- Trong nhiệm vụ cụ thể và cơ cấu tồ chức cũng nên sắp xếp theo thú tự từng lĩnh vực (quy hoạch, kế hoạch, chế độ, chính sách v.v ).
1. Khái niêm văn thư hành chính
Văn thư hành chính thường được gọi tắt là văn thư, là một hình thức văn bản gần giống như thư túi của cá nhân, có nội liung bao quát, phạm vi giới chức nhận rộng rãi, không hạn chế Iihư văn bản khác, bố cục đa dạng tuỳ thuộc vào vần đề cùa hành chính được trình bày.
Văn thư hành chính có nội dung rất rộng rãi, gồm tất cả các vấn đề sinh hoạt thường xuyên của cơ quan Nhà nước. Khác với văn bản pháp quy, chúng không chứa quy phạm pháp luật, và những quyết định pháp lý, tức là chúng không tạo nên một tình trạng hành chính mới, khơng làm thay đổi tình trạng hành chính hiện tại, thường chi có nội dung thông báo một quyết định hành chính hoặc một văn bản pháp quy cần phải được thi hành.
Ví dụ: Thơng báo tuyển sinh cùa Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội niên học 2004-2005. Thông báo này là một loại của văn thư hành chính. Văn bản này chi có tác dụng thơng báo cho
mọi người biết việc tuyển sinh của trường đại học, khơng hề có hiệu lực tạo nên khoá học. Bản văn có hiệu lực pháp lý tạo nên khoá học là quyết định có chứa quy phạm pháp luật nói về nhiệm vụ của trường đại học, hoặc quyết định chiêu sinh thành lập khoá
học của nhà trường, nếu khố học đó là bất thường, khơng phải là khố học thường niên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào
tạo (quyết định áp dụng pháp luật).
Thường văn thư hành chính có những nội dung sau đây: - Hỏi ý kiến, xin tài liệu, thông báo tin tức;
- Đề nghị sáng kiến, trình bày yêu cầu; - Thư phúc đáp, giải đáp thắc mắc; - Trình xin chấp nhận dự án; - Trình bày một vấn đề, một sự kiện; - Thông báo, xác nhận, - Giấy mời. - Nhận x é t,....
Hiện nay, có nhiều người cho rằng văn thư hành chính là cơng văn hành chính thơng thường.
Trong Thông tư của Bộ trưởng, Tổng thư ký Hội đồng Bộ trường 02 BT Hướng dẫn việc xây dựng và ban hành văn bản quy định:
“Cơng văn hành chính là các văn bản để giao dịch chính thức giữa các cơ quan như mời họp, đề xuất hoặc trả lời các yêu cầu, chất vấn, hoặc kiến nghị, đôn đốc nhắc nhở thi hành những cơng việc đã có quyết định, có kế hoạch w ..