- Văn phòng ưý bannhân dân quận (đế thi hành)
2. Ngữ pháp trong văn bản
Ngừ pháp là cách viết một câu cho đúng cách. Mồi văn chương có ngừ pháp riêng biệt, góp phần cùng với cách sử dụng từ ngữ, văn thức trong việc duy trì đặc tính văn chương dành cho mỗi loại. Muốn cho bản vãn có tính văn bản, người soạn thảo cần biết cách sắp đặt và diễn tả ý tường trong câu vãn theo một cú pháp riêng biệt dành cho văn chương, văn bản.
Trong văn chương hành chính, bản chất của câu văn là câu văn viết, người soạn thảo không được dùng câu văn nói trơng công văn, ngoại trừ một vài trường hợp đặc biệt trong lối văn diễn thuyết.
Ví dụ một phiếu trình có câu văn nói như sau:
“Hơm qua vừa rồi 16-7 Bọ trưởng Tư pháp có gặp Chánh án Toà án tối cao và bảo tơi làm tờ trình lên Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc mở lớp bồi dưỡng thẩm phán Toà án nhân dân các cấp. Nay tôi đã làm xong, xin ông Bộ trường xem và cho chữ ký” .
Đoạn văn trên phải viết lại như sau:
“Tiếp theo cuộc hội ý giữa Bộ trưởng Bộ Tư pháp và Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Bộ trưởng Bộ Tư pháp yêu cầu Vụ
trirờng Vụ đào tạo và tổ chức soạn tờ trình để trình Chính phú về viộc đào tạo thâm phán Toà án nhân dân các câp.
Trân trọng đệ trinh Bộ trưởng duyệt ký tờ trinh kèm theo dưới dây”.
a) Câu trong văn ban thường Ici câu dài
Câu dài là câu được chia làm nhiều phần câu, gồm có nhiều chữ. Câu dài gồm có nhiếu ý. chia làm ý chính và ý phụ, thường là một ý chính và nhiều V phụ. Nếu có hai ý chính, câu dài có thể chia thành hai câu khác nhau. Nếu chi có một ý chính câu dài cũng có thể chia thành hai câu khác nhau, nhưng sẽ phài nhắc lại câu thứ hai một phần câu đă diễn tà ở câu thứ nhất.
v ề phương diện nội dung, câu dài soạn đúng cách vẫn là câu rò ràng, gọn ghẽ và đầy đù. không rườm rà, lộn xộn, dài dòng một cách vơ ích. Nếu cat bớt chữ cùa câu dài soạn đúng cách, câu văn sẽ thiếu ý, vì lý do câu dài soạn đúng cách chi diễn đầy đủ, không diễn tả thùa ý. Câu dài soạn vụng về sẽ diễn tà ý tưởng một cách rối ren, lủng cùng, khó hiểu. Câu dài soạn vụng về làm cho người đọc nghe thấy nhiều, nhưng chi hiểu được ít hoặc hiểu sai lạc nhũng ý tưởng muốn diễn tả.
Việc phải làm cùa người soạn thào không phải là cố tránh viết câu dài, mà là cố gắng viết câu dài cho đúng cách .
Trên thực tế những văn bản đơn giản, nhất là các cơng văn hành chính, người soạn thảo giịi, sau những phần thể thức chỉ viết một câu ờ phần nội dung.
Hăy đọc Lời nói đầu cùa bản Hiến pháp của Hợp chủng quốc Hoa Kì. Chi có một câu nhưng đã hơn 200 năm nay nó vẫn
sống rất kicu hãnh, rất ngạo mạn và làm mẫu cho Lời nói dầu của khơng ít nước trên thế giới hiện nay:
“Chúng tôi, nhân dán H(/p chùng quốc, với mục đích thực hiện một sự liên hiệp chặt chẽ hơn thiết lập công lý, duy trì an ninh nội bộ, trù liệu cho cơng cuộc phịng thù chung, phiu triền sự thịnh phượng loàn diện, và đàm hào chu chúng tôi và hậu thẻ cùa chúng tơi các điểu lợi ích cùa sự tự do, quyết định và thiết lập hán Hiến pháp nàv cho Hợp chùng quốc Hoa Kì
Có lẽ đây là một lời nói đầu hay nhất trong tất cả các lời nói đầu của các bản Hiến pháp trên thế giới. Cái hay cùa nó ờ chồ chi có một câu duy nhất, chúng đã lột tả rò cả mục đích yêu cầu của việc thơng qua Hiến pháp.
Ví dụ: Xem xét mối liên hệ giữa chủ xe và chính quyền về phương diện luật pháp thì, kỹ nghệ khai thác xe tấc xi không phải là một cơng nghệ hồn tồn tự do, vì lý do phải tuân theo những quy tấc trật tự giao thông và chuyên trở hành khách công cộng.
