- Số và ký hiệu của văn bản
Mầu tiên đề của công văn
OẠI HỌ C Q U Ớ C GIA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HÀ NỘI Dộc tập - Tự d o - Hạnh phúc
Phần thượng đề
Thượng đề là phần thứ hai cùa văn bản được trình bầy sau phần tiên đề. Nếu phần tiên đề có tính chất chuna cho mọi văn bàn khơng phân biệt hình thức của vãn bàn, thì thượng đề đã bất đầu thể hiện tính cá biệt của từng loại vãn bản.
Phần thượng đề được cấu tạo bởi các yếu tố: nơi nhận, tên gọi văn bàn, trích yếu và căn cứ (tham chiếu).
- Nơi nhận (nơi gửi) ghi sau phần địa danh, ngày, tháng, phần này phải nêu rõ tên cơ quan hoặc thù trưởng cơ quan cần gửi. phần này đuợc bắt đầu bàng chừ “kính gửi”. Trong trường hợp cơng vãn gửi cho nhiều cơ quan, nhiều bộ phận có thể liệt kê danh sách theo thứ tự trực thuộc trên dưới.
- Tên gọi văn bản là yéu tố rất quan trọng của văn bản. Từ công vàn là thuật ngữ chuyên được dùng để chỉ các văn bản giao dịch chung, khơng địi hòi ghi tên gọi. Các văn bàn khác đều ghi tên gọi văn bản một cách trang trọng và rõ ràng ở giữa. Tên gọi có tác dụng phân biệt văn bản này với văn bản khác. Ví dụ “Chì thị của Thù tướng Chính phù, Quyết định cùa Uỳ ban nhân dân tỉn h ...” Tên gọi này đã được người soạn thảo văn bản xác định rò ngay từ đầu, trước khi bắt tay vào soạn thảo văn
bản. Đó là hình thức văn bản, nó có tính chất quyết định nội dung của văn bản.
- Trích yếu là phần quan trọng sau tên gọi văn bán của phần thượng đề. Trích yếu là nội dung tóm tắt nhất cùa văn bản, thường nói lên vấn đề mà văn bản đề cập đến. Nếu văn bản có tên gọi thì phần trích yếu được ghi ngay sau tên gọi, có thể nói, là phần bổ sung cho tên gọi của văn bản. Nếu là cơng văn hành chính thơng thường thì phần trích yếu được ghi ở góc trái sau số và ký hiệu cơng văn.
Việc trích yếu có tính chất bắt buộc trong văn bản. Tuy
nhiên, có nhiều cơ quan thường bỏ qua yếu tố này trong những
văn bản không quan trọng. Sơ xuất này nên tránh vì lý do văn bản gửi đi cần phải lưu lại kể cả ở những nơi gùi đi và những nơi nhận. Yếu tố trích yếu giúp cho việc phân loại, tìm kiếm được thuận tiện, é •
Trích yếu cần phải ghi tóm tắt gọn gàng dùng ít chữ, khơng cần đủ các yếu tố của câu, chỉ cần nêu vấn đề mà văn bàn đề cập, yêu cầu là đủ, có thể được bắt đầu bằng chữ “về”, “v.v...”.
Tham chiếu (căn cứ). Đây là yếu tố thứ 3 của phần thượng đề, nói lên cơ sở của việc soạn thảo văn bản, được bắt đầu băng chữ “căn cứ v ào ...”. Có rất nhiều loại căn cứ, thông thường là
các quy phạm pháp luật quy định nhiệm vụ, quyền hạn cùa Cơ
quan ban hành văn bản hoặc có thể là những văn bản pháp luật, quyết định của cơ quan cấp trên hoặc có thể là yêu cầu cùa C0 quan nơi văn bản gửi đến.
Ngoài những căn cứ trên, yếu tố này cịn có các mục đích ghi tất cả các văn kiện có liên quan đến nội dung của văn bản
được đề cập. Mục đích cùa yếu tố tham chiếu là đe cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận vãn tlnr đẻ theo dõi vấn đề sẽ nói trong nội (lung cùa văn bàn.
Khi soạn thảo phần này cần chủ ý, chi ghi những văn bàn làm căn cứ, neu biết chắc ràng nơi nhận dược ghi trong trng hỗyp nu nơi nhận khơng có, buộc phai đính kèm văn bản đó gửi cho nơi nhận. Thứ tự tham chiếu ncn ghi theo hiệu lực văn bản pháp luật.
Phần tham chiếu thường dirợc ghi sát dưới phần trích yếu, ở giữa cơng văn. Vì vậy đây có thể được coi lầ phần mờ đầu văn bản.
Việc ghi tham chiếu nhiều khi không bắt buộc, như phần trích yếu, vì nhiều văn bản được khởi thảo ra không liên quan đến một vãn kiện nào.
Xen giữa phần tham chiếu có đề ở chính giữa văn bản, tên cơ quan và tên nhắc lại tên gọi cùa văn bàn, tạo thành một câu đù chù ngừ, vị ngừ và các trợ động từ là các căn cứ.
Nhiều công văn ở phần thượng đề cịn có dấu hiệu đánh dấu tính chất của cơng văn bang dịng chữ in dấu “khẩn”, hoặc “thượng khẩn”, “mật”, hoặc “tối mật” để nhấn mạnh tính chất cùa vãn bản, đồng thời cũnu là yêu cầu cùa công văn khi tổ chức thực hiện, cũng như mức độ phổ biến công khai hay không công khai của công văn .
Mầu thượng đề cơng văn V/v Xin chì tiêu
Đào tạo cơng chức
Kính gửi: Ơng Giám đốc
« y '
Mâu thượng đê văn bản pháp ỉuật
NGHỊ ĐỊNH Cùa Chính phú Cùa Chính phú
v ề chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Và tồ chức bộ máy cùa Bộ Tư pháp
Chính phủ
- Căn cứ Luật tồ chức Chính phủ ngày 30-9-1992;
- Căn cứ Nghị định số 15-CP, ngày 2 tháng 3 năm 1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của quản lý Nhà nước cùa Bộ, cơ quan ngang Bộ;