b/ Trường hợp thiết kế cơ cấu tổchức quản lý mớ
5.2.3. Đo lường và đỏnh giỏ sự thực hiện
Trong bước này cần trả lời một số cõu hỏi: Đo cỏi gỡ? Đo như thế nào?
Đo cỏi gỡ? Nếu lựa chọn những gỡ để đo khụng phự hợp cú thể sẽ tạo ra sự sai lệch thụng tin, dẫn đến mõu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch với nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soỏt.
90
Đo lường như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soỏt. Tựy đối tượng bị kiểm soỏt, thời gian kiểm soỏt và mức độ quan trọng của vấn đề cần kiểm soỏt mà nhà quản lý thực hiờn chức năng kiểm soỏt lựa chọn phương phỏp kiểm soỏt thớch hợp. Sử dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau để đo cũng chớnh là sử dụng cỏc biện phỏp khỏc nhau để kiểm soỏt.
Nếu cỏc tiờu chuẩn được xỏc định một cỏch thớch hợp và nếu cỏc phương phỏp, phương tiện cú khả năng xỏc định một cỏch chớnh xỏc cỏc cấp dưới đang làm gỡ, sự việc đang diễn ra như thế nào thỡ việc đỏnh giỏ sự thực hiện thực tế là tương đối dễ dàng. Nhưng cú nhiều hoạt động mà trong đú khú cú thể nờu ra cỏc tiờu chuẩn chớnh xỏc và cũng cú nhiều hoạt động rất khú đo lường. Chớnh vỡ vậy, để đo lường hoạt động cú hiệu quả cần chỳ ý:
- Để dự bỏo được những sai lệch trước khi chỳng trở nờn trầm trọng, ngoài kết quả cuối cựng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi cú thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tỏc động điều chỉnh kịp thời.
- Để rỳt ra những kết luận đỳng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyờn nhõn của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những cụng cụ hợp lý. Tần suất của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soỏt. - Cú thể người tiến hành giỏm sỏt, đo lường sự thực hiện với người đỏnh giỏ và ra quyết định điều chỉnh cú thể khỏc nhau nờn phải xõy dựng được mối quan hệ truyền thụng hợp lý giữa họ.
Cỏc nguồn thụng tin dựng để đo lường kết quả thực hiện:
- Kết quả quan sỏt cỏ nhõn;
- Cỏc bỏo cỏo thống kờ;
- Bỏo cỏo miệng;
- Bỏo cỏo bằng văn bản.
Thụng bỏo kết quả đo lường. Kết quả đo lường phải được thụng bỏo đến cỏc đối
tượng sau:
+ Người phụ trỏch trực tiếp bộ phận hay cụng việc đó và đang kiểm soỏt bởi chớnh họ sẽ thực hiện cỏc cụng việc điều chỉnh cần thiết.
+ Cấp trờn trực tiếp của bộ phận hay người được kiểm soỏt để họ biết giỳp đỡ cấp dưới khi cần thiết.
91
Xem xột sự phự hợp giữa kết quả đo lường với hệ tiờu chuẩn:
- Nếu sự thực hiện phự hợp với cỏc tiờu chuẩn, nhà quản lý cú thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đỳng kế hoạch và khụng cần sự điều chỉnh.
- Nếu kết quả thực hiện khụng phự hợp với tiờu chuẩn thỡ sự điều chỉnh cú thể là cần thiết. Lỳc này phải tiến hành phõn tớch nguyờn nhõn của sự sai lệch và những hậu quả của nú đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận cần thiết điều chỉnh hay khụng và nếu cần thỡ xõy dựng một chương trỡnh điều chỉnh cú hiệu quả. - Nếu cỏc tiờu chuẩn được vạch ra một cỏch thớch hợp và nếu cỏc phương tiện đo lường cú khả năng xỏc định một cỏch chớnh xỏc kết quả hoạt động thỡ việc đỏnh giỏ sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiờn, cú nhiều hoạt động khú xỏc định tiờu chuẩn chớnh xỏc và cũng khú đo lường, dự bỏo sự thực hiện.