để đào tạo cỏc nhà quản lý cấp trung gian, chuẩn bị thay thế cỏc nhà quản lý cấp cao khi cần thiết.
Tuy nhiờn, dự cho sự phõn cấp là cần thiết, nhưng mức độ phõn cấp cũn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu phải quyết định nhanh chúng, cấp dưới cú đủ trỡnh độ để làm quyết định chớnh xỏc hay khụng,…
Ngày nay, trong cỏc tổ chức, cỏc nhà quản lý cần chọn tỷ lệ tập trung-phõn quyền như thế nào để cho phộp đạt được mục tiờu và chiến lược tốt nhất.
Một khớa cạnh của phõn quyền được lưu ý nhiều là quan niệm trao quyền. Nhiều tổ chức đang trao quyền cho cỏc nhõn viờn và nhúm nhõn viờn để tự họ làm quyết định trong cụng tỏc của họ. Việc trao quyền cho nhõn viờn cú nghĩa là uỷ nhiệm quyền hạn và trỏch nhiệm cho họ.
56
b) Ủy quyền:
Khỏi niệm: Ủy quyền là sự uỷ nhiệm quyền hạn của một người cấp trờn giao cho
một người cấp dưới thay mặt mỡnh ra cỏc quyết định thực hiện một việc hay một giai đoạn hoạt động nào đú của tổ chức.
Theo Bộ luật Dõn sự hiện hành của Việt Nam thỡ người được ủy quyền cú thể là cấp dưới hoặc người ngoài tổ chức. Nhưng nhà quản lý thường ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, vỡ người ủy quyền và người được ủy quyền hiểu rừ nhau, cú mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Những nguyờn tắc ủy quyền:
(1) Sự ủy quyền khụng làm mất đi hay thu nhỏ trỏch nhiệm của người ủy quyền. (2) Quyền lợi, nghĩa vụ của người uỷ quyền và người được uỷ quyền phải đảm bảo
và gắn bú với nhau.
(3) Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải được xỏc định rừ ràng. (4) Ủy quyền phải tự giỏc, khụng được ỏp đặt.
(5) Người được ủy quyền phải cú đầy đủ thụng tin trước khi bắt tay vào việc. (6) Luụn luụn phải cú sự kiểm soỏt trong quỏ trỡnh thực hiện sự ủy quyền.
Quy trỡnh uỷ quyền:
Việc uỷ quyền cú thể cụ thể hoặc tổng quỏt, bằng văn bản hoặc bằng miệng. Việc uỷ quyền bằng văn bản hữu ớch hơn. Người được uỷ quyền sẽ dễ dàng nhận ra cỏc mõu thuẫn hay chồng chộo với cỏc cương vị khỏc, cũng sẽ thuận lợi hơn trong việc phối hợp điều hành thực hiện nhiệm vụ.
Quy trỡnh ủy quyền thường theo cỏc bước sau:
Hỡnh 3.5: Quy trỡnh uỷ quyền