Câu trên chi thể hiện một ý chính: kỹ nghệ khai thác xe tắc xi không phải là một kỹ nghệ hồn tồn tự do.
Do đó, nếu cố ý chia câu trên thành hai câu khác nhau người soạn thảo bắt buộc phải nhắc lại ở câu thứ hai một phần cầu đà diễn tả ờ câu thứ nhất:
Xem xét mối liên hệ giữa chủ xe và chính quyền về phương diện luật pháp cho biết, kỹ nghệ khai thác xe tắc xi không phải là một kỹ nghệ hoàn toàn tự do. (Hết câu thứ nhất). Kỹ nghệ khai thác xe tắc xi phải tuân theo nhừng quy tắc trật tự giao thông và chuyên trờ công cộng, (nhấc lại kỹ nghệ khai thác xe tác xi).
Neu muốn duy tri liên hệ giữa hai câu văn vừa được tách rời ớ Irên, nêu rõ câu thứ hai là “lý do”cua câu thứ nhất, người soạn thao thận trọng phái viết như sau:
Xem xét mối liên hệ uiữa chu xe và chính quyền về phương diộn luật pháp thì kỹ nghệ khai thác xe tắc xi không phái là một kỹ nghệ hoàn toàn tự do.(i lốt câu thứ nhất). Lý do: Viện Kỹ nghệ khai thác xe tắc xi phai tuân theo những quy tắc trật tự giao thịng và chun trờ cơng cộng.
Dối chiếu câu dài duy nhất với doạn văn gồm hai câu tách rời có cùng nội dung vừa trình bầy ờ trên, thì ta thấy: Bàn vãn có hai câu dài ngắn hơn ban văn có nhiều câu ngắn tách rời muốn dien tà đầy đu ý nghĩa.
Tóm lụi muốn cho han văn ngắn lại mà khơng bị bớt những
V nghĩa cần thiết, người soạn thào phai cổ gang tập viết câu dài.
b) Cảu vắn tát
Câu vẩn tất là câu văn gồm một số từ ngừ, không cần đúng văn phạm, có thể thiếu chù ngũ. bồ ngữ hay những từ đệm. Tuy nhiên, câu vắn tắt vẫn phải dien tà một cách rõ ràng, gọn ghẽ và dầy đù. Câu vấn tắt khơng thể hiểu là câu văn thiếu sót hay mơ hồ.
Càu vắn tắt được dùng trong một số ít bàn văn, như phiếu gửi, chuyển phiếu, chuyển vàn, cơng điện,v.v...Ngồi ra, câu vắn tắt còn được dùng ờ yếu tố sao gửi hay nơi nhận trong phần hậu dề cùa cơng văn khác.
Ví dụ ở yếu tổ chú thích một phiếu gửi cùa một bộ gửi cho sờ trực thuộc: để nghiên cứu, đẻ thi hành.
Hoặc ở yếu tố sao gửi một cơng vãn: dể kính tường trình v.v...
Câu vắn tất dùng cho công điện cần được soạn thảo thận trọng hơn vì lý do khơng có mẫu sằn và cần phải đầy đù ý nghĩa.
Ví dụ: Trung tâm Dạy nghề quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội báo cáo kết quả kỳ thi đánh máy 3/1994, ghi danh 32, tham dự 28, đậu 26, rớt 2.
Nếu là trường hợp đúng văn thức câu trên được viết như sau: Trung tâm Dạy nghề quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội trân trọng báo cáo kết quả kỳ thi đánh máy khoá 3 tổ chức năm
1994 như sau:
- Số học viên ghi danh: 32
- Số học viên tham dự kỳ thi hết khoá: 28 - Số học viên đỗ: 26
- Số học viên trượt: 2
c) Hình thức câu văn
Người soạn thảo văn bản không phải chi cần thu thập những hiểu biết về thể thức câu vàn hành chính, mà cịn phải biết tuỳ nghi sử dụng câu văn ở hình thức nào đó để đạt tới mục đích vừa diễn tả ý tưởng một cách đầy đủ, vừa bảo tồn được đặc tính văn bản của câu văn.
d) Câu khẳng định và câu phủ định
Câu khẳng định dùng để xác định “có”, câu phủ định dùng để xác định “khơng” văn chương hành chính cần rõ ràng, dứt khốt, định nói “có” thì viết “có” muốn nói “khơng” thì viết “khơng”.
