- Lệnh, quyết định cùa Chù tịch nước Trong các vãn bản (lệnh và quyết định) của Chú tịch nước cần phân biệt những vãn
2. Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản
1. Yêu cầu đầu tiên để đảm bảo văn bản được ban hành đung
và có chất lượng là phải nắm vững nội dung cùa vấn đề cần văn bản hóa.
Nội dung ở đây gồm hai mặt. Một là, nội dung văn bàn được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với luật pháp hiện hành. Thứ hai, nội dung này phải được thể hiện trong một văn bản thích hợp. Nói cách khác, phải có sự lựa chọn cần thiết trong q trình văn bản hóa để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp.
Mới thoạt nhìn, yêu cầu này rất đơn giản. Tuy nhiên, thực tế đã chứng tỏ rằng nhiều sai sót đã có khi ban hành là do không nắm vững yêu cầu này. Có khơng ít văn bàn pháp luật đă ban hành trước đó. Đồng thời cũng khơng ít văn bản mà giữa nội dung với tên loại văn bản được sử dụng không tương xứng với nhau theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu thứ hai khi soạn thảo văn bản là phải cụ thể. Các
thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung chung và lặp lại từ các văn bản khác. Những văn bản được viết với những thơng tin khơng chính xác hoặc thiếu cụ thể, chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý, chúng sẽ khơng có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào.
3. Yêu cầu thứ ba là phải đảm bảo cho văn bản được ban
hành đúng thể thức. Thể thức được nói đến ở đây là tồn bộ các thành phần cấu tạo nên vãn bản. Chúng đảm bảo cho vãn bàn cỏ hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng nhir lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
cần chú ý rằng thể thức văn bản khơng đơn thuần là hình thúc cùa nó. Ờ đây nó cũng mang tính nội dung, liên quan đến giá trị nội dung cùa văn han.
Một văn bản đầy đú thể thức yêu cầu phải có các thành phần: Quốc hiệu, địa điểm, ntiày, tháng ban hành văn hàn, tên cơ quan, tên đơn vị hinh thành, sổ và ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chừ ký cùa người có thẩm quyền, con dấu hợp thức cùa cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận),...v.v
Khi xem xét các yếu tố tạo nên văn bản (thể thức), nhiều người còn cho ràng đây chi là yếu tổ mang tính hình thức. Từ đó đã có những quan niệm sai lầm cho ràng những thiếu sót trên phương diện này là không quan trọng, không ảnh hường đến việc soạn thảo và sử dụng văn bản. Thật ra. nếu thể thức khơng đảm bảo thì rất dề nhận ra rằng ngay từ đầu giá trị pháp lý và nhiều niặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng.
Việc ban hành và soạn thảo văn bản theo thể thức nhất định là một yếu tố đầu tiên, cơ bàn của kỹ thuật soạn thảo. Chính yêu cầui này ià dấu hiệu phân biệt văn bàn với các sáng tác văn học nghệ thuật hay khoa học khác, Iĩià nội dung của chúng cũng chứa đựng trong các văn bản, tức là giúp ta phân biệt được ngay giữa văn bản ở nghĩa hẹp chỉ yêu cầu hoạt động cá nhân cùa xã hội, với văn bản ờ nghĩa rộng. Yêu cầu này cũng là để nhàm mục đíclh, người đọc, người tìm văn hãn đều nhanh và đều dễ hiểu.
4. Yêu cầu thứ tư cùa việc soạn thảo văn bản là phải sử dụng
các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văni bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thơng tin qua văn bản sẽ
thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. Ngồi ra, cũng cần nói thêm rằng lựa chọn thuật ngữ và sử dụng văn phong thích hạp trong q trình soạn thảo văn bản sê có ảnh hưởng tốt đối với sự phát triển ngôn ngữ nước ta.
5. Yêu cầu thứ năm là văn bản phải thích hợp với mục đích
sử dụng. Ví dụ, khơng dùng chì thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này địi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại vân bản trước khi lựa chọn văn bản.• ♦
Những yêu cầu trên thể hiện rõ nguyên tắc về việc xây dựng và ban hành các văn bản. Những nguyên tắc này được quy định tại Thông tư liên bộ của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 hương dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như sau:
“ 1. Cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình;
2. Các văn bản của cơ quan Nhà nước ở các ngành, các cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cấp trên;
3. Hình thức văn bản ban hành theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ cách viết văn bản Nhà nước”