phân cliinli dê (phân nội (lung)
Dây là phần nội dung chính của văn bàn cần nói đến. Phần này có thể được cấu tạo từ ba thành phần: khai thư, thân thư và kết thư.
Khai ihư là yếu tố mở đầu cho phần chính đề, thường là một đoạn, một câu thưa, tiếp theo là sự tự giới thiệu. Thường được bắt đầu bàng câu: Kính thưa đồng chí, kính thưa ơng (bà) ... Trong trường hợp người nhận có chức vụ, nên ghi thêm phần chức vụ, đề rõ tính trân trọng của câu mở đầu văn bản.
Thăn thư: Đây là yếu tố quan trọng nhất của vãn bản. Tuỳ
theo vấn đề giàn đơn hay phức tạp, thân thư thường được chia làm nhiều đoạn, lần lượt để cập đến vấn đề cần đề cập.
Kết thư: Đây là yếu tố cuối cùng cùa chính đề, chấm dứt vấn
đề nói ở thân thư. Kết thư nên ngấn gọn, chi cần một hai câu có tính chất càm ơn, xã giao, lịch sự.
Chính đề (nội dung) cùa vãn bản là phần chủ yếu của bất cứ loại văn bản nào. Ở phần này người soạn thảo phải lựa chọn kết cấu, văn phong thích hợp cho từng loại văn bản, phải xừ lý thông tin để đưa và văn bản, bảo đảm cho nội dung văn bản phù hợp với tên gọi văn bản ghi ở phần thượng đề.
Mầu chính đề Kính thưa ơng Giám đốc công ty X;
Phúc đáp công văn đề nghị số 1-CV đề ngày 13-6-1995 cùa
công ty X về việc m ờ lớp tại chức đào tạo lớp c ừ nhân luật tại công ty, T rường Đại học T ổng hợp Y, trân trọng báo tin cho ô n g rõ:
Trường Đại học Tổng hợp Y rất tiếc vi không thể đáp ứng yêu
cầu cùa ơng, vì theo quy định của Bộ G iáo dục và Đào tạo dẫn ờ
trên, chúng tơi chi có thể m ờ lớp tại chức với những cơ sở có chức
năng đào tạo.
Trong trường hợp cơng ty có nhu cầu khẩn thiết đào tạo cán bộ luật học, đề nghị hãy liên hệ gửi cán bộ đi học ờ cơ sờ đào đạo bên cạnh, nơi Trường Đại học Tổng hựp đang tổ chức chicu sinh khố tại chức niên học 1995-1996.
Trân trọng kính chào ông Giám đốc.
Phần hậu đề (kết thúc): Đây là phần sau cùng cấu thành văn bản. Phần này gồm bốn yếu tố: ký tên, con dấu các văn kiện đính kèm, danh sách nhận văn bản sao.
Ký tên, đây là yếu tố đầu tiên của phần hậu đề, đồng thời cũng là phần quan trọng nhất của phần hậu đề. Bên cạnh chữ ký phần trên và phần dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và họ tên của người ký. Công dụng của chữ ký ghi rõ họ tên để xác định giá trị của văn bản, quy rõ trách nhiệm của văn bản gửi đi. Người ký chính là tác giả của văn bản.
Trên chữ ký là con dấu của cơ quan. Con dấu cùng với chữ ký có tác dụng giá trị pháp lý của văn bản. Thiếu một trong hai yếu tố này không tạo nên giá trị pháp lý của văn bản.
Vấn đề ký thay. Điều 5 cùa bản “Điều lệ về công tác công
văn giấy tờ và công tác lưu trữ” đã nhấn mạnh, chi có thủ trưởng cơ quan hoăc người được uỷ quyền mới được ký văn bàn. Nhưng trên thực tế nhiều cơ quan, thủ trưởng quá bận, phần nhiều công văn (văn bản) do cấp phó ký thay. Khi cấp phó đã được phân
cơng phần việc giúp cho thù trường, thì có thể ký thay thú trưởng
ờ lĩm vực phụ trách một cách mặc nhiên. Nếu là dưới một cấp có thề ký văn bản cùa thủ trường cơ quan nhưng phải ký dưới dạng ihìra lệnh. Chi được ký những văn bàn khơng có tầm quan trọng của cơ quan, thường thường là những cơng văn hành chính, có tính ;hất lưu hành nội bộ. hoặc gừi cho cấp dưới trực thuộc. Tất cả rứững công văn do cấp dưới ký thừa lệnh, thù trưởng cơ quan đều phài chịu trách nhiệm. Vì vậy, việc ký thừa lệnh phải hết sức thận trọng.
ớ các cơ quan lãnh đạo tập thể, các đoàn thể, các tổ chức chính trị, quần chúng, người ký văn bản ký dưới phương diện đại diện tập thể và phải ký dưới dạng thay mặt. Ví dụ:
T/M Uỷ ban nhân dân Chù tịch
Dấu của cơ quan được đóng trùm lên một phần tư bên trái chữ ký, piải được đóng sau khi có chừ ký, bảo đảm cho văn bản, không đirợc làm giấy có dấu khống. Chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký.
yăn bàn đính kèm. Đây là yếu tố thứ hai trong phần hậu đề
được ghi ờ phía dưới bên trái trang cuối cùng cùa văn bản. Yếu tố này được ghi là “Hồ sơ đính kèm”.
Có hai cách ghi văn kiện đính kèm: 1) Chỉ ghi số lượng đính kèm -heo; 2) Ghi lần lượt văn bàn đính kèm theo cơ số hiệu, tên gọi,
3ản sao gửi, và lưu :
Dây là yếu tố cuối cùng cùa văn bản, liệt kê những nơi gửi bản >ao văn bàn. Tuỳ từng trường hợp, sau nơi nhận có chỗ ngồ đom để chi rõ tác dụng của bản sao: “để tường”, “để báo cáo” “để khai thác”, “để phổ biến” ...
Mầu hậu đề
Giám đốc Viện Nghiên cứu khoa học Ký tên
Cuối cùng là bàn lưu vãn thư.
Nguyễn Văn An