Nhận xét một câu văn để biết là câu khẳng định hay câu phù định là việc rất dễ dàng. Nhưng sử dụng những câu này cho đúng cách, không làm thương tổn đến đặc tính hành chính, nhất là đặc tính khách quan, vơ tư, đặc tính lễ độ, lịch sự là rất khó.
Câu khẳng định trên có thề đồi thành câu phù dmh dề thêm dặc tính trân trọntí như sau:
Bộ mong các sở không quên nhiệm vụ báo cáo hàng tháng số lượng công vãn đến và đi. có kèm theo ghi chú. giải thích sự tăng giảm.
Hoặc, để nhấn mạnh ý nghĩa “nhắc nhở”, câu phù định trên nên viết như sau:
Bộ chắc chắn các sờ không quên nhiệm vụ hàng tháng báo cáo số lượng công vãn đến và đi. có kèm theo ghi chú, giải thích sự tăng giảm.
Ví dụ câu phù định: Bộ chúng tôi không thể chấp thuận cho ông tiếp tục nhiệm vụ tại cơ quan Q.
Câu phủ định trên có thể đổi thành khẳng định để giảm bớt sự khác nghiệt trong tình ý câu vãn sau.
Bộ chúng tôi bẳt buộc phái từ chổi sự tiếp tục cộng tác cùa ông tại công ty Q.
Hoặc câu trên có thể viết một cách lịch sự hơn:
Bộ chúng tôi rất tiếc bắt buộc phải từ chối sự tiếp tục cộng tác cùa ông tại cơ quan Q.
e) Câu chù động và câu bị động
Câu chù động có chủ từ có vai trị diễn tả ở động từ. Câu thụ động chú từ bị động trong vai trò do động từ diễn tả. Vãn chương hành chính thường dùng cà hai lối diễn tả trên.
Cũng như trong trường hợp câu khẳng định và câu phủ định, người soạn thảo công văn cần biết cách sử dụng câu chủ động và câu thụ động cho đúng cách, nghĩa là vừa diễn tả đúng ý nghĩa
và vừa duy trì được đặc tính hành chính cùa cơng văn. Neu câu chù động diễn tả ý tưởng một cách thiếu khách quan, thiếu vô tư. người soạn thào phải biết cách thụ động hóa câu văn đề có thèm đặc tính khách quan, vơ tư.
Ví dụ câu chù động: có nhiều tin tức cho chính quyền biết ràng chi thị của trung ương không được địa phương thi hành nghiêm chinh.
Câu trên được thụ động hố nhu sau:
Chính quyền được biết chi thị của Trung ương không được thi hành nghiêm chinh tại địa phương.
Nếu câu thụ động diễn tả ý tưởng một cách thiếu trang trọng uy nghi, nuười soạn thảo phai biết cách chù động hố câu văn để có thêm đặc tính trang trọng uy nghi.
Ví dụ câu thụ động: Gian thương sẽ bị chính quyền bài trừ và người tố giác sẽ được tặng thưởng.
Câu trên được chù động hố như sau:
Chính quyền sẽ bài trừ gian thương và tặng thưởng người tố giác.
Câu thụ động không nhất thiết phải có từ “được” hay “bị” mà căn cứ vào ý nghĩa câu văn.
Ví dụ: Một khi ký xong, cơng văn phải đi ngay đến nơi nhận. Có nhiều trường hợp câu văn rườm rà, nặng nề, ý tường diễn tả một cách lộn xộn, không dứt khốt, chi vì lý do câu chú động và câu thụ động không được sừ dụng và sắp xếp theo đúng cách. Người soạn thảo phải biết sử dụng cho đúng và sắp xếp lại cho câu văn được mạch lạc, rõ ràng, dễ hiểu.
Ví dụ: những người bn hán chuyên chờ hàng, phải trà nhiêu tiên cước phí nên giá bán nhữnu hàng hoá dã gia tăng. (Câu 1)
Câu trên dược sắp xếp lại như sau :
Hàng hóa chuyên chở phải trà nhiều cước phí nên giá bán dã tâng. (Câu 2)
f) Cảu nghi vân
Câu nghi vấn là câu có hình thức một câu hỏi. dùng đế hỏi và khi viết ở cuối câu còn dấu chấm hỏi (?). Trên nguyên tắc, câu nghi vấn thường chỉ dùni> tronụ văn đàm thoại tức lối văn nói, khơng dùng trong văn bán. Công văn, phải viết bàng chữ, khơng nói bằng lời được. Như vậy, trên nguyên tắc, câu nghi vấn không dược dùng trong các văn bản.
