b/ Trường hợp thiết kế cơ cấu tổchức quản lý mớ
6.1.1. Khỏi niệm thụng tin trong quản lý
Thụng tin được xem là mạch mỏu, hay hệ thần kinh của tổ chức [2], nú gắn kết cỏc bộ phận của tổ chức lại với nhau. Khụng cú thụng tin thỡ mọi hoạt động của tổ chức sẽ bị đỡnh trệ, rối loạn và thiếu chớnh xỏc.
Thụng tin là một khỏi niệm đó cú từ lõu đời, là một khỏi niệm rất rộng. Tựy thuộc vào từng lĩnh vực nghiờn cứu, mà đưa ra những định nghĩa khỏc nhau và giới hạn khỏi niệm đú lại phục vụ mục đớch nghiờn cứu. Một số khỏi niệm sau:
- Thụng tin là tin tức về những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động nào đú đó và đang xảy ra.
- Thụng tin là những dữ liệu cú thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.
Trong thụng tin cỏc sự kiện, dữ liệu cú thể được miờu tả bằng lời văn, bằng hỡnh ảnh, bằng những đại lượng đo lường được. Nhưng khụng phải cỏch miờu tả nào cũng cú thể giỳp cho người nhận tin, hiểu đỳng, đầy đủ, chớnh xỏc về tỡnh hỡnh sự kiện. Vỡ vậy, người đưa thụng tin phải biết cỏch miờu tả một cỏch khoa học. Phõn biệt cỏc khỏi niệm: thụng tin, cụng nghệ thụng tin, hệ thống thụng tin:
- Thụng tin: là những dữ liệu cú thể nhận thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau thành những kiến thức cụ thể.
- Cụng nghệ thụng tin (Information technology): là cỏch thức thu nhập, xử lý, phõn phối và bảo quản thụng tin.
- Hệ thống thụng tin (Information system): là giải phỏp tổ chức và kỹ thuật được thiết lập trong thực tiễn để thực hiện quỏ trỡnh thụng tin.
Thụng tin là những tớn hiệu mới được thu nhận, được cảm thụ và được đỏnh giỏ là cú ớch cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đú trong quản lý. Như vậy, chỳng ta cú thể hiểu thụng tin quản lý là tất cả cỏc tin tức nảy sinh trong quỏ trỡnh cũng như trong mụi trường quản lý và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đú trong hoạt động quản lý.
96
6.1.2. Vai trũ
Cú thể núi, quỏ trỡnh quản lý là quỏ trỡnh trao đổi thụng tin giữa chủ thể quản lý và khỏch thể quản lý. Vỡ vậy, thụng tin là nền tảng, là hạt nhõn của quản lý. Thụng tin cú vai trũ quan trọng trong việc ra quyết định quản lý và trong việc thực hiện cỏc chức năng quản lý: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm soỏt.
- Thụng tin là đối tượng lao động của nhà quản lý. Trong quỏ trỡnh điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyờn làm việc với 3 loại thụng tin cơ bản: thụng tin kế hoạch (chỉ đạo hoạt động của tổ chức); thụng tin mụi trường (là cơ sở, căn cứ đề ra cỏc quyết định quản lý); thụng tin thực hiện (phản ỏnh thực trạng hoạt động của tổ chức).
- Thụng tin là cụng cụ của nhà quản lý (là cơ sở của cụng tỏc kế hoạch húa, là phương tiện chỉ đạo cỏc hoạt động của tổ chức).
- Thụng tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhà quản lý cung cấp cho người thực hiện những thụng tin về mục đớch và mục tiờu của hoạt động, cỏc nguồn lực được sử dụng, cỏch thức tiến hành hoạt động, quy trỡnh cụng nghệ, thực trạng hoạt động và dự bỏo về sự phỏt triển, nhu cầu của mụi trường v.v...
Túm lại, vai trũ của thụng tin trong quản lý là ở chỗ nú làm tiền đề, làm cơ sở và là cụng cụ của quản lý tổ chức, quỏ trỡnh quản lý là quỏ trỡnh thu thập và xử lý thụng tin.