b/ Trường hợp thiết kế cơ cấu tổchức quản lý mớ
6.2.5 Cỏc kiểu làm quyết định trong quản lý
101
a/ Do một cỏ nhõn làm quyết định
Cỏc nhà quản lý cú nhiều kiểu làm quyết định khỏc nhau khi phải giải quyết vấn đề của tổ chức.
- Người nộ trỏnh vấn đề: bỏ qua thụng tin chỉ ra vấn đề. Là những người thụ động và khụng muốn đương đầu với vấn đề.
- Người giải quyết vấn đề: cố gắng ra quyết định để giải quyết vấn đề khi chỳng xảy ra.
- Người tỡm kiếm vấn đề: tớch cực tỡm kiếm vấn đề, lường trước cỏc tỡnh huống cú thể xảy ra để giải quyết vấn đề.
Một vấn đề nữa về kiểu làm quyết định là tớnh cỏch của người ra quyết định. Dựa trờn 2 yếu tố: đường lối suy nghĩ và sự chấp nhận tớnh lộn xộn của cỏ nhõn.
- Đường lối suy nghĩ: Một số người cú xu hướng thuần lý và logic hơn trong đường lối suy nghĩ và xử lý thụng tin. Người thuần lý cú xu hướng nhỡn thụng tin một cỏch trật tự và đảm bảo rằng thụng tin này logic và nhất quỏn trước khi tiến hành làm quyết định. Một số người khỏc cú xu hướng sỏng tạo và cú trực giỏc hơn, nhờ vào trực giỏc mà khụng cần phải xử lý thụng tin theo một trật tự nào đú và hài lũng trong việc xem xột tổng thể.
- Sự chấp nhận lộn xộn của cỏ nhõn: Một số người khụng chấp nhận tớnh lộn xộn và cần được sự nhất quỏn và trật tự trong cỏch thức xử lý thụng tin để tớn lộn xộn trở nờn tối thiểu. Ngược lại, một số người chấp nhận tớnh lộn xộn và xử lý thụng tin cựng lỳc.
Khi tổ hợp 2 yếu tố này, ta cú 4 kiểu làm quyết định.
Chấp nhận lộn xộn
Cao Phõn tớch Quan niệm
Thấp Chủ động Tỏc phong
Thuần lý Trực giỏc Đường lối suy nghĩ
Hỡnh 6.1 Cỏc kiểu làm quyết định do một cỏ nhõn
102
Người làm quyết định kiểu chủ động cú độ chấp nhận lộn xộn thấp và rất thuần lý trong đường lối suy nghĩ. Họ cú hiệu năng và rất logic. Họ là người làm quyết định nhanh và tập trung vào ngắn hạn. Họ thường làm quyết định với lượng thụng tin tối thiểu và thẩm định ớt phương ỏn.
+ Kiểu phõn tớch:
Người làm quyết định kiểu phõn tớch cú độ chấp nhận lộn xộn cao hơn kiểu chủ động. Họ cần thụng tin nhiều hơn. Là người được mụ tả là người làm quyết định cẩn thận, cú khả năng thớch ứng hoặc đương đầu với cỏc tỡnh huống độc đỏo.
+ Kiểu quan niệm:
Người làm quyết định theo kiểu quan niệm cú xu hướng nhỡn rộng và xem xột nhiều phương ỏn khỏc nhau. Họ tập trung vào dài hạn và giỏi về tỡm cỏc giải phỏp sỏng tạo khi giải quyết vấn đề.
+ Kiểu tỏc phong:
Người làm quyết định theo kiểu tỏc phong làm việc rất tốt với người khỏc. Họ quan tõm đến sự thành đạt của cấp dưới và chấp nhận đề xuất của người khỏc. Họ thường dựng cuộc họp để truyền đạt, họ nộ trỏnh mõu thuẫn.
b/ Do một nhúm người làm quyết định
Nhiều quyết định trong tổ chức, nhất là cỏc quyết định liờn quan đến tương lai, đến cơ chế hoạt động của tổ chức cần được làm quyết định theo nhúm như hội đồng, nhúm chuyờn gia, cỏc ủy ban,...Cỏc nghiờn cứu cho thấy cỏc nhà quản lý thường bỏ 40% thời gian vào cỏc cuộc họp nhúm.
+ Thuận lợi khi làm quyết định theo nhúm: - Cung cấp nhiều thụng tin hoàn chỉnh hơn
Một nhúm người thường mang lại tớnh đa dạng về kinh nghiệm và nhón quan cho quỏ trỡnh làm quyết định mà một cỏ nhõn khụng thể cú.
- Sản sinh nhiều phương ỏn
Bởi nhúm cú thụng tin đa dạng hơn, họ cú thể nhận ra được nhiều phương ỏn hơn một cỏ nhõn. Điều này càng đỳng khi cỏc thành viờn của nhúm cú cỏc chuyờn mụn khỏc nhau.
103
Nhiều quyết định thất bại vỡ sự chọn lựa cuối cựng khụng được nhiều người ủng hộ. Nếu những người bị ảnh hưởng bởi một giải phỏp và chớnh họ sẽ giỳp thực hiện giải phỏp này lại là người tham dự vào quỏ trỡnh làm quyết định thỡ họ sẽ dễ chấp nhận giải phỏp này hơn và khuyến khớch những người khỏc chấp nhận nú.
- Làm tăng sự chớnh danh
Quy trỡnh làm quyết định phự hợp với cỏc nguyờn tắc dõn chủ, vỡ thế cỏc quyết định theo nhúm được xem là cú tớnh chớnh danh cao hơn cỏc quyết định do một cỏ nhõn làm.
