- Văn phòng ưý bannhân dân quận (đế thi hành)
1. Cách hành văn (văn phong)
Văn bản là phương tiện truyền đạt của cơ quan công quyền dùng để diễn tả những ý kiến trình lên cấp trên, cung cấp tài liệu, giao dịch giữa các cơ quan ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới hay phổ biến tin tức cho quàng đại quần chúng. Xét riêng về phương diện kỹ thuật diễn tả, vãn bản phải viết bằng chữ, khơng thể nói bằng lời. Sự kiện viết bàng chữ đặt ra vấn đề văn cách vãn bản, tức là lối diễn tả ý tưởng bằng vãn tự trong các văn kiện.
Mồi loại văn thường có những đặc tính phù hợp dành cho mồi loại văn bản. Loại văn mô tả chú trọng đến màu sắc, hình nét và trạng thái, do đó cầu văn dùng nhiều tính từ và trạng từ, lối văn thường bóng bẩy, mầu mè. Loại văn tường thuật chú trọng đến hành động, sự kiện và biến chuyển, do đó câu vãn dùng nhiều động từ và lời văn thường linh hoạt, lưu loát. Loại văn nghị luận chú trọng đến lý lẽ phải trái, sự cân nhắc hom thiệt, do đó câu văn thường có những liên từ và lời văn cần đanh thép, sắc bén, rõ ràng và có lập luận. Loại văn thư tín chú trọng đến tâm tình, do đó câu văn thường có những tiến xưng hô và lời văn cần chân thực, thân mật, thiết tha.
Văn chương văn bản một khi đã xếp thành một loại riêng, tất nhiên cũng cần có những đặc tính phù hợp với bản chất văn chương văn bản. Vì văn bản có rất nhiều loại nên cách hành văn cũng được chia theo nhiều lối văn, phụ thuộc vào mục tiêu khác
nhau cùa văn bàn, do đó câu văn và lời văn có những đặc tính khác nhau.
Ví dụ:
- Những vãn bàn lập pháp và lập quy có mục tiêu tạo nên nhừng quy tắc xử sụ chi phối sinh hoạt hành chính, do đó câu văn cần mạch lạc, rõ ràng và lời vãn cần khách quan, vô tư.
- Những bản vãn ban hành mệnh lệnh có mục tiêu, tạo nên nhìrng mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành, do đó câu văn cần dứt khốt, rò ràng và lời văn trang trọng, uy nghi.
- Những bản vãn diễn thuyết có mục tiêu đoc cho nhiều người nghe, do đó câu văn cần hùng hồn, vững chắc và lời văn cần lôi cuốn, truyền cảm, ngắn gọn, rõ ràng v.v...
Văn phong văn bản có mấy đặc điểm nổi bật sau:
a) Lời văn phái mang tính khách quan
Tính khách quan của nội dung hay sự việc được nói đến và lối trình bầy trực tiếp, khơng thiên vị. Các văn bản hình thành trong bộ máy lãnh đạo và quản lý là tiếng nói của một cơ quan, một đơn vị, một tồ chức, V . V . . . Đ Ó không phải là tiếng nói riêng cùa một cá nhân nào, dù ràng các văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một sổ cá nhân soạn thảo. Trên thực tế, các cá nhân chi là người phát ngôn thay cơ quan, tổ chức. Họ không được tự ý đưa quan điểm riêng của minh vào nội dung văn bản, mà chi được nhân danh cơ quan trình bầy quan điểm của người hình đạo và ý đồ cùa một tổ chức. Bởi thế, các từ ngữ có tính chất trình bầy tình cảm, quan điểm cá nhân là không đặc trung cho vãn phong hành chính.
Đặc tính khách quan, vơ tư này cịn được gọi là đặc tính vơ cá tính nghĩa là khơng có tính cá nhân, bất luận nhân vật đó là ai.
Trong thực tế, viết một bàn văn có tính chất hồn tồn vơ cá tính là một việc hết sức khó khăn, vì lý do văn chương ln luôn là một sản phẩm cá nhân, tác phẩm văn chương luôn luôn phản ảnh tâm hồn của tác giả.
v ề kỳ thuật diễn tả. muốn cho lời văn có đặc tính khảch quan, vơ tư, câu văn phải tránh dùng ngôi thứ nhất, ngôi thứ hai ở những tiếng xưng hô, hạn chế tối đa việc sử dụng những từ n.gír diễn tả tình cảm.
Ví dụ, một câu văn của Bộ Nội vụ gửi các Bộ khác:
Chúng tôi tha thiết và thành thực trông đợi quý vị cho biết V kiến về vấn đề nói trên.
Câu trên nên viết như sau:
Bộ chúng tôi yêu cầu quý cơ quan cho biết ỷ kiến về vấn đề nói trên.
