- Trong nhiệm vụ cụ thể và cơ cấu tồ chức cũng nên sắp xếp theo thú tự từng lĩnh vực (quy hoạch, kế hoạch, chế độ, chính sách v.v ).
2. Kỹ thuật chung soạn thao các văn thư hành chính
a) v ề bố cục văn thư hành chính (cơng văn hành chính) gần giống như các văn bản khác, cũng có tiên đề, thượng đề, thân đề (nội dung) và hậu đề.
Nội dung vãn thư (phần chính đề của vãn bản) là phần có ý nghĩa phân biệt với các văn bàn khác. Nếu như ở văn bản quy phạm pháp luật, phần này được diễn tả bằng các chương điều, khoàn chứa đựng các quy tắc xử sự cùa hành vi, thì ở đây được viết thành từng đoạn để thơng báo, truyền tin. Có thể thân thư cùa ván thư hành chính chì có một đoạn (khối), thậm chí nên viết thành một câu dài là lý tườne nhất.
Tất cả những chi tiết trình bày ở mồi đoạn hay phân đoạn cần mạch lạch, liên quan logic với nhau, xoay quanh một vấn đề duy nhất là mục tiêu cùa văn thư. Mục tiêu này phải ghi đầy đù trong trích yếu.
Nếu mục tiêu gồm hai vấn đề khác nhau, người soạn thảo công văn nên soạn làm hai văn thư khác nhau, dù cùng gừi một ngày, một nơi nhận.
b) Cách hành văn
Văn thư hành chính ln ln chú trọng đến đặc tính lịch sự, ]ễ độ. Ngoài ra tuỳ từng vấn đề, tùy từng trường hợp văn thư hành chính cần chú trọng đến những đặc tính khác của cơng văn. Nếu văn thư giải thích một thắc mắc cần có lời lẽ khách quan. Nếu là. đính chính, cải chính thì lời văn phải trang trọng, chính xác. Nếu là thư văn phúc nhận lời phê bình, thì cần phải được viết dưới dạng phục thiện, khiêm nhường...
Văn thư hành chính gửi đi thường được mờ đầu và kết thúc bằng lời lẽ xã giao. Có nhiều trường hợp văn thức xã giao là nội dung chủ yếu của văn bản. Ví dụ văn thư cảm ơn người đà ũng hộ tiền, của cho đồng bào gặp thiên tai mà cơ quan là người đímg ra quyên góp. Trong trường hợp này tính chất xã giao được chú trọng và có thể được diễn tả như sau:1
“Đài phát thanh và truyền hình Hà Nội chúng tôi rất lấy làm cảm kích khi nhận được tặng phẩm của ông nhờ chuyển đến đồng bào vùng lũ lụt. Tặng phẩm gồm có...
Xin được thay mặt đồng bào nạn nhân, Đài chúng tôi thành thực gửi tới ông lời chào thân ái nhất”.