- Trong nhiệm vụ cụ thể và cơ cấu tồ chức cũng nên sắp xếp theo thú tự từng lĩnh vực (quy hoạch, kế hoạch, chế độ, chính sách v.v ).
4. Những vấn đề có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ soạn thảo văn bản pháp quy và văn bản áp dụng pháp luật (cá biệt)
văn bản pháp quy và văn bản áp dụng pháp luật (cá biệt)
a) Trong các văn bản pháp quy cũng như những văn bản cá biệt nêu trên, phần căn cứ (tham chiếu) thường phải liệt kê nhiều văn bản, thì văn bản nên xếp theo thứ tự hiệu lực pháp lý, pháp lý thấp hơn. Vì phần này phải liệt kê nên phải xuống dòng, mỗi dòng cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;) và có thể có dấu gạch ngang (-) ở đầu dòng. Phần cuối cùng của tham chiếu là phần dành cho đề nghị của cơ quan, Thù tướng cơ quan cần có văn bản. Có thể viết theo thứ tự sau đây:
-Căn cứ vào Điều ... .Hiến pháp;
-Căn cứ vào luật số .... ngày ban hành; -Căn cứ vào Nghị định.
-Theo đề nghị của....
b) Cách hành văn cần phải trang trọng, chính xác, có thể nên viết thành các điều khoản.
c) Bản chính, bàn phụ, và bản sao.
Những loại văn bản pháp quy, hoặc áp dụng pháp luật thường được sừ đụng với số lượng rất nhiều bản. Để khỏi mât thời giờ lãnh đạo chi nên ký một số rất ít bản chính cần thiết. Sau đó người phụ tá là các chánh văn phòng sẽ ký các bản phụ. Ngoài ra tại các cơ sở, địa phương, thủ trường các cơ quan có trách nhiệm sao nguyên lại văn bản hoặc trích bàn sao.
Vì vậy cùng văn bản có thể có bản chính, bản phụ, bản sao. Bản chín là bản được in ra cùng một dợt, cùng được lấy chữ ký của thủ trưởng cơ quan ban hành một lúc (từ 3,4 đến 5,6 bản). Bản phụ (phụ bản) là những bản được in (đánh máy) cùng một lượt với bản chính, nhưng khơng được thù trưởng cơ quan ban hành ký trực tiếp, mà do chính văn phịng hoặc người phụ tá cùa thù trưởng ký; nhưng phải ký sau bản chính.
Bản sao là bản được in (được đánh máy hay quay ronéo) sau bản chính. Đây là bản mà bàn chính được sao nguyên lại, kế đó là một gạch ngang suốt văn bản, bất đầu một văn bản khác cũng có hình thức là một văn bản, có ngày, tháng, địa điểm, sổ đăng ký, chữ ký của giới chức sắc. Nội dung của văn bản này được
viết ngắn gọn bàng dịng “Sao y bản chính”
d) Cách sửa chữa những sai lầm và thiếu sót của văn bản đã ban hành.
Cách tốt nhất của việc soạn thảo văn bản là nên thận trọng, tránh những sai lầm. Những điều mong muốn này nhiều khi rất khó thực hiện. Vì vậy, có những văn bàn được ban hành ra còn phải sửa chữa với nhiều lý do khác nhau; lỗi đánh máy, lồi kỹ thuật ấn lốt, hoặc thậm chí có lỗi về nội dung thể hiện. Mọi việc
sửa đổi cần phải viết thành văn bản: Văn bàn đính chính, văn bàn cải chính, văn bản tu chính.
- Đính chính là văn bản sửa chữa những sơ xuất nhỏ, có tính cách thuộc về hình thức trình bày, đánh máy sai chữ.
- Cải chính là văn bản sửa chữa sai lầm thuộc về ấn loát (xếp chữ nhầm )...
- Tu chính là văn bản sửa chữa nhừng sai lầm hay thiếu sót đáng kể có tính cách thuộc về nội dung.