a. Khỏi niệm về trỏch nhiệm
3.3.2 Cỏc yếu tố cơ bản cấu thành cơ cấu tổchức quản lý
Một cơ cấu tổ chức quản lý thường cú cỏc bộ phận sau
a. Cỏc khõu quản lý (hay cỏc chức năng quản lý):
Là sự phõn chia chức năng quản lý theo chiều ngang. Trong cỏc tổ chức là doanh
nghiệp thường chia thành cỏc phũng chức năng như phũng kế hoạch, phũng kỹ thuật, phũng tài chớnh,...Việc phõn chia thành nhiều hay ớt khõu quản lý là tựy thuộc quy mụ của tổ chức và trỡnh độ của cỏn bộ quản lý.
b. Cỏc cấp quản lý: Là sự phõn chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Trong cỏc
tổ chức là doanh nghiệp thường chia thành cỏc cấp như Tổng cụng ty, Cụng ty, Xớ nghiệp,...Việc phõn chia thành nhiều hay ớt cấp quản lý là tựy thuộc quy mụ của tổ chức và trỡnh độ của cỏn bộ quản lý.
c. Cỏc mối liờn hệ giữa cỏc bộ phận:
Mối liờn hệ chỉ đạo cú tớnh mệnh lệnh: Là mối liờn hệ theo phương dọc giữa cỏc cấp trong cơ cấu quản lý. Mối quan hệ trờn - dưới, đi từ trờn xuống dưới cấp thứ nhất. Trong sơ đồ tổ chức thường dựng nột liền cú mũi tờn đi xuống.
Vớ dụ: Mối liờn hệ chỉ đạo giỏm đốc cụng ty xuống giỏm đốc xớ nghiệp.
Mối liờn hệ phối hợp: là mối liờn hệ theo phương ngang, là mối liờn hệ giữa cỏc bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Trong sơ đồ tổ chức thường dựng nột liền (hoặc nột đứt) cú mũi tờn hai chiều.
Vớ dụ: Sự phối hợp giữa phũng kinh tế-kế hoạch với phũng tài vụ,... cựng nhau bàn bạc, giải quyết vấn đề cõn đối vốn sản xuất, khụng cú tớnh mệnh lệnh, bỡnh
58
đẳng nhau. Nhưng chỳ ý, cần giao bộ phận nào chịu trỏch nhiệm (thường là bộ phận thực hiện nhiều nhất), bộ phận nào phối hợp.
Mối liờn hệ tư vấn: Là mối liờn hệ theo phương dọc của cựng một loại khõu trong
cơ cấu tổ chức. Trong sơ đồ tổ chức thường dựng nột đứt cú mũi tờn đi xuống.
d. Cỏc thiết chế hiện hành trong cơ cấu tổ chức:
Bao gồm cỏc văn bản hiện hành nhằm thiết lập (hay cũn gọi là thể chế húa) cỏc bộ
phận, cỏc hoạt động của tổ chức. Cú thể gồm:
Số lượng, cơ cấu cỏc bộ phận, cỏc thành viờn của từng bộ phận của tổ chức;
Quyền hạn và trỏch nhiệm của bộ phận, từng khõu, từng cấp và từng vị thế của cỏ nhõn của mỗi nhà quản lý trong cơ cấu tổ chức;
Cỏc tiờu chuẩn chuyờn mụn, nghiệp vụ của từng chức danh trong tổ chức; Nội quy, quy chế, quy trỡnh hoạt động của tổ chức;...
3.3.3.Cỏc yờu cầu và cỏc nguyờn tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
3.3.3.1 Cỏc yờu cầu của một cơ cấu tổ chức
Cơ cấu gắn với mục tiờu: Vỡ mục tiờu là cơ sở để xõy dựng bộ mỏy quản lý của tổ
chức, phự hợp với cơ cấu hoạt động của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả nếu thực sự trở thành cụng cụ tốt để thực hiện cỏc mục tiờu của tổ chức.
