- Vụ Tại chức Bộ Giáo dục và Đào tạo (đề theo dõi)
1. Cơng văn hành chính
CHỦ NHIỆM VẢN PHỊNG CHÍNH PHỬ PHÓ CHỦ NHIỆM
PHĨ CHỦ NHIỆM
(1 ) Phần trích yếu chi ghi hai chừ Mời họp, không ghi nội dung họp vì đã nêu ơ phân (4).
(2) Ghi đầy đủ tên cơ quan được mời họp.
(3) Ghi cụ thề chức vụ người được mời (đồng chí Bộ trưởng, lãnh đạo Bộ, ngành, hoặc đại diện cùa Bộ, ngành vvv...)
(4) Nội dung cuộc họp.
(5) Phần này dùng để ghi đề nghị cơ quan hoặc đơn vị nào trong thành phần mời họp ở mục (2) chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, hoặc ý kiến vv.... cho cuộc họp (neu cần).
2. Thông bảo
a) Định nghĩa và đặc điếm
Thông báo là một văn bản hành chính thơng thường khịng mang tính pháp quy. Nó được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định, một tin tức, một sự việc cho các Cơ quan đom vị, cá nhân liên quan biết. Cũng có khi thơng báo được dùng để giói thiệu một chủ trương chính sách chưa được thể chế hố bằng các văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thơng báo mang tính chất một văn bản phổ biến chính sách, chủ trương được các cơ quan quản lý sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc dùng để phối hợp công tác với các C ơ
quan khác có liên quan.
Trong mọi trường hợp, thông báo không được dùng để thay các văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Ví dụ, thơng báo nhập ngũ khơng có hiệu lực thay thế quyết định nhập ngũ. Thông báo cho cán bộ nghi hưu không dùng để thay thế quyết định cho nghi hưu. Trong bản quyết định cho nghi hưu có nhiều yếu tố pháp lý liên quan đến chế độ chính sách, quyền hạn của các đơn vị và cá nhân phải thực hiện mà một bàn thông báo không thể thay thế.
b) Các trường hợp có thể sử dụng thơng báo
-Thơng báo một sự việc, một tin tức
Ví dụ: Thông báo về kết quả cuộc họp (hội nghị lãnh đạo, hội thảo khoa học, hội nghị đại biểu các cơ quan, vv...)
Thông báo một văn bản mới ban hành hoặc một quy định, một chế độ đã được phê chuẩn cho các cơ quan liên quan. Ví dụ:
Chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng lương, quy định về xây dựng nhà ở hoặc các cơng trình cơng cộng, vv..
Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quàn lý và lãnh đạo. Ví dụ: Thơng báo về thay đổi cơ quan chù quàn thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính.
Trong những trường hợp trên đây thông báo đôi khi gần với công văn trao đổi. Sự phân biệt thể hiện ở mức độ phổ cập cùa vấn đề cần thông báo và nội dung thông báo và thơng báo thì có tên gọi rõ ràng.
Thông báo về việc...
Đôi khi thông báo cũng được dùng để thông báo một mệnh lệrth quản lý đơn giản.
Cách soạn thảo một thông báo thông thường
+ Bố cục:
Phần chung ở trên cùng một bản thông báo gồm có: Quốc hiệu, ngày tháng và nơi viết thông báo; cơ quan thông báo; số và ký hiệu; trích yếu nội dung và tên văn bản (được viết thành một Iihóm). Ví dụ: Thơng báo về việc đổi tên cơ quan quản lý các cơng trình cơng cộng của thành phố Hà Nội. Thông báo về kết quả xét duyệt trợ cấp cho cán bộ công nhân viên thuộc Bộ (....)
Quý rv - 1990, w ...
Thông báo không ghi cơ quan hay cá nhân ờ đầu văn bản như đối với công văn trao đổi.
+ Nội dung thông báo:
Thông báo khơng cần có phần trình bày lý do hoặc mô tả tìruh hình như ở các văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cầm thông báo ở phần mờ đầu.
Văn phong, của một bản thơng báo địi hỏi phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm như một số cơng văn hành chính khác.
Ví dụ, cùng một sự việc như nhau là đóng cửa phịng đọc của thư viện cơ quan một thời gian để sửa chữa. Nếu là viết thơng báo thì chi cần nói rõ thời gian, lý do đóng cửa để mọi người cùng biết. Nhưng nếu viết một công văn gửi cho cơ quan liên quan để thơng báo thì văn phong phải thay đổi, để thể hiện tính lịch sự trong quan hệ cơng tác. Hãy so sánh ví dụ sau đây về cách viết.
Thơng báo
Đe thay đổi một số thiết bị bên trong và nâng cấp pbòng đọc, từ ngày 15-5-1994 đến hết năm 1994, phòng đọc của Viện Thông tấn khoa học xã hội tạm thời đóng cửa không phục vụ độc giả.
Xin thông báo để quỷ
4 Ạ _ __• 5 1 • Ấ ■
độc giả biêt.
Cơng văn Kính g ử i:.....
Phịng đọc của thư Viện Thông tấn Khoa học xã hội đvợc phép đóng cửa để sửa chữa và nâng cấp từ ngày 15-5- 1994 đến hết năm Ỉ994. Vì lý do đó, chúng tôi xin tạm dừng việc cung cấp tài liệu cho cán bộ của quý cơ quan theo đề nghị tại công văn số 15-VHT đề ngàyl5- 4-1994. Kẻ từ ngày 5-1-1995, thư viện chúng tôi sẽ tiếp tục phục vụ như bình thường.
