- Số và ký hiệu của văn bản
1 Xem Lê Thái Ầt Soạn thảo công văn Hội nghiên cứu hành chính Sài Giòn
1969.
Thành phơ Hơ Chí Minh. ngày...
Theo thông lệ, ngày tháng nên chọn ngày vào sổ công văn đi, cùng với khi lấy số công văn di.
/. Tên cư quan ban hành văn bùn được đặt ở góc trái tờ đầu cùa văn bùn
Neu cơ quan ban hành là cơ quan chù quàn hay cơ quan dứng dầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được ghi một cách độc lập. Nếu cơ quan trực thuộc một hệ thống chù quàn nhất định, thì cần ghi tên cơ quan chù quản lên trên.
Ví dụ:
Bộ GIÁO DỰC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HƠ CHÍ MINH
Số đăng ký và ký hiệu văn bản là yếu tố quan trọng trong phần tiêu đề. Số và ký hiệu này có cơng dụng ghi ký tự số công văn được phát ra trong ca quan, tính chất và người ký ban hành văn bản. số và ký hiệu này cịn có tác dụng chính thức hóa văn bản. Văn bản được chính thức hố là văn bản được gửi đi cùa cơ quan kể từ khi được đăng ký vào sổ gửi công văn đi. Công văn sơ xuất không lấy số dăng ký, khi đã gửi đi, có thể bị nghi ngờ, nhiều khi là cơ sở cho phía nhận được cơng văn không chấp hành nội dung yêu cầu trong công văn.
Số và ký hiệu của văn bản đirợc ghi dưới tên cơ quan là số của văn bản được đánh cho từng năm. bất đầu từ ngày 1 tháng giêng. Có thể đánh số chung cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành nếu xét thấy số lượng văn bản hàng năm của cơ quan không lớn lắm (dưới 1.000).
Neu số lượng văn bàn hàng năm lớn thì việc phân loại các văn bản đề đánh số và đăng ký là cần thiết. Khi đó mỗi loại viăn bàn (như chi thị, quyết định, báo cáo, v.v...) sẽ được đárâi số riêng. Tổng số các văn bản của toàn cơ quan sẽ là tổng số ciủa các loại văn bản cộng lại. Đăng ký và đánh số riêng sẽ giúp cho việc theo dõi văn bản dễ dàng và thuận lợi khi kiểm tra ha) tùm kiếm bản lưu.
Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phù :Số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 hướng dẫn về tlhể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định:
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ơ số 3.
Từ “số” được trình bày bàng chữ in thường, ký hiệu bằmg chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chừ đứng; sau từ “số” có dấu hiai chấm (:); giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạtch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối khơng cách chữ (-), ví dụ:
Số: 33/2002/NĐ-CP; số: 15/QĐ-UBND; số: 23/BC-BMV; Số: 234/SCN-VP.
Cùng với số văn bản, ký hiệu văn bản có tác dụng rất (Ịan trọng để đăng ký, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Bởi vậy, vitệc lập ký hiệu phải thống nhất, không những cho mỗi cơ quar imà còn cho toàn bộ hệ thống chủ quản. Việc tuỳ tiện thay đci lhệ thống ký hiệu văn bản sẽ gây nhiều khó khăn cho việc đăng ký và tra tìm về sau.
Nếu là văn bản áp dụng pháp luật được đánh số riêng chio từng loại việc, thì nên trình bầy ký hiệu là chữ viết tắt của mtỗi loại văn bản và chữ viết tẳt công việc, cụ thể như: QĐ-XP (qjy'ết
định xừ phạt), LK-IIC (lệnh khám hành chính), hoặc chừ viết tắt cùa các loại việc đó, như: IỈS-ST (hình sự sơ thẩm), DS-PT (dân sự phúc thẩm).