Tớnh tối ưu: Lựa chọn số khõu, số cấp quản lý, tầm hạn kiểm soỏt phự hợp, khụng
thừa nhưng khụng thiếu và thiết lập được những mối quan hệ hợp lý giữa cỏc bộ phận với cơ cấu đối tượng quản lý và trỡnh độ của cỏn bộ quản lý, với khối lượng thụng tin để quản lý tốt nhất.
Thống nhất chỉ huy: Một người cấp dưới chỉ cú một người cấp trờn trực tiếp.
Tớnh tin cậy cao: Đảm bảo tớnh chớnh xỏc của tất cả cỏc thụng tin được sử dụng trong tổ chức nhờ đú đảm bảo sự phối hợp tốt cỏc hoạt động và nhiệm vụ cỏc bộ phận của tổ chức.
Tớnh kinh tế: Chi phớ quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Bằng cỏch so sỏnh giữa chi phớ
quản lý dự định bỏ ra và kết quả thu về giữa kế hoạch và thực tế, giữa cỏc năm quản lý, giữa cỏc tổ chức cựng loại.
Tớnh linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phự hợp với sự biến đổi của mụi trường bờn ngoài
và bờn trong tổ chức.
59
Nguyờn tắc xỏc định theo chức năng: Một vị trớ cụng tỏc hay bộ phận được định nghĩa càng rừ ràng theo cỏc kết quả mong đợi, cỏc hoạt động cần tiến hành, cỏc quyền hạn được giao và mối liờn hệ thụng tin với cỏc vị trớ cụng tỏc hay bộ phận khỏc, thỡ những người chịu trỏch nhiệm càng cú thể đúng gúp xứng đỏng hơn cho việc hoàn thành mục tiờu của tổ chức.
Nguyờn tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Việc giao quyền nhằm trang bị
cho cỏc nhà quản lý cụng cụ để thực hiện mục tiờu, và do đú quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện kết quả mong muốn.
Nguyờn tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trớ bờn dưới càng rừ ràng hơn thỡ vị trớ chịu trỏch nhiệm ra quyết định càng rừ ràng và cỏc quỏ trỡnh thụng tin trong tổ chức càng cú kết quả. Việc nhận thức đầy đủ nguyờn tắc bậc thang rất cần thiết cho việc phõn định quyền hạn một cỏch đỳng đắn, bởi vỡ, cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vượt quỏ quyền hạn họ phải giải quyết như thế nào? Trỡnh cho ai? Chịu trỏch nhiệm trực tiếp với ai?
Nguyờn tắc tương xứng giữa quyền hạn và trỏch nhiệm: Quyền thỡ ai cũng thớch và
mong muốn, cũn trỏch nhiệm thỡ khụng phải ai cũng mong muốn. Khi quyền hạn được giao kốm theo trỏch nhiệm tương xứng thỡ người đú làm việc hết mỡnh. Ngược lại, nếu cú quyền nhưng trỏch nhiệm khụng tương xứng thỡ họ khụng tớch cực tỡm tũi quyết định và khụng đụn đốc cấp dưới thực hiện quyết định đó giao.
Nguyờn tắc về tớnh tuyệt đối trong trỏch nhiệm: Cấp dưới phải chịu trỏch nhiệm
trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trờn trực tiếp của mỡnh một khi đó chấp nhận sự phõn cụng và quyền hạn thực thi cụng việc, cũn cấp trờn khụng thể lẩn trỏnh trỏch nhiệm về cỏc hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mỡnh trước tổ chức.
Nguyờn tắc thống nhất mệnh lệnh: Mối quan hệ trỡnh bỏo của từng cấp dưới lờn cấp trờn duy nhất càng hoàn hảo, mõu thuẫn trong cỏc chỉ thị càng ớt và ý thức trỏch nhiệm của cỏ nhõn trong kết quả càng tốt hơn.
Nguyờn tắc mệnh lệnh theo cấp bậc: Quyết định trong phạm vi quyền hạn của ai thỡ
chớnh người đú phải đưa ra khụng được đẩy lờn cấp trờn.