Rất mong quỷ cơ quan thông cảm.
Mầu: Công văn thông báo kết luận cùa Thù tướng Chính phù tại các phiên họp, hội nghị
VĂN PHỊNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHÙ NGHĨA VIỆT NAM
C H ÍN H PHỦ Dộc lập - T ự d o - Hạnh phúc
S ố :...................
Hà Nội. ngày .... tháng ...n ă m..... THÔNG BÁO
Ket luận cùa Thủ tướng Chính phù tại phiên họp Chính phù (hoặc hội nghị, cuộc họp) ngày ....
về'...
Tại phiên họp của C h ín h phù (Hội nghị cuộc họp) ngày ....
tháng ....năm .... về ....
Sau khi nghe báo cáo cùa .... Thủ tướng Chính phủ kết luận:
\l . . . . . .
2/.......
3/......
Văn phịng Chính phủ thơng báo để .... biết và thực hiện./.
Bộ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VẢN PHỊNG CHÍNH PHÙ
N ơ i nhận:
1. Tờ trình
Tờ trình là một loại văn bàn mang tính chất trình bày để đề xuất một giải pháp, một dự án, với cơ quan cấp trên.
Tờ trình có thể liên quan đến những vấn đề thông thường
xuất hiện trong q trình điều hành cơng việc cơ quan Nhà nước, tổ chức xâ hội. Ví dụ: về việc mở rộng, thay đổi các chức năng hoạt động của cơ quan, xây dựng cơ sở vật chất cho cơ quan). Có hai loại tờ trình: Tờ trình đứng độc lập nếu như đề xuất được thể
hiện ngay trong tờ trình; tờ trình đứng riêng rẽ với đề án đề xuất. Loại thứ hai thường được đùng nhiều hơn, nhất là đối với đề án đề xuất lớn, như các dự án luật, dự án cơng tác...
Tờ trình cũng có thể liên quan đến các chinh sách, chù trương mới, các luật lệ, quy trình sản xuất, các dự án kế hoạch w ,...
+ Bố cục nội dung tờ trình.
Một tờ trình thơng thường có ba phần: thành phần chung giống như đối với loại khác, gồm có: Quốc hiệu, ngày tháng và địa điểm biên soạn, tên gọi và vấn đề được đệ trình, tên cơ quan, đơn vị đệ trình, số và ký hiệu, cơ quan nhận tờ trình.
Phần thứ hai là nội dung tờ trình, thơng thường được chia làm ba mục:
Mục I: Lý do đưa tờ trình,
Mục II: Các đề nghị cụ thể (các phương án),
Mục III: Phân tích ý nghĩa của các đề nghị mới, lợi ích, khả năng thực hiện và những khó khăn dự kiến xảy ra các phản ứng cỏ thể có, và cách giải quyết.
v ề cách hành văn, do đặc điểm của một văn bản có tính đề xuất vấn đề, hành văn trong tờ trình phải nhàm đạt được mục tiêu đặt ra nên cần rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ.
Ở phần trình bày lý do, lời văn cần mang tính khách quan, cụ thể:
Phần đề nghị cần viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục, tránh chung chung, khó hiểu. Các luật cứ được sử dụng trong tờ trình phải điển hình và phải được lựa chọ từ các nguồn thơng tin trung thực, chính xác.
Phân tích lợi ích, khó khăn của các đê án thì cân lập luận một cách lơgích, tồn diện, tránh chù quan,
Phần cuối cùng của tờ trình là chữ ký, chức vụ của người thay mặt cơ quan đệ trình.
Nếu tờ trình cần gửi đến nhiều cơ quan để tranh thủ ý kiến thì cuối tờ trình cần ghi thêm các cơ quan này ở phần nơi nhận.
Tờ trình có thế kèm theo phần phụ lục nhằm mục đích minh hoạ thêm cho phần nội dung các đề xuất trong tờ trình.
4. Cơng điện
Cơng điện là một hình thức văn thư hành chính được sử dụng một cách rộng rãi trong cơ quan nhà nước, cũng như trong các tổ chức xã hội trong trường hợp khẩn thiết.
Bố cục cơng điện thường có mẫu sẵn như sau: Nhan đề,
Cơng điện,
Thân đề: Nội dung cần thiết báo, Hậu đề: Ký tên cơ quan gừi.
Hành văn công điện là cách hành văn điện tín, nên cần phải viết vắn tắt, nhiều khi không thấy đầy đủ các yếu tố cấu tạo về phương diện văn phạm, nên công điện rất chú trọng đến cách chấm câu. Các dấu chấm câu phải được viết bằng chữ phết; chấm; chấm hết.
Trong công điện không được dùng chữ viết tắt hay chữ số La Mã, chỉ được dùng chữ Ả rập. Bản văn công điện phải viết bằng chữ in hoa để tránh mọi nhầm lẫn có thể xảy ra.
Người soạn thảo công điện được viết như lối viết thường chuyên viên kỹ thuật truyền tin có trách nhiệm đổi sang lối viết dùng riêng cho công điện (thay các dấu câu bằng ký hiệu).
Trong trường hợp sử dụng điện báo để truyền đạt các quyết định mới hoặc sử dụng đình chi việc thi hành một quyết định từ trước, thì sau khi có cơng điện, cơ quan gửi công điện phải có văn bản gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành
Mầu cơng điện
CƠNG V Ã N (,)Văn phịng Chính phù đ iệ n :(2)