Nguyên tấc này có ngoại lệ là trường hợp nhừnc văn bản (liền thuyết như diễn vãn. đáp từ... Tự đặt câu hòi để tự trả lời đó chi là những kỹ thuật soạn thảo, những văn bàn diễn thuyết, nhàm mục đích làm cho diễn già dề có giọng nói hùng hồn, buổi nói chuyện thêm hào hứng, thính giả thêm chăm chú nghe.
Diều đáng lưu ý là trong những văn bàn hành chính thuộc lối vãn viết, gặp trường hợp hắt buộc phải dùng câu hỏi như văn thir hỏi ý kiến cơ quan bạn. người soạn thảo cũng không được dùng câu nghi vấn. Khi đó câu nghi vấn sẽ được khẳng định hoá hay phù định hoá, nghĩa là câu nói sẽ được viết dưới hình thúc câu khẳng định hay câu phù định bàng cách thay đổi, thêm bớt và đảo lộn vị trí từ ngừ. Việc làm rất dễ dàng, chì cần chú ý tập din là quen.
Ví dụ câu nghi vân cụ thê: yêu câu quý ca quan cho hiêt đương sự là ai? Bao nhiêu tuổi? Đến trú ngụ tại địa phương tìr bao giờ? Làm nghề gì? Và thường hay liên lạc với những hạng người nào trong xã hội?
Câu nghi vấn trên có thể được khẳng định hoá như sau:
Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết sau đây về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú ngụ tại địa phương nghề nghiệp và thành phần xã hội có liên lạc với đương sự. Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết trên.
Ví dụ câu nghi vấn trừu tượng: yêu cầu cho Bộ chúng tôi được biết nội vụ là vấn để hành chính hay chính trị? Tình trạng hiện nay của các nhân vật có liên quan đến nội vụ như thế nào? Do những nguyên nhân nào gây nên? Hậu quả ra làm sao? Và đũ trù liệu biện pháp nào để đối phó hay chưa?
Câu nghi vấn trên có thể được khẳng định hoá như sau :
Yêu cầu cho Bộ chúng tơi được biết: tính chất của nội vụ vấn đề, tình trạng hiện nay của các nhân vật liên hệ, nguyên nhân, hậu quả của nội vụ và biện pháp trù liệu đối phó .
Cũng câu nghi vấn trên có thể được phủ định hố như sau: Bộ chúng tơi chưa được biết tính chất cùa nội vụ vấn đề, tình trạng hiện nay cùa các nhân vật liên hệ, nguyên nhân, hậu quà của nội vụ và biện pháp trù liệu đối phó. Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết trên.
h) Câu hoài nghi khác với câu nghi vấn dùng để hịi
Câu hồi nghi là câu văn viết dưới hình thức khẳng định hay phủ định nhưng nội dung ý nghĩa không dứt khốt là “có” hay là
‘ không'’. Người dọc câu hồi nuhi có thể nghi ìmờ về ý nghTa câu văn khơng hiểu được dứt khốt ý định cùa người v iế t.
Do dó, trên nguyên tăc, câu hồi nghi khơng được dùng trong văn bản. Gặp trường hợp bất buộc phải dùng câu hồi nghi vì lý do chính cơ quan gùi cơng văn cũng không thực sự biết rõ nội dung chi tiết của vấn dề. người soạn thảo phái cố gắng tiết giảm hoài nghi trong câu văn; nếu không cơ quan nhận công văn sẽ không hiểu được ý của cơ quan líừi.
Ví dụ 1. Dược mời về Trung ương tham dự một cuộc họp, cơ quan địa phương gửi cơng điện trà lời “Phái đồn sẽ tham dự nếu công việc cho phép vù có phương tiện". Cơ quan Trung
ương nhận công điện không thể hiểu được là phái đoàn địa phương có về hay khơrm về tham dự.
Đây là trường hợp câu hoài nghi phái cố hết sức tránh không đưực dùng vì lý do cơng điện nói trên chứng tỏ cơ quan gửi đã giải quyết vấn đề hành chính một cách vụng về hay thiếu tinh thần trách nhiệm. Nếu thu xếp dược công việc bề bộn và lo liệu được phương tiện, cơ quan địa phương trả lời dứt khốt “có về”; nếu vì cơng việc q bận rộn hay khơng có phương tiện, cơ quan địa phuơng trả lời dứt khốt “khơng về”. Như vậy, cơ quan địa phirơng đã chứng tỏ biết cách giải quyết vấn đề hành chính đồng thời có tinh thần trách nhiệm về quyết định đã làm.
i) Câu mệnh lệnh
Câu mệnh lệnh hay còn gọi là câu sai khiến, là câu dùng để bảo người khác làm một việc gì. Câu mệnh lệnh khơng có chù từ và thuộc lối văn nói. Do đó, câu mệnh lệnh không được dùng trong vãn chương hành chính.