Hoặc xưng danh cơ quan như sau:
Bộ Nội vụ yêu cầu quý cơ quan cho biết ỷ kiến về vấn đề mói trên.
b) Lời văn nên trang trọng
Văn bản, nhất là công văn, là tiếng nói của chính quy(ền, hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơ quan nói với cá nhân. Lời nói trong văn bản là lời nói của chính quyền, một phiáp nhân có thẩm quyền sử dụngchủ quyền của quốc gia. Lời mói trong cơng văn là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhíận. Do đó, văn bản cần có tính trang trọng, uy nghi.
Lời văn trang trọng có tác dụng kính trọng đối với nơi nhận. Việc gây thiện càm đối với nơi nhận cũng là yếu tố cân thiết cho việc thi hành văn bàn. Vi vậy, khônu chi văn bản cùa Nhà nước inà ngay trong văn bản cùa tập thế. tồ chức xã hội cũng cần phải viết một cách trang trọng, dể làm tăng uy tín của cá nhân cũng nhir tập thê, tô chức xã hội cùa nơi ban hành
v ề kỹ thuật nơi diễn tả, muốn cho lời văn có tính trang trọng, uy nghi, câu vãn nên ít sư dụng từ ngừ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, mầu mị những tính từ hay trạng từ gợi ý gợi hình một cách hoa mỹ, hay bướm chỉ thích hợp trong loại văn mơ tà.
Ví dụ một câu văn hành chính thiếu trang trọng, uy nghi:
Bộ ycu cầu một cách tha thiết các sờ, ban, phòng nên nghĩ
đến dân chúng đang nóng lịng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết
mọi vấn dề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề ảnh hường trực tiếp đến miếng cơm manh áo cùa nhân dân,
các giới nghèo khổ, đói rách. Câu trên nên viết như sau:
Bộ yêu cầu các sờ, phòng, và các ban trực thuộc cần phải giải quyết nhanh mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của người dân, nhất là các vấn đề có liên quan đến đời sống của dồng bào vùng xa xôi hèo lánh.
c) Hành văn lề độ, lịch sự
Hành vãn phải khách quan, vô tư, trang trọng, uy nghi, nhimg phải tỏ ra lễ độ, lịch sự. Cơ quan công quyền của nhà nước là pháp nhân, vô cảm, không biết sợ sệt đồng thời cũng
không ra oai. Cơng vãn là tiếng nói cùa cơ quan nhà nước không được dùng lời lẽ tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đổi với cấp trên hoặc lời lẽ hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.
v ề kỹ thuật diễn tả, muốn cho lời vãn có đặc tính lễ độ, lịch sự câu vãn nên tránh tất cả các từ ngữ cục cằn, thô lồ, những ý đồ trắng trợn gây cảm xúc mãnh liệt, bất ngờ cho người đọc,
Ví dụ một câu văn hành chính thiếu lễ độ:
Sở cùa chúng tôi yêu cầu ông giám đốc giải quyết mọi vấn
đề nói trên càng sớm càng tốt. Câu trên nên viết như sau:
Sờ chúng tôi trân trọng yêu cầu ông giám đốc giải quyết cho
vấn đề nói trên.
Ví dụ một câu văn hành chính thiếu lịch sự:
Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bần thiu vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu các cơ
quan có thẩm quyền bắt giam hết, để bảo vệ thẩm mỹ của Thù đô. Câu trên nên viết như sau:
Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh khơng đẹp mắt cho mỹ quan Thủ đô, yêu cầu các cơ quan hữu trách nhiệm có biện pháp hữu hiệu để bảo vệ vè thẩm mỹ của thủ đô.
v ề trường hợp sử dụng đặc tính lễ độ, lịch sự được duy trì ỏ tất cả các văn bản hành chính, kể cả những văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành và quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi. Tuỳ theo đảng cấp của cơ quan gửi và cơ quan nhận công văn, lời lẽ được diễn tả ở tầm mức lễ độ, lịch sự khác nhau. Ví dụ:
- Yêu cầu ;
- Trân trọng ycu cẩu; - Dể biết;
- Dể tường trinh
- Để kính tường trinh.
(!) Thế thức văn bàn nên đồng nhất
Diều này nghĩa là trước sau và ờ đâu thể thức cũng được sử
dụng giống nhau. Văn chircmg hành chính khơng được khác nhau về trường họp sừ dụng, bố cục, trình bầy hay từ ngữ, tuỳ theo thời gian và không gian, không nên dùng từ ngữ thuật ngừ địa phương.