+ Nhược làm quyết định theo nhúm: - Mất thời gian
Phải mất thời gian tập hợp theo nhúm. Nhúm thường mất thời gian để thảo luận đi đến thống nhất.
- Sự khống chế của thiểu số
Cỏc thành viờn của một nhúm thường khụng bỡnh đẳng tuyệt đối, họ khỏc nhau về cấp bậc, kinh nghiệm, kiến thức, khỏc nhau về kỹ năng thuyết phục,...Điều này tạo cơ hội cho một hoặc một số thành viờn sử dụng ưu thế để khống chế toàn bộ nhúm. Một thiểu số khống chế thường cú ảnh hưởng lớn đến quyết định sau cựng.
- Áp lực quy phục
Cỏc ỏp lực xó hội bắt phải quy phục nhúm cú thể dẫn đến hiện tượng gọi là sự suy nghĩ của nhúm. Đõy là một hỡnh thài quy phục mà trong đú cỏc thành viờn phải nộn lại cỏc quan điểm khỏc biệt, thiểu số để tỏ ra thuận tỡnh. Sự suy nghĩ của nhúm quyết định đường lối suy tưởng của nhúm và dần làm giảm chất lượng của quyết định sau cựng.
- Trỏch nhiệm lộn xộn
Cỏc thành viờn của nhúm chia xẻ trỏnh nhiệm. Trỏch nhiệm của từng thành viờn khụng thể phõn định rừ ràng.
c/ Cỏc kỹ thuật cải tiến làm quyết định theo nhúm
+ Kỹ thuật động nóo (Brainstorming)
Đõy là kỹ thuật dựng để kớch thớch cỏc thành viờn trong nhúm đúng gúp cỏc ý tưởng để giải quyết một vấn đờ nào đú trong tổ chức. Cỏc nguyờn tắc của Brainstorming, tạm dịch là động nóo (tấn cụng nóo), bao gồm:
104
- Khuyến khớch sự tự do. Cỏc thành viờn trong nhúm tự do đề xuất ý kiến. Khụng cú ý tưởng nào là đỏng buồn cười, cho dự ý tưởng đú là cực đoan hay kỳ quặc. - Khụng được chỉ trớch ý kiến khi ý kiến chưa được nờu ra.
- Khuyến khớch số lượng ý kiến, ghi chộp lại mọi ý kiến nhằm thể hiện sự thừa nhận của nhúm và làm cơ sở hợp tỏc cỏc ý tưởng mới.
- Khụng đỏnh giỏ cỏc ý kiến cho đến khi tập hợp xong cỏc ý kiến hay cỏc phương ỏn lựa chọn.
Gồm cỏc bươc:
- Cỏc thành viờn ngồi chung một bàn, được trưởng nhúm nờu vấn đề cần ra quyết định của tỏ chức. Cỏc thành viờn phải suy nghĩ tỡm ra hướng giải quyết vấn đề.
- Lần lượt cỏc thành viờn trỡnh bày, khụng thảo luận, được ghi lại.
- Nhúm thảo luận cỏc ý kiến và đỏnh giỏ chỳng.
- Mỗi thành viờn độc lập xếp hạng cỏc ý kiến. Quyết định cuối cựng dựa vào ý kiến được xếp hạng cao nhất.
+ Kỹ thuật nhúm danh nghĩa NGT (Nominal Group Technique)
Nhúm danh nghĩa hạn chế thảo luận trong quy trỡnh làm quyết định. Thành viờn của nhúm phải cú mặt như trong trong một cuộc họp, nhưng được yờu cầu giải quyết vấn đề một cỏch độc lập. Gồm cỏc bươc:
- Cỏc thành viờn được hội lại, được trưởng nhúm nờu vấn đề cần ra quyết định của tỏ chức. Cỏc thành viờn phải viết ra hướng giải quyết vấn đề.
- Lần lượt cỏc thành viờn trỡnh bày, khụng thảo luận, được ghi lại.
- Nhúm thảo luận cỏc ý kiến và đỏnh giỏ chỳng.
- Mỗi thành viờn độc lập xếp hạng cỏc ý kiến. Quyết định cuối cựng dựa vào ý kiến được xếp hạng cao nhất.
+ Kỹ thuật Delphi
Là kỹ thuật kớch thớch nhúm tham khảo và cũng cấp những dự bỏo về tương lai, sử dụng nhiều cụng cụ hay bảng cõu hỏi, một nhúm lónh đạo việc điều tra và thu thập dữ liệu, kinh nghiệm. Cung cấp một hỡnh thức văn bản mà khụng cần cỏc quản lý viờn gặp gỡ trực tiếp, theo cỏc nguyờn tắc sau:
- Cỏc thành viờn đưa ra cỏc phương ỏn bằng văn bản. -Quản lý viờn nhận và túm tắt cỏc phương ỏn.
105
Quỏ trỡnh tiếp tục cho đến khi đạt được độ tập trung nhất định. + Cuộc họp điện tử
Vấn đề cần giải quyết được trưởng nhúm đưa ra và gửi đến cỏc mỏy tớnh của cỏc thành viờn. Cỏc ý kiến, phờ bỡnh, bỏ phiếu,... đều được thể qua mỏy tớnh trung tõm. Đõy là một phương phỏp làm quyết định theo nhúm nhanh nhất, đảm bỏo tớnh khỏch quan và dõn chủ nhất.