Mặc dầu có nhiều cơ quan đại diện cho một chính quyền của một quốc gia, cơng văn là tiếng nói cùa mồi cơ quan công quyền (coi như một bộ phận cùa chính quyền), nhưng tiêu biểu cho inột chính quyền duy nhất, một quốc gia liên tục. Do đó, tiếng nói này phải có đặc tính đồng nhất. Tuỳ từng trường hợp, người soạn thảo có thể dùng một trong những văn thức làm đoạn mờ đầu cho văn bản.
+ Tiếp theo thông tư số...; về việc...
+ Tiếp theo công điện ngày...; bộ... xin xác nhận... + Theo biên bản phiên họp ngày...; trân trọng tin... + Căn cứ nghị định dẫn trên, chúng tôi được biết... + Phúc công văn sổ... bộ... trân trọng...
+ Khi kết thúc một văn thư, một tở trình hay phúc trình, người soạn thảo có thể tuỳ nghi sử dụng một trong những văn thức sau đây:
- Trân trọng chào ông Tồng giám đốc.
- Trân trọng đệ trình ơng Bộ trưởng duyệt dự thảo quyết định.
- Tronu trường hợp dự án nói trên được chấp thuận, trân trọng đệ trình thù trường duyệt ký dự thảo quyet định kèm theo.
- Trân trọng đệ trình Chù Tịch thẩm định văn bản kèm theo Ờ yếu tố bị chú cùa phiếu gửi, chuyển phiếu và ở yếu tố nơi nhận hay sao gửi một số công văn, những văn thức sau đây cỏ thể tuỳ nghi sử dụng:
+ Để tườne, để kính tường, để kính tường trình; + Đổ thẩm định, để thẩm tường;
+ Để chấp hành, để thi hành;
+ Đe tuỳ nghi, để tuỳ thuộc quý thẩm quyền; + Để làm tài liệu, để cứu xét, để nghiên cứu;
+ Để cứu xét và cho ý kiến, để cho ý kiến và xin quy ho»àn hồ sơ chuyển giao; v.v...
Trong văn thư, tờ trình, phúc trình, khi cần tỏ ý hạn chế hiay cụ thể, người soạn thảo có thể dùng một trong những văn thiức sau đây:
+ Trong trường hợp, trong giả thuyết;
+ Trong phạm vi, trong lĩnh vực, trong địa hạt;
+ Trên phương diện, về phương diện, trên bình diện; + Trong thời hạn, trong giới hạn;
-t- Với tư cách, với tính cách, với cương vị;
+ Theo tinh thân, theo quan diêm, theo giả thuyết; v.v... Văn chương phải dược viết rõ ràng gọn ghẽ và đây đù.
Dặc tính này nhàm mục đích đé giúp cho mọi người đều có the hiểu bản văn một cách dề dàng, chính xác, dúnii như ý định muốn phô biến cùa người soạn thảo.
Công văn soạn ra là để cho nhiều người đọc và cần được hiểu đồng đều giống nhau: một chi thị cùa Trung ương phổ biến cho các địa phương, một thông cáo cho quần chúng. Ngav như một tờ trình cùa cấp dưới gửi lên cấp trên cũne được nhiều người đọc, hơn nữa tờ trình cịn lưu lại cho nhiều người khác, không phái chi những giới chức nhận tờ trình, sưu tầm, khảo cứu hay thanh tra, kiềm sốt. Chính vi vậy, văn chương cần phải rõ ràng, gcm ghè và đầy đủ.
Ve kỹ thuật diễn tả. lời văn phải được rõ ràng, gọn ghẽ và dầy đủ, càu văn cần dược viết cho có mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khốt và sử dụng từ niíừ một cách chính xác.
Ví dụ một câu văn hành chính thiếu đặc tính này;
Theo tinh thần phiên họp cùa Hội đồng nhân dân ihành phổ, Uy ban nhân dân ân cần nhắc nhờ đồng bào cư ngụ tại tất cá các quận trong ihcinh phố là phải treo quốc kỳ trong các ngày lễ chính thức và nên giữ gìn cho quốc kỳ được sạch sẽ.
Câu trên nên viết như sau:
Theo quyết định cùa Hội đồng nhân dán thành phố trong phiên họp ngày 15 thủng 6 năm ì 990, Uỳ ban nhân dân thành phổ trân trụng yêu cầu toàn thế nhân dân thành phổ treo Quốc
kỳ tại gia đình và giữ gìn Quốc kỳ cho sạch sẽ, mồi khi có thịng cáo yêu cầu cùa Uỳ han nhân dân thành phố.
v ề trường hợp sử dụng, đặc tính rõ ràng, gọn ghẽ và đầy đù cần duy trì ở tất cả các bản văn hành chính, nhất là những bản văn lập pháp, lập quy, những bản văn ban hành mệnh lệnh và những bản văn trình bầy nhận xét, đề nghị, dự án, V.V..